Témoignage : Gérer son temps quand on n'en a pas

BnBLord, la start-up qui prend soin de votre appartement sur AirBnB est un service de conciergerie en pleine expansion en France et à l'international. D'un point de vue opérationnel, la gestion des dépenses effectuées quotidiennement par ses concierges est un sujet primordial pour gagner en efficacité. Nous avons échangé avec Jacques Lavie, fondateur et Directeur Général de BnbLord en charge du Business Developpement, Marketing et Ressources Humaines.

Bonjour Jacques, comment t'es-tu lancé dans la création de BnBLord ?

J’ai créé l’entreprise en 2015 avec un ami, Léo Bonnet, alors que nous étions tous deux en césure à l’ESCP. L’idée m’est venue lors d’un voyage en Croatie pendant lequel j’avais délégué la gestion de mon appartement. L’expérience avait été très négative ; des voyageurs accueillis en retard et un ménage plus qu’hasardeux. Je m’étais alors dit qu’il fallait un service professionnel pour assurer cela de la bonne façon ! Ca s’avère indispensable lorsqu’on loue son logement et que l’on n’est pas sur place.

Où en est BnBLord aujourd'hui ?

BnbLord comprend désormais une cinquantaine de collaborateurs et nous sommes implantés en France et au Portugal, et bientôt en Italie !

L’idée de BnbLord c’est deux choses : d’une part, nous gérons de A à Z les locations saisonnières de nos clients sur le plan logistique : accueil, ménage, check-out, gestion du linge afin de les soulager de la gestion, qui peut être chronophage. Nous faisons également en sorte que leur bien soit au maximum de leur valeur locative: photos professionnelles, recommandations en terme d’équipements, diffusion sur plusieurs plateformes, prix dynamiques… Le marché des appartements en location saisonnière se rapproche des standards de l’hôtellerie et il faut être vigilant afin d’être le plus professionnel possible.

Comment gériez-vous vos dépenses initialement ?

Il y a clairement eu un avant et un après Spendesk dans notre entreprise. Après Paris et Strasbourg, nous avons commencé l’ouverture de cinq nouvelles villes en même temps et nous ne pouvions pas fournir facilement un moyen de paiement à chaque gérant sur place. Dès lors la majorité des achats se géraient en ligne depuis Paris ou par un système de note de frais avec un certain retard dans le traitement car nous faisions face à une très forte croissance. Concrètement, les délais de remboursement des gérants étaient très lents et parfois c’est au siège que les achats se faisaient.

Je pense qu’il est fondamental pour une start-up d’être réellement flexible et la question des dépenses est un vrai enjeu car dépendre d’une centrale d’achat faute de solution adéquate de la part des banques traditionnelles retardait toute l’entreprise dans son ensemble.

Comment cela fonctionne aujourd'hui ?

Avec Spendesk, chaque ville dispose d’une carte prépayée Mastercard et d’un budget géré de façon autonome. Pour les achats en ligne plus importants, on utilise des cartes virtuelles et on valide manuellement chaque transaction. Nous effectuons régulièrement un audit sur les paiements passés, davantage dans le but de vérifier la façon d’optimiser certains postes de dépenses que pour réellement contrôler l’utilisation du budget.

Là-encore, Spendesk permet de gagner un temps considérable avec une interface ergonomique, là où les banques traditionnelles ont parfois une UX semblable à celle des logiciels IBM des années 1990 ! En tant que grosses structures, elles sont moins agiles et évoluent plus lentement.

Quels sont les avantages principaux de Spendesk selon toi ?

La perte de temps est le vrai ennemi des start-ups et Spendesk nous en a fait gagner. J’estime le gain de temps d’au moins une dizaine d’heures par mois, ce qui correspond à plusieurs centaines d’euros par mois.

Selon moi, beaucoup d’entrepreneurs ne considèrent pas suffisamment le coût d’opportunité. Il faut vraiment se poser la question tous les jours de comment déléguer pour se concentrer là où on a vraiment de la valeur ajoutée ; c’est la condition nécessaire pour vraiment faire progresser une entreprise mais aussi qu’elle soit plus plaisante à gérer.

Récemment, une étude a montré que pour être heureux, plutôt que de dépenser son argent en bien matériel il fallait acheter du temps en rémunérant d’autres personnes pour se libérer des tâches quotidiennes (livraison de courses, gardes d’enfants…), je suis convaincu que c’est aussi vrai pour les start-ups et ceux qui les dirigent. L’énergie a mieux fait d’être dépensée pour trouver comment réaliser au mieux une tâche plutôt que dans de l’acharnement chronophage.

Il faut rappeler que la productivité est un ratio et même sur un rythme de travail intense, il est important de réfléchir aux outils et méthodes qu’on adopte. En revanche, le temps n’est pas perdu lorsque l’on réfléchit à comment en gagner davantage ;-)