Drivy structure ses process en phase de croissance
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Témoignages 3 min

Drivy structure ses process en phase de croissance

Juliette Hervé

Drivy est le leader européen de la location de voitures entre particuliers. Créée en 2010, la startup française regroupe aujourd’hui plus de 1,5 million d’utilisateurs et 45 000 véhicules de particuliers dans 5 pays européens. Face à cette très forte croissance, Drivy a choisi Spendesk pour accompagner son équipe finance dans son développement international et dans la mise en place de processus évolutifs pour tous ses employés.

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Faciliter la capacité de paiement en ligne pour débloquer les équipes.

Avant d’utiliser Spendesk, seules quelques cartes de crédit étaient disponibles pour faire l'ensemble des achats de Drivy, que ce soit les abonnements ou les achats ponctuels. Leur gros souci : les employés se retrouvaient souvent bloqués au moment d’effectuer un paiement car la carte n’était pas disponible.

Aujourd’hui, tout le monde utilise les cartes virtuelles Spendesk pour effectuer les paiements en ligne. Les chefs d’équipes se chargent de valider les requêtes de leurs collaborateurs. “Le produit est simple et bien conçu et l’adoption par les équipes a été immédiate, notamment grâce à l’extension Chrome de Spendesk qui permet d’accéder à une carte virtuelle sans quitter le site marchand” explique Baptiste. “Tout le monde y gagne en temps et en autonomie. C’est hyper fluide, on a même étendu l’usage à nos filiales allemande et espagnole.”

drivy-structure-ses-process-en-phase-de-croissance-1.pngPlus d’autonomie et moins de notes de frais grâce aux cartes plastiques.

Aujourd’hui Drivy utilise les cartes plastiques Spendesk pour gérer les dépenses faites par les office managers et par leurs 2 installateurs Drivy Open en déplacement permanent. Avant d’utiliser une carte Spendesk, ils avançaient systématiquement les frais et devaient ensuite remplir une note de frais tous les mois. La décision de leur fournir une carte plafonnée pour payer ces déplacements a été évidente pour Baptiste. 

“Avant c’était une tannée de commander une nouvelle carte auprès de notre banque, il y a plein de paperasse à remplir, changer le plafond d’une carte était toujours compliqué, il fallait parler avec son conseiller pour n’importe quelle demande... Avec Spendesk, je contrôle le volume d’activité et gère les plafonds de nos cartes depuis mon dashboard, c’est incroyablement simple comme outil de gestion interne. C’est vraiment très utile car les employés n’avancent plus l’argent et n’ont plus besoin de remplir une seule note de frais.”

drivy-structure-ses-process-en-phase-de-croissance-2.pngRécupération des factures automatisée et saisie comptable simplifiée.

Avant d’utiliser Spendesk, Baptiste envoyait chaque mois tous les justificatifs de paiement à son comptable qui devait tout analyser et demander les pièces manquantes : “Le décalage de temps rendait l’analyse impossible, il n’y avait pas de contrôle sur les dépenses engagées et il manquait toujours une bonne partie des justificatifs… Entre les factures perdues ou oubliées et les gens en déplacement, la récupération était complexe et il était impossible de savoir qui dépensait quoi en temps réel.”

Depuis que tout le monde est sur Spendesk, le nombre de factures manquantes a drastiquement diminué au point de ne plus être un souci pour Baptiste. “Le rappel de factures manquantes envoyé automatiquement par Spendesk permet de créer un réflexe chez les gens qui ajoutent leurs justificatifs dans Spendesk dès qu’ils le reçoivent ou qui le prennent en photo avec leur téléphone lorsqu’ils payent avec une carte plastique. Je gagne plusieurs heures par mois et je peux voir en temps réel les dépenses effectuées !” ajoute-t-il.

drivy-structure-ses-process-en-phase-de-croissance-3.png“L’export excel est aussi très très utile. Je télécharge les écritures en CSV et les retravaille pour les réimporter dans Sage. C’est génial car je gagne énormément de temps en saisie comptable.”

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drivy-structure-ses-process-en-phase-de-croissance-2.jpgBaptiste Coelho, Finance Manager chez Drivy
Baptiste a rejoint l’équipe finance de Drivy en 2016 pour mettre en place de nouveaux process et structurer les besoins de la société alors en pleine expansion, avec un nombre d’employés et de dépenses grandissant. Fort de 11 années d’expérience en tant que Directeur Financier de fonds d’investissements, il a choisi Spendesk pour tracer et centraliser le suivi des dépenses tout en permettant à chacun de faires des dépenses chez Drivy et automatiser une partie de la saisie comptable.

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.