Indemnité de grand déplacement : que dit l’URSSAF ?

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|6 décembre, 2017

De nombreux salariés sont amenés à se déplacer pour leurs besoins professionnels et engagent des frais professionnels à cette occasion. Hébergement, repas, ces derniers sont encadrés différemment par l’URSSAF selon le type de déplacement effectué.

La gestion des notes de frais et des multiples régimes d’indemnisation est souvent une tâche chronophage et peu appréciée des responsables administratifs et financiers. Nous nous intéressons ici au traitement des indemnités de grand déplacement.

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1 - Qu’est-ce qu’une indemnité de grand déplacement ?

Un salarié effectue un grand déplacement lorsque plus de 50km séparent son lieu de travail de son domicile, et lorsque les transports en commun ne peuvent lui permettre d’effectuer le trajet en moins d’une heure trente. Concrètement, il s’agit de l’ensemble des déplacements durant lesquels il ne peut rejoindre son domicile en fin de journée.

Les frais de grand déplacement peuvent être remboursés au réel ou sur la base forfaitaire. Le salarié possède la capacité de choisir le mode d’indemnisation qu’il préfère pour chaque frais engagé.

2 - Quelles limites pour l’indemnisation des frais de grand déplacement en métropole ?

Les indemnités de logement et du petit-déjeuner sont définies en fonction du département dans lequel est effectué le déplacement. Si un salarié se rend à Paris, dans les Hauts-de-Seine, en Seine-Saint-Denis ou dans le Val-de-Marne, elles ne peuvent excéder 65,80€ par jour durant les trois premiers mois. Les montants sont dégressifs selon la durée et subissent un abattement de 15% à partir du 4ème mois puis de 30% à compter du 25ème mois. Ainsi, l’indemnité journalière de logement et petit déjeuner est portée à 55,90€ jusqu’au 24ème mois et à 46,10€ jusqu’au 72ème mois. Si le déplacement a lieu dans un autre département, elle est fixée à 48,90€ durant les trois premiers mois, 41,60€ jusqu’au 24ème mois et 34,20€ jusqu’au 72ème mois.

Les indemnités de repas sont les mêmes quel que soit le département dans lequel a lieu le déplacement. Chacun est remboursé à hauteur de 18,40€ durant les trois premiers mois, 15,60€ jusqu’au 24ème mois et 12,90€ jusqu’au 72ème mois.

3 - Qu’en est-il des déplacements en Outre-Mer ?

À nouveau, la limite fixée des montants d’indemnisation dépend de la destination et de plusieurs autres facteurs. Pour les voyages en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, l’indemnité forfaitaire journalière attribuée au logement et aux repas est fixée à 90€. Elle est réduite à 31,50€ si le salarié est logé gratuitement. S’il est nourri à raison d’un repas par jour, l’indemnité est diminuée à 74,30€. Si deux repas par jour lui sont fournis, l’indemnité est fixée à 58,50€.

Si le déplacement a lieu en Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna ou en Polynésie française, l’indemnité forfaitaire journalière allouée au logement et aux repas est fixée à 120€. Si le salarié est logé gratuitement, elle s’élève alors à 42€. Si un repas lui est fourni, il peut être indemnisé à hauteur de 99€ par jour, et 78€ s’il est nourri à raison de deux repas chaque jour.

Comme lors des déplacements en métropole, il faut soustraire un abattement en fonction de la durée du déplacement. Il est nécessaire de déduire 15% à partir du 4ème mois et 30% à partir du 25ème mois et dans la limite de quatre années.

4 - Et pour les déplacements à l’étranger ?

Ce cas est certainement le plus complexe. En effet, il est impossible d’exposer chaque barème dans la mesure où il en existe un différent associé à chaque pays. Ces derniers sont consultables sur le site du Ministère de l’Économie et des Finances . Chacun comprend les dépenses liées au logement et aux repas. Les montants subissent un abattement de 65% si le salarié est logé gratuitement, de même qu’ils sont réduits de 17,5% s’il est nourri à raison d’un repas par jour, et de 35% s’il est nourri à raison de deux repas par jour.

Chaque montant doit être à son tour retranché de 15% à partir du 4ème mois, puis de 30% à partir du 25ème mois et dans une limite de 4 ans.

Le calcul précis des frais engagés et des montants à rembourser, en fonction des multiples barèmes et conditions, est une tâche rébarbative et si complexe qu’une erreur est vite arrivée. Le non-respect de cette procédure entraine une sanction immédiate de l’URSSAF qui peut estimer que la base de cotisation appliquée n'est pas celle qui aurait du être retenue. L’abattement est alors réintégré dans les bases de cotisations, le tout assorti de pénalités financières supplémentaires. Aussi, le conseil des prud’hommes peut prononcer une sanction si le salarié le saisit suite au non-respect des conditions fixées par la loi au cours d’un déplacement. L’employeur peut être condamné au paiement d’indemnités supplémentaires pour préjudice. La responsabilité de l’entreprise est lourde, et les poursuites encourues en cas d’erreur sont hautement préjudiciables.

L’utilisation de solutions qui facilitent la gestion de ces tâches, telles que Spendesk, conduit à une réduction considérable des erreurs effectuées par les entreprises. La charge de travail des responsables administratifs et financiers et le risque de non-conformité avec la législation est largement diminué ; permettant surtout d’éviter de nombreux ennuis aux sociétés dont les salariés effectuent des déplacements.

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TOPICS : Note de frais

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