Gestion des dépenses en entreprise : comment faire en équipe ?

La question d'une gestion efficace des dépenses des équipes s'impose rapidement comme une thématique de premier ordre lorsque votre entreprise grandit. La mise en place de bonnes habitudes et de processus adéquats permet de rester agile.

Car la gestion des dépenses influe grandement sur le quotidien de chacun : salariés, gestionnaires, services comptabilité et finance.

S'il n'est pas nécessaire de mettre en place un ERP coûteux, certaines solutions existent toutefois pour gérer efficacement les dépenses internes.

Dépenses d'équipes : ce qu'il ne faut plus faire !

Pour les dépenses diverses de leurs équipes en frais de déplacements, frais de missions, hôtels et autres frais de bouche notamment, bon nombre d'entreprises ont pris de mauvaises habitudes.

Des mauvais plis qui peuvent se révéler risqués ou pour le moins contre-productifs.

C'est le cas lorsque la carte de crédit de la société passe de mains en mains, au fil des besoins de chacun.

La carte circule, circule et circule encore jusqu'au moment fatidique où l'on se demande qui l'a ? Mais où est-elle bien passée ?

Une façon risquée de procéder pouvant rapidement conduire à la perte de la carte, une utilisation frauduleuse voire même un piratage.

Dans certaines entreprises, tout est centralisé : dépenses, factures, notes de frais...

Ce processus tient la route pour les grosses structures qui peuvent se permettre d'investir dans des ERP - souvent très chers - et qui disposent de suffisamment de ressources en interne.

Mais pour les PME, les PMI et les startups, la pratique est lourde, trop coûteuse, chronophage et ne donne aucune flexibilité aux salariés qui peuvent se retrouver englués dans ce procédé.

Mais il y a même pire ! Remplir une caisse avec de l'argent liquide et laisser les salariés piocher dedans en fonction des dépenses. Étonnant, voire cocasse même, pourtant cela existe bien plus que l'on ne le croit.

Les bonnes pratiques pour les dépenses d'équipes

Être efficace en matière de dépenses des salariés repose sur quelques bonnes habitudes et processus à initier rapidement.

La première des décisions à prendre est d'éradiquer purement et simplement le recours aux notes de frais.

Pour cela, les cartes de crédit prépayées offrent une solution particulièrement adaptée aux dépenses terrain des équipes.

Créditée d'un montant défini librement à l'avance, cette carte est idéale pour les notes de restaurant, ainsi que les frais de déplacement comme le règlement de l'essence à une station par exemple.

Souple et sécurisé, ce moyen de paiement permet en plus de gérer les dépenses de manière optimale puisque le suivi se fait en temps réel via une interface web ultra simple.

Sinon, dématérialiser la carte de crédit de l'entreprise est une autre alternative efficace. Les cartes bancaires virtuelles sont idéales pour effectuer des dépenses en ligne variées telles que les frais de déplacements (achat de billets de train, de billets d'avion, location d'un véhicule en ligne) et l'achat de fournitures et de matériels divers.

Tous les départements de l'entreprise peuvent d'ailleurs en bénéficier sans exception (l'achat d'espace publicitaire pour l'équipe marketing, d'outils pour l'équipe tech, etc).

Et cette carte à usage unique ou récurrent présente un niveau élevé de sécurité. Pour chaque nouvelle dépense, une nouvelle carte est générée.

Elle est créditée d'un montant déterminé et approuvé, renforçant ainsi le contrôle des dépenses engagées pour le compte de l'entreprise.

Au-delà de ces moyens de paiement performants, souples et sécurisés, jouer sur la transparence est un autre excellent levier.

La transparence dans les dépenses de chacun : qui dépense combien, quand et pour quoi. Mettre en réseau ces informations sur un fichier commun permet de responsabiliser les troupes car les données sont visibles de tous.

Dans la même veine, instaurer une réelle politique de dépenses est capital. Le responsable financier de l'entreprise définit les montants maximums à ne pas dépasser pour notamment les notes de restaurant, les déplacements, l'achat de fournitures, les abonnements logiciels ou encore l'hébergement. Une sorte de code de bonne conduite en somme.

Et si vous avez plusieurs bureaux, ou plusieurs entités, vous pouvez créer une politique d'achat commune ou dédiée.

Pour gérer les dépenses des équipes, des solutions performantes, flexibles et sécurisées existent. Spendesk, par exemple, est une plateforme de dépenses centralisée qui fera gagner du temps à toute votre entreprise et facilitera la gestion des dépenses de toutes vos entités.