Gestion des dépenses en entreprise : notre guide complet

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 12 mai, 2017
Gérer et organiser ses dépenses est une étape incontournable au moment de la croissance des activités d’une entreprise. Spendesk vous donne la méthode, les process et tous les outils pour engager ce virage efficacement et en toute sérénité.
Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes

Votre entreprise croît, et vos dépenses aussi…mais jusqu’où ? L’apparition de nouveaux besoins fait émerger de nouvelles formes de dépenses. Malgré tout, votre visibilité et agilité demeure assez faible sur leur évolution, et ce contexte mouvant empêche de déterminer le budget annuel adéquat. Mieux contrôler les dépenses de son entreprise est pourtant un enjeu majeur pour les DAF.

Une gestion anticipée, maitrisée et efficace vous permet de ne plus naviguer à vue. Pour acquérir une bonne maîtrise, il vous faut surtout connaitre les bonnes méthodes, choisir les bonnes cibles, appliquer des process cohérents grâce à des outils performants, et évaluer concrètement vos progrès. En rationalisant le fonctionnement de votre entreprise, vous éviterez ainsi de nombreux gaspillages en faveur d’une meilleure utilisation de ses ressources. Dans cette longue quête, Spendesk est votre guide !

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Cibler les mauvaises pratiques et les abandonner

En matière de gestion des dépenses en entreprise, vous êtes une équipe. Chacun doit y contribuer à son poste, à partir d’une politique définie par le top management. En réalité, la mise en place de bonnes habitudes et de process définis ne rigidifie par votre entreprise. Au contraire, elle donne davantage d’agilité, de sécurité et de confiance aux salariés.

En matière de dépenses courantes lors de déplacements, de nombreuses entreprises possèdent une carte bleue corporate qui circule de mains en mains et au grès des besoins de chacun. Les risques de perte, de vol ou de piratage ne sont pas négligeables. Identifier le responsable de chaque dépense est extrêmement complexe et fait perdre beaucoup de temps au RAF.

D’autres entreprises de petite taille ont fait le choix de centraliser toutes les dépenses, mais entravent largement l’autonomie et la flexibilité de leurs salariés, qui se retrouvent enfermés dans des process rigides et peu efficaces. Tout juste si nous osons évoquer celles qui possèdent une caisse contenant de l’argent liquide à disposition des salariés…et pourtant, cela arrive plus souvent qu’on ne le croit.

Avec 700 millions de transactions B2B réalisées par an en Europe, la carte bancaire est le moyen de paiement privilégié par les entreprises pour la gestion des dépenses. Parmi les mauvaises pratiques couramment utilisées, voici toutes celles à cibler et à proscrire de toute urgence :

  • Le partage des données de la carte corporate par email
  • Certaines n’ont jamais mis en place de process destiné à récupérer les justificatifs de dépenses, provoquant un vent de panique à la fin de chaque mois à l’arrivée du relevé bancaire.
  • D’autres n’ont aucun contrôle des plafonds et modalités d’utilisation de leur carte bancaire, au point de devoir contacter leur banquier à chaque fois que surgit une question.
  • Vous n’avez qu’une seule carte bancaire pour tous vos achats ? En cas de perte, de vol, de blocage ou de piratage, vous voilà totalement démuni !
  • N’utilisez pas la carte bancaire corporate pour souscrire des abonnements à des logiciels en mode SaaS utiles au fonctionnement quotidien de votre entreprise. En cas de blocage, ou lorsqu’elle arrive à expiration, plus personne ne pourra travailler, plongeant l’entreprise au chômage technique.
  • Si vous confiez la carte bancaire à un collaborateur parti en voyage d’affaire durant une semaine, vous serez contraint d’attendre son retour pour régler vos achats et factures…à moins de les noter sur un post-it mis en cas de besoin ! Quelle que soit la solution, les deux sont absolument à bannir.
  • N’avoir qu’une carte bancaire et la rendre à un collaborateur peut parfois vous jouer de mauvais tours. Par exemple, présenter une carte est souvent nécessaire pour confirmer une nuit d’hôtel. Si vous ne l’avez pas avec vous, vous voilà dans de beaux draps.

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Contrôler plus efficacement les dépenses

Établir un meilleur contrôle des dépenses passe inévitablement par la mise en place d’une politique pour votre entreprise, et ce pour au moins trois raisons essentielles :

  • Maitriser les coûts de fonctionnement de l’entreprise et obtenir davantage de visibilité sur le budget à prévoir
  • Être en mesure de faire de la comptabilité analytique
  • Être en possession de toutes les factures et éviter un redressement de l’administration fiscale

Voici une liste de mesures à mettre en place dans votre entreprise pour obtenir une optimisation de vos dépenses salariés :

  • Fixer un budget par type de dépenses. En fixant un budget maximum pour chaque salarié en fonction de ses dépenses, vous reprenez la main sur votre trésorerie. Il doit être suffisamment important pour ne pas empêcher la réalisation de missions sans pour autant encourager au gaspillage.
  • Imposez une date limite de remboursement. Cela vous permettra de ne plus être à la recherche de justificatifs en permanence, ou de les recevoir plusieurs mois après la date du déplacement. Juridiquement, le remboursement des notes de frais est couvert par la prescription quinquennale, laissant donc 5 années au salarié pour réclamer son remboursement en justice.
  • Imposez de réels process auxquels chacun doit se conformer sans exception. Gérer les dépenses d’une entreprise nécessite discipline et rigueur. Chacun doit se tenir à sa tâche, et respecter les procédures définis. Pour cela, veillez à les communiquer clairement à tous les salariés, et à faire oeuvre de pédagogie pour vous assurer de leur respect.
  • Centraliser la réception des justificatifs. Inutile de vous éparpiller, car prévoir une corbeille à courrier pour les justificatifs papier, ainsi qu’une adresse e-mail exclusivement dédiée à la réception de ceux dématérialisés suffit.
  • Centraliser le suivi des abonnements. Chaque entreprise possède des abonnements divers et variés, tels que des logiciels SaaS de facturation, l’achat de mots clés Google Adwords pour les équipes marketing, ou encore Heroku pour les équipes techniques. Assurez vous d’être capable de retrouver simplement chaque facture et ne pas produire de dépense injustifiée.
  • Fournir un moyen de paiement adapté à tous les salariés. Nous avons notre petite idée en la matière : la carte de paiement virtuelle à usage unique pour tous les achats en ligne tels que des nuits d’hôtels ou des billets de transport; une carte bancaire corporate physique pour toutes les dépenses additionnelles au cours d’un déplacement.
  • Faire la chasse aux fraudes de notes de frais. Pour cela, rien de plus simple que de supprimer la note de frais grâce à des solutions SaaS permettant d’utiliser une carte bancaire dématérialisée ou physique corporate et visualiser en temps réel chaque dépense.
  • Digitaliser votre gestion. Il faut adopter un système permettant de récupérer automatiquement les factures et de les inclure dans votre système comptable. Il est possible d’opter pour des solutions proposant la gestion des demandes d’achat, ou la gestion des frais en temps réel.

Une fois tous les éléments en main pour bâtir votre politique, il est temps de passer à l’action, vous devez repenser votre façon d'acheter en entreprise.

Tout d’abord, il s’agit de définir le degré de standing et le budget que vous souhaitez allouer à chaque poste de dépense. Offrez vous des nuits d’hôtels dans des établissements luxueux, ou conseillez vous des hôtels 2 étoiles à vos salariés ? Voyagent-ils en classe éco ou en première ? Surtout, n’oubliez pas d’inclure une part variable destinée à prévoir les petits imprévus et les dépenses courantes réalisées sur place. Il est possible d’opter pour un contrat avec une agence de voyage, prenant en charge toutes les formalités en tenant compte de vos attentes.

Une fois définie, il est temps de passer à l’action. Au fond, une bonne politique de gestion des dépenses est celle qui permet la meilleure utilisation possible de chaque euro dépensé. Passons donc à l’étape de la communication. Pour être efficace et respectée, votre politique doit évidemment être connue de tous. Assurez vous de la bonne diffusion de l’information auprès de chacun, en leur fournissant toute la documentation nécessaire et accessible à tout instant via un fichier partagé ou sur l’intranet de l’entreprise.

Enfin, réfléchissez à un système de pénalités qui permette de sanctionner clairement les salariés qui ne respectent pas vos exigences, ou tentent de les contourner. Il est aussi possible de solliciter l’approbation d’un manager avant d’engager les dépenses, ce qui limite le risque d’abus.

Établir de nouvelles pratiques à l’aide de solutions innovantes et adaptées

La note de frais est l’un des principaux ennemis des chefs d’entreprise. Alors, comment s’en débarrasser, sinon en la supprimant ?

Pour vos salariés en déplacement, utiliser une carte d’affaires semble être une bonne solution pour les dépenses du quotidien. Elle permet de payer potentiellement tous les types de dépenses et est utilisée par de nombreuses entreprises. Son fonctionnement est le même qu’une carte classique, et les débits sont parfois différés entre 30 et 70 jours. Aussi, cette solution permet de fixer des plafonds de dépenses pour chaque déplacement. Un relevé complet est envoyé à l’entreprise chaque fin de mois ainsi qu’au détenteur de la carte, ce qui permet de visualiser concrètement les dépenses de chacun. De nombreuses banques proposent enfin une batterie d’assurances en cas d’annulation, de maladie, une assistance juridique ou médicale. Bien qu’attrayante en apparence, cette solution n’est pas la plus simple à gérer. La paperasse à remplir pour chaque note de frais, les difficultés pour récupérer les justificatifs, la nécessité de contacter sa banque pour la moindre opération sont autant d’obstacles couteux et chronophage qui peuvent être résolus simplement. De nombreuses innovations permettent désormais de gérer tout le processus d’achat, de l’approbation des dépenses jusqu’au suivi comptable.

Justement, la carte virtuelle Mastercard se présente aujourd’hui comme la solution incontournable des voyageurs d’affaires. Elle est sécurisée via l'utilisation d'un numéro virtuel unique à 16 chiffres pour chaque paiement et offre de grandes facilités d’utilisation. Enfin, elle s’intègre automatiquement dans vos systèmes comptables. Comme une carte Mastercard classique, elle permet de régler n’importe quelle dépense sur internet ou à distance que ce soit les achats sur internet, les frais professionnels de la société, les réservations d’hôtels, ou bien les factures des fournisseurs. Vous pourrez récupérer tous les détails de vos opérations directement sur votre téléphone grâce à l’envoi d’un SMS ou dans votre espace client.

Pendant le voyage, l’utilisation d’une carte corporate physique nominative est la solution la plus adaptée, dans la limite des plafonds fixés auparavant. Son utilisation est complémentaire des cartes virtuelles.

Gérer ses dépenses n’est donc pas chose aisée au premier abord, surtout si l’on est mal entouré. La croissance de vos activités vous oblige à avoir recours à de nouveaux process. La dématérialisation fournit davantage de sécurité, de flexibilité, de maitrise et de contrôle sur votre politique. En réalité, ce n’est pas si difficile, et leur intégration dans le système comptable de votre entreprise la conduira à accroitre sa compétitivité en débarrassant les salariés de nombreuses formalités administratives peu valorisantes et couteuses. Soyez aux avant postes, grâce à Spendesk et ses solutions en mode Saas pour améliorer directement la croissance de votre activité.

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