Le guide complet pour mettre en place une stratégie achat efficace
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Le guide complet pour mettre en place une stratégie achat efficace

Faustine Rohr-Lacoste

Les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. En plus d'une bonne gestion des dépenses, la gestion efficace des achats est un levier de croissance indispensable pour accroitre vos marges, sans augmenter vos prix.

Qu’est-ce qui complexifie vos démarches, ralentit l’efficacité de vos collaborateurs et entrave votre croissance ? Des politiques et processus d’achat obsolètes et/ou inadaptés, évidemment !

Et pourtant, peu de chefs d’entreprise y pensent spontanément, tant la fonction Achats est considérée comme une simple fonction support. Pourtant, depuis plusieurs années, le métier d’acheteur a acquis ses lettres de noblesse et revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique. La croissance d’une entreprise va de pair avec une complexification des achats, la conduisant inévitablement à bouleverser son fonctionnement. D’après Synapscore (2015), l’amélioration de la performance du processus d'achat est l’une des 3 priorités les plus importantes pour les CEO et CFO.

Politiques stratégiques de gestion des achats, définition des processus, étapes et outils de mise en œuvre sont autant d’enjeux de premier plan pour encourager la croissance de votre entreprise.

Suivez le guide, étape par étape, et faite décoller votre activité grâce à une gestion optimale des achats.

"Lorsque les activités de votre entreprise se développent, adopter une politique globale d'achat devient nécessaire." - Rodolphe Ardant

I - Découvrez l’importance de la Direction Achats

À quoi sert la fonction Achats d'une entreprise ? Concrètement, elle permet à l’entreprise de se procurer l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de son activité. Des matières premières aux petites fournitures de bureau, la fonction Achats couvre un large éventail de missions.

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la crise financière ont conduit les managers à reconsidérer la place de la fonction Achats dans l’amélioration des performances des entreprises. Son efficacité repose sur une politique et des processus d’achat performants. Cela permet ainsi aux salariés de limiter le temps attribué à cette tâche pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

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Bien connaître et comprendre le rôle des équipes achats est un vrai atout pour l'entreprise. D'une part, la Direction Achats va directement cibler les produits les plus utiles à la production de biens ou services. D'autre part, elle centralise l'achat des fournitures opérationnelles, nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. 

Vous serez bien plus efficace et économiserez plus d'argent en établissant une politique d'achats décentralisée, c'est-à-dire gérée de manière autonome par chaque équipe.

Cependant, les achats de petites fournitures administratives communes à tous les services de l’entreprise peuvent être centralisés. En mutualisant les coûts, vous réaliserez des économies d’échelles pour toute l'entreprise.

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II - Définissez un processus d’achat 

Mettre en place des processus d’achat efficaces nécessite au préalable qu’ils soient définis, testés puis simplifiés au maximum, afin qu’ils ne deviennent pas chronophages pour les salariés.

Afin de faciliter l'achat et identifier clairement les besoins en interne, il est important que la politique d'achats soit connue de tous. L'utilisation d'un cahier des charges peut également grandement faciliter la tâche.

Avant de partir de 0 dans la création de votre processus d'achats, n'hésitez pas à partir de ce qui a déjà été mis en place, des différentes données à disposition. Cela vous permettre d'établir un comparatif complet des solutions à votre disposition.

Une fois ces différentes solutions identifiées, entrez en contact avec elle en lançant un appel d'offre. Ce dernier doit contenir : 

  • Un cahier des charges à remplir.
  • Les termes et conditions de votre client acheteur.
  • Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres.
  • Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise.

Une fois que les prestataires auront répondu à l'appel d'offre, vous serez en mesure de choisir celui ou ceux qui vous apporte(nt) à la fois :

  • Un produit de qualité.
  • Le meilleur coût total.
  • Des délais de fabrication et de livraison conformes en fonction des besoins de vos clients.
  • La pérennité et sécurité financière de votre entreprise.

 

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Une fois votre choix effectué, vous entrez en phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront l’affaire. Une fois le contrat signé, la relation commerciale est scellée jusqu’à sa rupture.

III - Créez une politique d’achat 

Adopter une politique globale d'achat intervient généralement lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.

Pour vous préparer :

  • Soyez le plus informé possible sur les réalités du marché et ses mutations.
  • Assurez-vous du cadre légal encadrant les échanges et ses perspectives d’évolutions.
  • Identifiez clairement les processus d’achat à votre disposition.

 

Vous serez alors en pleine possession de toutes les informations nécessaires pour établir un plan d’action global, concret et opérationnel. Pour cela il faudra :

  • Définir un planning d’actions à mener avec des objectifs dans le temps.
  • Répartir les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une mise en œuvre optimale.
  • Informer vos fournisseurs de votre nouvelle politique de gestion des achats afin de véhiculer une image dynamique et responsable de votre entreprise.
  • Evaluer régulièrement votre plan afin de toujours l'améliorer.

 

La dernière étape réside dans la mise en pratique de votre plan d’action. Il ne vous reste plus qu'à :

  • Intégrer votre nouvelle politique d’achat dans les conditions générales de vos contrats.
  • Expliquer votre démarche à vos fournisseurs.
  • Déployer concrètement vos nouvelles dispositions dans le tableau de bord de votre entreprise.

 

De nombreuses entreprises en profitent pour y ajouter une démarche RSE, intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable. Elle consiste à effectuer des achats responsables qui respectent plusieurs normes sociales, en accord avec les valeurs et un code éthique. Le processus de fabrication, les matériaux utilisés, l’énergie consommée pendant l’utilisation ou les conditions de recyclage doivent être les plus favorables possibles pour la préservation de la planète.

En effet, une politique d’achat responsable doit prendre en compte la totalité du cycle de vie du produit.

Les normes permettent aussi de guider les entreprises dans la définition et la mise en application de leurs politiques. Par exemple, la norme 20400 précise les modalités de mise en œuvre; la norme ISO 26000 définit la responsabilité sociale des entreprises.

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IV - Mettez en place des stratégies d'achats

Différentes stratégies d'achats peuvent être appliquées en fonction des catégories d’achats et du degré de maturité de votre entreprise. Pour trouver celle qui conviendra le mieux, vous pouvez suivre la méthode du cabinet spécialisé Buy Made Easy :

  • Collectez des données brutes sur le marché.
  • Ciblez les meilleurs interlocuteurs, sélectionnez les meilleurs fournisseurs.
  • Cartographiez et comparez les options retenues.
  • Segmentez les comptes fournisseurs pour une information claire et transparente.

Vous pourrez ainsi analyser chacune des dépenses et les classer en fonction de la famille d’achats pour estimer la répartition de votre budget.

La bonne gestion de vos stratégies nécessite de s’appuyer sur des outils d’analyses scientifiques adaptés. Les experts retiennent généralement :

  • Le diagramme de Pareto, qui considère que 20% des causes sont responsables de 80% des occurrences dans une entreprise. Concrètement, cela se traduit par l'organisation des priorités dans vos achats en distinguant plusieurs catégories, en les listant selon les économies que leur optimisation peut apporter.
  • La matrice stratégique de Kraljic permet de cartographier le portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en parallèle l’importance de chaque famille d’achats et la complexité du marché fournisseur. On distingue les achats simples tels que les fournitures de bureau, les achats lourds, les achats critiques et les achats stratégiques. Les bons process d’approvisionnement permettent à l’entreprise de se différencier de ses concurrents.

 

Les achats lourds, critiques et stratégiques nécessitent une attention particulière. Il est indispensable de sécuriser leur approvisionnement, d’assurer la bonne circulation de l’information, de rechercher constamment à améliorer les processus les encadrant, et de se tenir informé des évolutions de l’offre concurrente sur le marché.

Vous l'aurez compris, il n’existe pas une stratégie unique applicable à l’ensemble des achats. Mais bien plusieurs méthodes et stratégies à utiliser en fonction des catégories d’achats. La matrice de Krajlik permet de déduire la stratégie adaptée parmi trois possibilités : agressive, équilibrée ou défensive. Vous pourrez donc préférer soit une stratégie centralisée, soit décentralisée, soit au cas par cas.

V - Adoptez un logiciel de gestion des achats

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions SaaS et IT qui automatisent les tâches à faible valeur ajoutée. Le gain en productivité est immense !

Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Ce format convient aux très petites entreprises dont les achats sont simples à gérer. Malheureusement cela devient un véritable handicap lorsque vos activités se développent.

Le logiciel de gestion des achats confère de nombreux avantages :

  • Réduction du temps consacré à l'identification des bons fournisseurs.
  • Réduction du temps consacré à la création des appels d’offres.
  • Réduction du temps des démarches administratives et commerciales.
  • Réduction du temps consacré au suivi des commandes.

 

Aujourd'hui, 32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats. Un chiffre en nette hausse depuis plusieurs années.

Toutes les entreprises ayant opté pour ces solution constatent de nombreux avantages :

  • Les salariés peuvent se concentrer sur autre chose (missions, conseils ou encore amélioration des politiques d’achats)
  • On observe une augmentation des marges, sans augmentation des prix.
  • Et donc une augmentation directe des profits.

 

En quelques clics, vous pourrez suivre : la liste de tous vos produits, leurs destinataire, le stock actuel, l'état de l'approvisionnement, les performances des acheteurs, etc. Il vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat.

Certaines solutions proposent même de recueillir automatiquement des informations sur votre fournisseur, ou de lancer des appels d’offres en ligne. De plus, les outils d’e-procurement permettent dorénavant à vos clients de commander directement en ligne les produits qu’ils désirent.

Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission simple, et plusieurs paramètres doivent être pris en compte :

  • La facilité de transition avec vos anciens outils de gestion, et la cohabitation de votre nouveau logiciel avec vos autres outils de travail.
  • L'alignement avec les fonctionnalités et les besoins de votre entreprise.
  • La qualité des informations transmises par le logiciel pour faciliter l’évaluation de vos politiques d’achats.

 

De nombreuses solutions SaaS, comme Spendesk, proposent un outil de gestion des achats en entreprise simple. Profitez d'un suivi en temps réel, d'une réconciliation et d'une catégorisation automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.New Call-to-action

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.