Gestion des achats : le guide complet

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 14 février, 2018

Les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. En complément de minutieusement contrôler ses dépenses, gérer efficacement ses achats est un levier de croissance indispensable pour accroitre vos marges sans augmenter vos prix.

Qu’est-ce qui complexifie vos démarches, ralentit l’efficacité de vos collaborateurs et entrave votre croissance ? Des politiques et processus d’achat obsolètes et inadaptés, évidemment !

Et pourtant, peu de chefs d’entreprise y pensent spontanément, tant la fonction Achats est considérée comme un simple approvisionnement. Depuis plusieurs années, le métier d’acheteur a acquis ses lettres de noblesse et revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique. La croissance d’une entreprise va de pair avec une complexification des achats, la conduisant inévitablement à bouleverser son fonctionnement. D’après Synapscore (2015), l’amélioration de la performance du processus d'achat est l’une des 3 priorités les plus importantes pour les CEO.

Politiques stratégiques de gestion des achats, définition des processus, étapes et outils de mise en œuvre sont autant d’enjeux de premier plan pour encourager la croissance de votre entreprise.

Voici le guide complet pour faire décoller votre activité grâce à une gestion optimale des achats.

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I - Découvrez l’importance stratégique de la fonction Achats

À quoi sert-elle ? Concrètement, elle doit permettre à l’entreprise de se procurer l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de l’activité.  Des matières premières aux petites fournitures de bureau, la fonction Achats couvre une large quantité de produits aussi divers qu'indispensables.

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la crise financière ont conduit les managers à reconsidérer la place de la fonction Achats dans l’amélioration des performances des entreprises. Son efficacité repose sur une politique et des processus d’achat performants. Cela permet aux salariés de limiter leur action à un suivi administratif des procédures, et de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la recherche d’innovations.

La solide connaissance du marché des responsables achats est directement utilisée pour répondre aux besoins de l’entreprise. D’une part, ils permettent de cibler les meilleurs produits directement utiles à la production de biens ou la réalisation de services. D’autre part, ils centralisent aussi l’achat des fournitures administratives utiles au travail quotidien des salariés. Il est plus facile de réaliser ses achats complexes grâce à une politique d'achat décentralisée, gérée de manière autonome par chacun des départements de l'entreprise. Cependant, les achats de petites fournitures administratives communes à tous les services de l’entreprise peuvent être centralisés pour réaliser des économies d’échelles en mutualisant les coûts de toutes les business unit.

II - Définissez un processus d’achat 

Mettre en place des processus d’achat efficaces nécessite au préalable qu’ils soient définis et encadrés de manière méthodique, afin qu’ils ne deviennent pas chronophages pour les salariés.

Identifier clairement et précisément son besoin en interne est important pour que chaque décisionnaire possède la même vision des solutions à apporter. Consigner les détails dans un cahier des charges facilite la compréhension des enjeux par tous les salariés.

La collecte d’informations sur l’offre existante permet d’effectuer un comparatif complet des solutions à votre disposition.

Ensuite, vient le moment d’entrer en contact avec les entreprises que vous convoitez. Lancez un appel d’offres et confiez son suivi à une équipe dédiée. Il doit être composé des éléments suivants :

  • Un cahier des charges à remplir
  • Les termes et conditions de votre client acheteur
  • Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres
  • Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise

Une fois en possession de tous les retours, il convient de retenir la solution apportant les meilleures réponses aux enjeux suivants :

  • La qualité du produit
  • Le coût total
  • La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins de vos clients
  • La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

Une fois votre choix effectué, vous entrez en phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront votre relation d’affaire. Une fois le contrat signé, la relation commerciale est scellée jusqu’à sa rupture.

III - Créez une politique d’achat 

Adopter une politique globale d'achat intervient généralement lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.

Pour vous préparer :

  • Soyez le plus informé possible sur les réalités du marché et ses mutations
  • Assurez-vous du cadre légal encadrant les échanges et de ses perspectives d’évolutions
  • Identifiez clairement les processus d’achat à votre disposition

Vous serez alors en pleine possession de toutes les informations nécessaires pour établir un plan d’actions global, concret et opérationnel :

  • Définissez un planning d’actions à mener avec des objectifs dans le temps
  • Répartissez les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une mise en œuvre optimale
  • Informez vos fournisseurs de votre nouvelle politique de gestion des achats afin de véhiculer une image dynamique et responsable de votre entreprise
  • Evaluez régulièrement votre plan afin de procéder à des améliorations régulières

La dernière étape réside dans la mise en œuvre de votre plan d’action :

  • Intégrez votre nouvelle politique d’achat dans les conditions générales de vos contrats
  • Expliquez votre démarche à vos fournisseurs
  • Déployer concrètement vos nouvelles dispositions dans le tableau de bord de votre entreprise

De nombreuses entreprises se tournent aussi vers l’ajout d’une démarche RSE intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable. Elle consiste à effectuer des achats responsables qui intègrent le respect de plusieurs normes sociales, en accord avec ses valeurs et son code éthique. Son processus de fabrication, les matériaux utilisés, l’énergie consommée pendant l’utilisation ou les conditions de recyclage doivent être les plus favorables possibles pour la préservation de la planète. Une politique d’achat responsable doit prendre en compte la totalité du cycle de vie du produit.

Les normes permettent aussi de guider les entreprises dans la définition et la mise en application de leurs politiques. Par exemple, la norme 20400 précise les modalités de mise en œuvre; la norme ISO 26000 définit la responsabilité sociale des entreprises; la norme NF X50-135-1 décline ses principes dans la fonction Achats et propose des recommandations aux décideurs et acheteurs qui souhaitent maîtriser leurs coûts, tout en anticipant les risques économiques, sociaux et environnementaux.

IV - Mettez en place des stratégies d'achat

Différentes stratégies d'achat peuvent être appliquées en fonction des catégories d’achats et du degré de maturité de votre entreprise. Voici comment mettre en place celle répondant le mieux à vos besoins, grâce à la méthode du cabinet spécialisé Buy Made Easy :

  • Collecte des données brutes sur le marché
  • Ciblage des meilleurs interlocuteurs, sélection des meilleurs fournisseurs
  • Cartographie et comparaison des options retenues
  • Segmentation des comptes fournisseurs pour une information claire et transparente

Vous pourrez ensuite analyser chacune des dépenses et les classer en fonction de la famille d’achats pour estimer la répartition de votre budget.

La bonne gestion de vos stratégies nécessite de s’appuyer sur des outils d’analyses scientifiques adaptés. Les managers retiennent généralement :

  • Le diagramme de Pareto, qui considère que 20% des causes sont responsables de 80% des occurrences dans une entreprise. Concrètement, cela se traduit par l’établissement de priorités dans vos achats en distinguant plusieurs catégories, en les ordonnant selon les économies que leur optimisation peut apporter.
  • La matrice stratégique de Kraljic permet de cartographier le portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en parallèle l’importance de chaque famille d’achats et la complexité du marché fournisseur. On distingue les achats simples tels que les fournitures de bureau ; les achats lourds ; les achats critiques ; et les achats stratégiques. Les bons process d’approvisionnement permettent à l’entreprise de se différencier dans un secteur concurrentiel.

Les achats lourds, critiques et stratégiques nécessitent une attention particulière. Il est indispensable de sécuriser leur approvisionnement, d’assurer la bonne circulation de l’information, de rechercher constamment à améliorer les processus les encadrant, et de se tenir informé des évolutions de l’offre concurrente sur le marché.

Il n’existe pas une stratégie unique applicable à l’ensemble des achats, mais bien plusieurs méthodes et stratégies à utiliser en fonction des catégories d’achats. La matrice de Krajlik permet de déduire la stratégie adaptée parmi trois possibilités : agressive, équilibrée ou défensive. Elle pourra donc préférer soit une stratégie centralisée, soit décentralisée, soit au cas par cas.

V - Adoptez un logiciel de gestion des achats

Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions SaaS et IT permettant de réaliser des gains de productivité encore plus importants en automatisant les tâches à plus faible valeur ajoutée. Plus de 82% des acheteurs (source : enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Adapté pour les très petites entreprises dont les achats sont simples à gérer, il devient un véritable handicap lorsque vos activités se développent. Disons-le une bonne fois pour toute : il s’agit d’une solution datée.

Le logiciel de gestion des achats confère de nombreux avantages :

  • réduction du temps consacré en interne au ciblage des bons fournisseurs
  • réduction du temps consacré à la constitution des appels d’offres
  • réduction du temps consacré aux démarches administratives et commerciales
  • réduction du temps consacré au suivi des commandes

32% des entreprises déclarent utiliser un logiciel de gestion des achats aujourd’hui, un chiffre en nette hausse depuis plusieurs années.

Toutes celles ayant opté pour cette solution constatent aujourd’hui les nombreuses conséquences: les salariés peuvent se focaliser sur des missions de suivi, de conseil et d’amélioration des politiques d’achats ; une augmentation des marges sans augmenter les prix ; une augmentation directe des profits.

En quelques clics, vous connaitrez précisément chaque produit que vous possédez, son destinataire, le stock actuel, l’état des approvisionnements, le suivi des performances de chaque acheteur ou la mise en confrontation avec la demande du côté de vos clients. Il vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat. Certaines solutions proposent même de recueillir automatiquement des informations sur votre fournisseur, ou de lancer des appels d’offres en ligne. De plus, les outils d’e-procurement permettent dorénavant à vos clients de commander directement en ligne les produits qu’ils désirent.

Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission simple, et plusieurs paramètres doivent être pris en compte :

  • La facilité de la transition offerte avec vos anciens outils de gestion, et la cohabitation de votre nouveau logiciel avec vos autres outils de travail
  • La correspondance entre les fonctionnalités offertes par le logiciel et les besoins de votre entreprise
  • La qualité des informations transmises par le logiciel pour faciliter l’évaluation de vos politiques d’achats
De nombreuses solutions Saas telles que Spendesk vous proposent un logiciel de gestion des achats simples en entreprise avec un suivi en temps réel, une réconciliation et une catégorisation automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.
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