Quelles sont les grandes tendances 2019 de dépenses en entreprise ?
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Quelles sont les grandes tendances 2019 de dépenses en entreprise ?

Juliette Hervé

Une gestion efficace et performante des dépenses en entreprise est un véritable levier de croissance et de rentabilité pour faire face aux défis de la concurrence. Découvrez toutes les tendances à suivre en 2019 !

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la rapidité des échanges ne laissent pas le choix aux entreprises : rationaliser leurs dépenses est un moyen concret pour faire face aux nouveaux défis. Les entreprises doivent être plus souples, plus agiles et doivent mieux maîtriser leurs flux de dépenses. Les entreprises plus anciennes fonctionnent souvent selon un modèle traditionnel largement perfectible, tandis que les plus jeunes font face à un manque de moyens les obligeant à faire attention à chaque frais. Ainsi, l’amélioration de la gestion des dépenses concerne les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d’activités ! L’application de processus efficaces et innovants devient un levier de croissance conséquent pour améliorer visiblement sa compétitivité. Depuis 3 ans, Spendesk observe les habitudes de ses clients pour en comprendre les enjeux et améliorer directement la qualité de sa solution. Découvrons ensemble tous les enseignements à tirer : suivez le guide !

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Pourquoi analyser et comprendre votre politique de dépenses ?

Tout d’abord, qu’entendons-nous vraiment par le terme “dépenses d’entreprise” ? Il s’agit de l’ensemble des frais quotidiens nécessaires à l’activité de l’entreprise. Nous prenons également en compte les dépenses discrétionnaires effectuées par l’entreprise en de multiples occasions. Mais nous ne parlons pas ici des frais de personnel. Dans les dépenses d'entreprise nous retrouvons, par exemple :

  • Les dépenses de voyages
  • Les paiements en ligne
  • Les abonnements
  • Les coûts marketing
  • L’organisation d’évènements internes à l’entreprise

Vous avez tout à gagner en analysant et comprenant réellement les enjeux relatifs à votre politique de dépenses. Elle vous permet ensuite d’agir directement sur les processus internes à votre entreprise, pour gagner visiblement en compétitivité. En clair, c’est bénéfique pour toutes vos équipes :

  • Vos collaborateurs : une large partie des processus peut être automatisée, ce qui libère leurs emplois du temps quotidien et leurs permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Une gestion des dépenses, c’est aussi une gestion des processus de dépenses. En moyenne, les chefs d’entreprises passent 30% de leur temps à accomplir des démarches administratives. Il est temps de reprendre le contrôle et de déléguer ces tâches à des machines !
  • Les approbateurs : les personnes en charge de l’approbation des dépenses sont informées automatiquement d’une action à réaliser, avec la possibilité de l’autoriser tout simplement en quelques clics.
  • Les contrôleurs financiers : il est possible de réunir tout le processus de contrôle des dépenses dans un seul outil, pour garder une vision plus claire et en temps réel de la trésorerie de l’entreprise.

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Pourquoi le DAF et ses équipes doivent-ils impulser une nouvelle gestion des dépenses de l’entreprise ?

Le DAF du XXIe siècle n’est plus une sorte de super comptable, qui ne fait que traiter des factures et notes de frais dans les systèmes comptables. Il est bel et bien un business partner, un bâtisseur de la stratégie de croissance de l’entreprise. Fort de sa connaissance fine du portefeuille de clients et des fournisseurs, s’il y a bien une personne pour qui l’entreprise n’a pas de secrets, c’est bien lui !

Commencez par faire le constat de votre situation, et analysez chaque habitude de dépense :

  • Quelle somme mensuelle allouez-vous aux abonnements ?
  • Comment dépensent vos salariés lorsqu’ils sont en voyage d’affaires ?
  • Qui sont vos prestataires de services sollicités pour réserver une nuit d’hôtel ou un titre de transport ?
  • Vos collaborateurs sont-ils équipés des bons moyens de paiement pour mener à bien leurs missions ?

Une fois les constats listés, agissez ! La culture financière est souvent incomprise des employés lambdas, c’est pourquoi vous devez faire preuve de pédagogie envers eux afin d’éclaircir les changements à apporter. Un travail de formation est souvent nécessaire. Prenez le temps de répondre à toutes leurs questions et accompagnez les dans la mise en place des changements.

Bien au delà des salariés, la politique de dépenses concerne aussi la direction générale. Impliquée dans son élaboration, son suivi et son application, il est important qu’elle se saisisse de ces enjeux. Il en va de la pérennité de l’entreprise !

Le DAF est donc un acteur clé autour duquel gravitent de nombreux enjeux. Il est même le moteur du changement !

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Quelles solutions existent pour mieux gérer vos dépenses ?

De nombreuses solutions existent désormais pour vous aider à améliorer la gestion de vos dépenses d’entreprise. Spendesk est une plateforme sur mesure qui gère toute la chaîne des dépenses, de la demande d’achat à la réconciliation comptable.

Disponible sur mobile et desktop, elle permet de gérer en toute simplicité :

  • Les dépenses en ligne récurrentes ou abonnements ponctuels avec des cartes virtuelles sécurisées
  • Les dépenses sur le terrain avec des cartes physiques prépayées

Fini les notes de frais chronophages et les collaborateurs qui doivent avancer de l'argent pour l'entreprise. En plus de simplifier la gestion des dépenses, Spendesk permet à la fois flexibilité et autonomie aux collaborateurs, mais aussi plus de contrôle et visibilité pour le top management.

Chaque collaborateur possède une carte bancaire reliée à un compte dont le budget est prédéfini. En effet, Spendesk permet d’inclure directement la politique de dépenses en vigueur, dans le quotidien de chaque salarié. Ainsi, les collaborateurs s’occupent eux-même de leurs dépenses. Enfin, les données peuvent facilement être transmises et incluses dans vos logiciels comptables grâce à des exports personnalisés.

Ainsi, vos paiements sont décentralisés, chaque salarié retrouve de l’agilité pour gérer ses dépenses dans les meilleures conditions et vous ne courez plus après les justificatifs !

Vous l’aurez compris, les dépenses en entreprise génèrent de nombreux soucis quotidiens...sauf si elles sont bien gérées ! Avant de les améliorer, encore faut-il les connaître ! Ensuite, il ne reste plus qu’à vous équiper de solutions adaptées. Spendesk aide les entreprises à devenir plus souples, plus intelligentes et plus efficaces.

Téléchargez notre rapport 2019 "Dépenses des entreprises : quelles tendances ?" pour découvrir ce que nous avons appris en analysant plus de 800 000 transactions et plus de 120 millions d’euros de dépenses d'entreprises !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.