4 conseils pour améliorer la gestion des dépenses de tous vos employés
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Comptabilité 6 min

4 conseils pour améliorer la gestion des dépenses de tous vos employés

Juliette Hervé

Dans toutes les entreprises, la gestion des dépenses des employés fait partie du quotidien de l'équipe Finance. Cependant, le processus est loin d'être simple...

Entre le renouvellement des abonnements à certains logiciels, au remboursement des frais de kilométrage liés aux déplacements professionnels, en passant par les vols, hôtels, repas, et autres dépenses effectuées dans le cadre d'un voyage d'affaire, l'entreprise doit gérer une multitude de scénarios et de dépenses, et les coûts peuvent vite s’envoler.
 
La complexité est même encore plus grande lorsque l'entreprise en question a plusieurs filiales/entités en France, voire à travers le monde.
 
Alors comment optimiser la gestion des dépenses de vos équipes, notamment pour les entreprises en forte croissance dont le nombre d’employés et d'entités explose rapidement ?
 
Les directeurs financiers doivent trouver rapidement une solution permettant de réaliser des économies et d’optimiser la productivité des employés tout en réduisant les risques pour l'entreprise.
 
Heureusement, nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair. Voici une liste de 4 conseils, qui devraient réellement vous faciliter la vie, à adopter dès aujourd’hui !
 
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#1 : Abandonnez la carte bancaire d'entreprise classique

En effet, les cartes bancaires d'entreprise permettent aux entreprises non seulement de se constituer rapidement un dossier de crédit, mais également de bénéficier d'une bonne alternative pour assumer certaines dépenses en cas de flux de trésorerie limité.
 
Pourtant, il ne s'agit pas pour autant d'une solution idéale !
 
Imaginons que votre entreprise se développe et ouvre des bureaux avec des équipes dans plusieurs pays.
 
Comment assurer facilement la gestion et la distribution de cartes d'entreprise en nombre suffisant ? De plus, les cartes de crédit émises par les banques impliquent également un travail administratif considérable, souvent sous-estimé.
 
Quote — Claire Hoden (Big Mamma) — N°2

Lire le témoignage complet de Big Mamma 

#2 : Ne demandez plus à vos employés d'avancer les frais

Où que ce soit dans le monde, la même plainte revient toujours : les employés détestent avancer les frais avec leur carte personnelle.
 
Et qui pourrait leur en vouloir ? En moyenne, les employés dépensent 2 600 $ pour un voyage d'affaire à l’international, soit environ 2 230 €.
 
Imaginez le montant que ça représente, par exemple pour vos commerciaux, qui voyagent deux à trois fois par mois !
 
Les employés sont ainsi forcés de débourser une somme conséquente, qui vient s'ajouter aux factures mensuelles et obligations financières dont ils doivent s'acquitter.
 
De plus, les PME sont souvent limitées en ressources, et n'ont pas toujours accès aux technologie/outils numériques adaptés, ce qui peut ralentir les processus de réconciliation et de remboursement des frais.
 
Et si vous pouviez proposer d'autres solutions à vos employés, comme une carte virtuelle ou une carte prépayée ?
 
Comme nous l'avons expliqué dans un article récent sur notre blog, les cartes prépayées sont idéales pour permettre à vos employés de payer leurs dépenses facilement et de manière autonome, tout en gardant un œil sur votre budget et vos politiques de dépenses.
 
Plutôt que de donner accès aux fonds illimités d'une carte de crédit, vous pouvez ainsi fixer des règles permettant de limiter les dépenses à un montant prédéfini.
 
Et vous pouvez fixer des circuits de validation, globaux ou dédiés par entité !
 
Pour mieux comprendre le fonctionnement des cartes prépayées Spendesk, demandez votre démonstration gratuite et sur mesure.

#3 : Obtenez davantage de visibilité et de contrôle sur les dépenses des employés

Pour gérer les frais et les dépenses des employés, il est essentiel d’avoir une vue complète et globale des paiements réalisés (quoi, où, quand, comment et pourquoi).

D'où l'utilité d'un tableau de bord permettant de surveiller les dépenses des employés.

Aujourd’hui, de nombreuses solutions innovantes existent pour faciliter leur création. Spendesk, vous permet de voir à chaque instant les dépenses engagées par vos employés. Mettre en place des outils qui facilitent vos reportings est clé pour gagner en précision et en efficacité.

#4 : Avoir une politique de dépenses ne suffit pas . Assurez-vous que vos employés la lisent et l'appliquent.

L'une des raisons pour lesquelles les employés dépensent à tout va est souvent l'absence d'une politique de dépenses définie et écrite noir sur blanc.
 
Sans directives, comment s'attendre à ce que vos employés sachent ce qui est autorisé ou non ?
 
C'est pourquoi il est essentiel de définir une politique de dépenses qui comporterait les éléments suivants :
  • Fournisseurs privilégiés offrant des comptes/réductions d'entreprise (ex : compagnies aériennes, chaînes d'hôtel, location de voiture).
  • Conditions de réservation (ex : combien de temps à l'avance les réservations de voyage doivent être effectuées).
  • Sites web, applications mobiles, et/ou outils/technologies spécifiques que les employés doivent utiliser pour rechercher/réserver leur voyage.
  • Dépenses remboursables (ex : voyage, repas/activités, transport, frais de bureau, etc).
  • Repas et plafonds de paiement (c'est-à-dire, petit-déjeuner, déjeuner, dîner).
  • Éléments non remboursables (ex : frais de modification de vol, pressing, surclassement vol/hôtel, divertissements dans la chambre d'hôtel, etc).
  • Procédures et moyens de paiement (ex : par carte personnelle, par carte de crédit d'entreprise, par carte virtuelle, par carte prépayée, etc).
  • Procédures de soumission (ex : date limite, notes de frais/reçus requis, outils à utiliser, approbations requises, etc).
  • Procédures de remboursement (c'est-à-dire, délais, non-respect, méthodes de paiement, etc).
  • Sécurité des employés (soumettre les itinéraires aux managers avant le voyage, contacts d'urgence, assurance, etc). 
 
Mais créer simplement une politique de frais de déplacement ne suffit pas.
 
Vous devez aussi la diffuser et la communiquer à vos employés de manière régulière. Si vous ajoutez ou supprimez certaines sections, assurez-vous que vos employés en soient informés. Ne vous attendez pas à ce qu'ils s'en rendent compte seuls, car ça ne sera pas le cas.
 
Ce faux-pas pourrait nuire à votre politique de dépenses, et vous perdrez alors un temps précieux à réconcilier les dépenses des employés, sans compter les retards de remboursement que cela entraînera.
 

En réalité, l'argent est la meilleure des motivations. Si vous prouvez à vos employés que connaître et suivre la politique de dépenses aboutit à un remboursement plus rapide, celle-ci sera appliquée de manière plus stricte, ce qui vous permettra à la fois d'économiser et de stimuler la productivité des employés. Tout le monde y gagne.

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Juliette Hervé

Juliette is Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.