Entreprises du monde de l’assurance : contrôlez et simplifiez la gestion de vos dépenses
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Comptabilité 7 min

Entreprises du monde de l’assurance : contrôlez et simplifiez la gestion de vos dépenses

Juliette Hervé

En tant qu’entreprise du secteur de l’assurance, vous souhaitez probablement optimiser et améliorer la gestion de vos dépenses (qui ne souhaiterait pas cela, en même temps ?).

Tendre vers cette direction, c’est d’abord l’assurance - sans mauvais jeu de mots - de gagner un temps précieux et de diminuer vos coûts.

Cela permet aussi, entre autres, de responsabiliser vos équipes, tout en simplifiant vos processus d’achats et de dépenses.

Plutôt intéressant, n’est-ce pas ? Découvrez dans cet article les défis et problématiques auxquels sont confrontées les entreprises du domaine de l’assurance, ainsi qu’une solution pour simplifier et automatiser le contrôle de toutes vos dépenses.

Pour le secteur de l’assurance, un socle solide et des défis nombreux

Avec 53 200 établissements d’assurance en France, et 2,5 millions d’entreprises assurées, les assureurs assoient et développent leur empreinte territoriale.

C’est notamment ce qui ressort des chiffres 2020 de votre secteur, présentés par la Fédération Française de l’Assurance.

On y apprend aussi que si l’environnement financier a été défavorable pour les assureurs avec des taux d’intérêt encore plus bas, en 2020, l’épargne financière des Français a atteint un niveau record (180 milliards d’euros), ce qui reste très encourageant.

Au global, la solvabilité du marché de l’assurance reste solide. Les signaux sont donc au vert, que vous soyez un organisme d’assurance (société d’assurance, mutuelle, institution de prévoyance), un intermédiaire (courtier, agent d’assurance, mandataire d’assurance etc) ou tout autre distributeur (banque, concessionnaire automobile, voyagiste etc).

Il n’empêche qu’au quotidien, tout ne se fait pas en un claquement de doigts. Vous devez vous retrousser les manches et relever de nombreux défis :

  • Vous adapter à une concurrence nouvelle et polyvalente, avec la multiplication des acteurs en ligne (assureurs, comparateurs etc.), sans présence physique sur le terrain.
  • Vous mettre en conformité et appliquer les règles mises en place par le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur en 2018.
  • Sécuriser les données clients et les flux financiers.
  • Innover par le digital.
  • Répondre à de nouveaux besoins, avec une clientèle adepte des nouvelles technologies, plus volatile et qui veut être plus connectée. D’où la nécessité de repenser l’expérience client.
  • Automatiser et optimiser vos process pour être plus compétitif et attractif sur votre marché, et vous faciliter la vie en interne.

 

Sans oublier, bien sûr, l’adaptation à un environnement de plus en plus réglementé pour préserver les intérêts des assurés, ainsi que l'équilibre du secteur.

En tant qu’assureur, vous devez respecter des règles prudentielles, qui vous imposent d’être en capacité de respecter les engagements contractés avec vos assurés (ou adhérents, si vous êtes une mutuelle).

Avec, par exemple, la nécessité de posséder un niveau de fonds propres suffisant, ou encore une bonne organisation administrative et comptable

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Quelles problématiques pour les entreprises du secteur de l’assurance ?

Pour être en conformité et ne pas vous faire taper sur les doigts par l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR), un suivi assidu de votre budget et de vos dépenses doit donc être mis en place.

Les tâches classiques de toute équipe administrative et financière doivent être remplies avec rigueur, de la comptabilité au contrôle de gestion, en passant par la collecte des justificatifs de paiement.

Cela semble simple et limpide sur le papier, sauf qu’en matière opérationnelle, vous faites sûrement face à diverses problématiques qui mettent à mal votre productivité et votre efficacité.

Une gestion des dépenses chronophage

Premier écueil : la gestion des dépenses. Sans un processus rodé, automatisé et digitalisé, il est très simple de s’arracher les cheveux et de perdre du temps, beaucoup de temps.

Et ça, le DAF que vous êtes ne doit pas beaucoup apprécier… Si vous en êtes encore à la méthode « classique », voici comment ça se passe.

Vos collaborateurs doivent s’assurer de demander et de conserver précieusement leurs factures et leurs notes de frais, puis penser à les remplir sur un bon vieux tableur Excel, par exemple.

Ce qui prend un temps fou et empiète sur des tâches à plus haute valeur ajoutée qu’ils pourraient effectuer à la place (rendez-vous clients à l’extérieur, salons spécialisés etc).

Pour votre équipe finance, ce n’est pas ce qu’on a fait de mieux, non plus. La paperasse administrative s’accumule, déjà.

Puis, pour rester dans les délais, vous devez souvent courir après des justificatifs de paiement, corriger et rattraper  les erreurs (ah, les fameuses fautes de frappe), tout en veillant à respecter des délais très courts, par exemple lors de la clôture comptable. 

Quand tout vous tombe dessus en fin de mois, par exemple, il faut gérer !

Une collecte complexe des factures et notes de frais

Naviguer à vue sans disposer d’une vision complète de vos dépenses n’est pas simple, surtout que les responsabilités pèsent aussi bien sur votre équipe comptable, que sur les employés, qui sont souvent les premiers maillons de la chaîne de contrôle.

Avec une gestion manuelle, l’autonomie de vos collaborateurs s’en trouve limitée. Les erreurs peuvent s’accumuler facilement, vous le savez. Et la gestion des notes de frais, par exemple, peut vite devenir un cauchemar.

Si vos collaborateurs se retrouvent souvent sur la route pour rencontrer des prospects et clients, ils peuvent percevoir des indemnités kilométriques sur présentation d’un justificatif qui comporte la date du déplacement, le motif professionnel, et la distance parcourue.

Ce n’est pas si complexe à effectuer si vous disposez d’un outil qui calcule automatiquement le montant de la note de frais en fonction des kilomètres parcourus. Autrement, c’est un peu le parcours du combattant…

Posséder un processus agile permet de faire gagner énormément de temps sur toute la gestion des dépenses opérationnelles de l’entreprise.

Un manque de contrôle et de visibilité global sur les dépenses

Pour une efficacité maximale et une visibilité à tous les étages, votre équipe comptable doit par ailleurs disposer d’une vue globale des dépenses, par exemple pour empêcher les dépassements de budgets.

Cela permet d’éviter de vous retrouver dans l’inconfort de l’une des situations suivantes, que vous avez sûrement déjà vécues au moins une fois : 

  • Le manque de visibilité à chaque étape du processus d’achat, qui ne permet pas d’anticiper au mieux les paiements à venir.
  • Une validation des factures fournisseurs complexe.
  • Des demandes d’achat qui prennent beaucoup de temps, parce qu’elles doivent être validées et approuvées par différents services.
  • Un suivi complexe de vos engagements d’achat, vous devez par exemple jongler parmi plusieurs outils/interfaces pour suivre vos bons de commande et factures fournisseurs.
  • Des sorties de trésoreries et des engagements de dépense à venir pas faciles à prévoir, parce que vous ne disposez pas d’un suivi en temps réel.
  • Des reportings pas toujours précis et actionnables qui ne vous permettent pas de prendre les meilleures décisions, par exemple lors de vos process de clôtures mensuelles.

 

Afin de centraliser l’ensemble des informations et détecter les manquements ou fraudes internes et externes éventuels, vous ne pouvez pas bricoler. 

Vous avez besoin d’un outil au point et surtout sécurisé, capable d’agglomérer l'ensemble des achats dans une seule et même interface, pour un respect des politiques de dépenses.

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L’adaptation aux enjeux du digital

Enfin, dernière problématique majeure à laquelle vous devez faire face : la nécessaire adaptation aux enjeux de la transformation digitale.

Une étude menée par L’Argus de l’assurance et SAS indique que les assureurs sont enclins à amplifier leur transformation digitale, pour 3 motifs principaux : 

  • Améliorer la satisfaction des clients (pour 83% des sondés).
  • Augmenter la productivité (70%).
  • Réduire les coûts (52%).

 

L’adaptation au digital, à travers par exemple l’utilisation d’un outil simple et intuitif pour vos équipes comme pour vos clients, est aujourd’hui indispensable pour plusieurs raisons : 

  • Les assurés en sont demandeurs parce qu’ils ont intégré ce nouveau mode de consommation, qui facilite et accélère l’interaction.
  • La concurrence s’accroît, avec la multiplication des acteurs, comme par exemple les comparateurs d’assurance.
  • Le digital permet à vos équipes en interne d’améliorer l’opérationnel (ex : automatisation des tâches), tout en gagnant en efficacité au niveau de la collecte et de l’analyse des données.
  • Le respect de la réglementation.

Comment s’assurer d’une meilleure gestion de vos dépenses au quotidien ?

Pour rester compétitif et simplifier la vie de vos collaborateurs en interne - aussi bien votre équipe finance que vos employés -, l’utilisation d’un outil digitalisé comme Spendesk vous apporte une réelle plus-value.

Spendesk est une solution tout-en-un qui permet de mettre en place un processus global de gestion de vos dépenses, grâce à des fonctionnalités particulièrement adaptées à votre secteur :

 

Prenez la fonctionnalité « Contrôle des dépenses », par exemple. Grâce à elle, vous disposez d’une traçabilité sur chaque dépense, de la demande à l'export comptable.

Le suivi des paiements est disponible en temps réel, et vous pouvez même assigner des cartes bancaires plafonnées à vos employés, afin d’être sûr qu’ils respectent la politique de dépense définie.

Depuis qu’il utilise Spendesk, L’Olivier Assurance, l’une des entreprises de votre secteur, a gagné en efficacité et en temps (2 à 3 jours par mois), tout en responsabilisant ses équipes et en diminuant ses coûts :

 

Alors, emballé ? Découvrez comment Spendesk va vous aider à gérer et contrôler les dépenses de votre entreprise au même endroit.

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.