Frais de déplacement : les limites de remboursement à connaître

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|27 novembre, 2017

Les notes de frais font partie de la vie des entreprises, et certains salariés sont amenés à engager des dépenses lors de leurs déplacements, pour aller au contact d’un client par exemple. Repas, logements, indemnités kilométriques, locations de véhicules, l’entreprise est dans l’obligation de rembourser les frais de déplacement au forfait ou au réel dans les conditions et limites définies par la loi. Les procédures sont parfois lourdes et complexes pour les responsables administratifs et financiers, c’est pourquoi il convient d’être le mieux informé possible pour se repérer dans la jungle des frais de déplacement et ne pas enfreindre la législation en vigueur.

1 - Que considère-t-on comme frais de déplacement ?

L’expression « frais de déplacement » caractérise les dépenses engagées lors de déplacements professionnels ou effectuées pour le compte d’une entreprise. Un collaborateur est en « déplacement » lorsqu’il s’absente à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel. L’objet du déplacement ne doit pas concerner la vie privée.

Parmi les dépenses encourues, on distingue : les titres de transport et d'hébergement, les dépenses supplémentaires liées aux repas, les visites chez les clients ou chez les fournisseurs, la participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires, et plus généralement tout ce qui présente un intérêt pour la société.

2 - Quelles sont les limites de remboursement à connaître ?

A. Les frais de repas

Au sujet des repas, l’entreprise peut attribuer des tickets restaurants à chaque collaborateur mais leur utilisation est encadrée : seuls des repas, des préparations alimentaires directement consommables ou des fruits et légumes peuvent être achetés à l’aide de tickets restaurants. Dans les autres cas, et pour un déplacement restreint, l’entreprise est tenue de respecter un montant maximum de 9€.

B. Les frais de grand déplacement

Les frais de grand déplacement sont soumis à des barèmes différents. Un déplacement est qualifié comme tel lorsque la distance séparant le domicile et le lieu de travail du salarié excède 50 kilomètres et lorsque les transports en commun ne permettent pas d’effectuer le trajet en moins d’une heure et trente minutes.

Durant les trois premiers mois, chaque repas est indemnisé à hauteur de 18,40€ maximum. Jusqu’au 24ème mois, le montant est réduit à 15,60€ puis à 12,90€ jusqu’au 72ème mois.

Les indemnités de logements et petits déjeuners sont différenciées en fonction du secteur géographique. A Paris, dans les Hauts-de-Seine, en Seine-Saint-Denis et dans le Val-de-Marne, la limite est fixée à 65,80€ par jour et par personne durant les trois premiers mois. De la même manière, les montants sont réduits à 55,90€ jusqu’au 24ème mois puis à 46,10€ jusqu’au 72ème mois. Dans les autres départements français, les montants maximum sont définis comme suit : 48,90€ pour les trois premiers mois, 41,60€ jusqu’au 24ème mois et 34,20€ jusqu’au 72ème mois.

Vous l’aurez compris, il est difficile de se repérer dans un tel imbroglio fiscal et réglementaire.

C. Les frais de transports

Évoquons maintenant la question des frais de transports. Le salarié dispose de plusieurs alternatives. Tout d’abord, il peut utiliser les transports en commun tels que l’avion, le train ou la voiture par exemple. Il a également la possibilité de louer une voiture. Dans ces cas, il devra justifier le montant de ses frais de déplacement et sera remboursé intégralement.

Les entreprises peuvent disposer de véhicules à disposition des salariés pour leurs déplacements. Les frais engagés sont alors directement comptabilisés comme des dépenses d’exploitation.

Dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, plusieurs possibilités s’offrent à lui pour être remboursé par son employeur. D’une part, il peut présenter une facture détaillée récapitulant l’ensemble des coûts. Autrement, il peut être indemnisé sur la base des kilomètres effectués et des dépenses effectivement encourues (indemnités kilométriques). Une troisième solution existe consistant à rembourser un forfait standard de 30 centimes par kilomètre parcouru.

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On contaste facilement combien la gestion de l’ensemble de ces problématiques peut-être complexe pour les directeurs administratifs et financiers. En effet, tous les salariés n’optent pas pour les mêmes modes de transports et ne préfèrent pas forcément les mêmes modes de remboursement. Jongler avec l’ensemble des dispositifs prévus par la loi en fonction des préférences des salariés devient une activité chronophage et peu valorisante pour les responsables administratifs et financiers. Spendesk offre une solution concrète permettant de gérer simplement les frais de déplacement de leurs salariés.

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TOPICS : Note de frais

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