Comptabilisez les paiements Spendesk en un clic avec notre "Payment Inbox"

Maylis Amram par Maylis Amram | 19 janvier, 2018

Des paiements, des paiements et toujours plus de paiements à traiter ! Le nombre de petites transactions à comptabiliser se multiplie et donne bien du fil à retordre aux équipes comptables. Avec la "Payment Inbox" de Spendesk, c'est du passé ! 

Extraire la TVA, vérifier la facture, valider les informations puis exporter le paiement et son justificatif correspondant en comptabilité deviennent un jeu d’enfant avec la nouvelle fonctionnalité "Payment Inbox" de Spendesk. 

Nouvelle vue des paiements pour faciliter la saisie comptable

Pour simplifier la vie des centaines de comptables qui utilisent Spendesk au quotidien, nous avons développé une nouvelle vue des paiements spécialement pensée pour eux. Cette vue sous forme d'inbox (ou boîte de réception) permet une meilleure traçabilité de l’état des paiements afin de :
 
  • Passer en revue les paiements qu'il reste à comptabiliser
  • Vérifier que les pièces justificatives et informations fournies soient correctes et les valider
  • Être informé de l'ajout d'une facture sur un paiement qui a déjà été comptabilisé

Vous pouvez faire ce suivi de façon hebdomadaire ou mensuelle : vérifier les nouveaux paiements effectués, les valider puis les exporter !

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Nous lançons cette fonctionnalité en avant-première pour un nombre restreint d’utilisateurs ! Cliquez ci-dessous pour en faire partie.

I want in!



Comptabiliser les paiements en 3 étapes

1. Vérifier et éditer

Lorsqu’un nouveau paiement apparaît, vous allez pouvoir le visualiser, vérifier que les informations renseignées sont correctes (fournisseur, taux et type de TVA, nature du paiement, code analytique... ) et les éditer si besoin. 

Edit payment.gif


Tips
: Si les informations fournies soulèvent encore des questions ou si le justificatif n’est pas valable, vous pouvez envoyer un e-mail à la personne ayant effectué la dépense ou marquer comme non lu le paiement, en cliquant sur le bouton enveloppe du haut de la page 💌

Upload receipt reminders PI.png


2. Valider

Une fois les informations vérifiées, vous pouvez cliquer sur le bouton “Validate”. Cela permet de figer le paiement (les informations ne peuvent alors plus être éditées) et de le labelliser comme “validé” afin de l’exporter par la suite. Pas de panique, si vous avez besoin de modifier des informations, placez votre souris sur le bouton "Validated" et cliquez sur "Undo".

Undo payment.gif

Tips : Même si le paiement a été validé (ou validé et exporté), la personne ayant effectué l'achat pourra toujours ajouter la facture 😉. Nous vous notifierons de cette modification en repassant le paiement en non-lu. 
 

3. Exporter

Pour gagner du temps sur la saisie comptable, Spendesk vous permet d'exporter les paiements validés au format .csv. Une fois les paiements validés (dans l'ensemble ou une partie), vous pouvez les exporter en cliquant sur le bouton “Export”.

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Choisissez une période pour votre export. Pour faire votre clôture mensuelle, vous pouvez sélectionner "last month" par exemple. 

Le dossier d'export contient plusieurs fichiers :
 
  • Un journal de banque en format .csv contenant l’ensemble des transactions de la période, validées ou non. Vous retrouvez une ligne par paiement (2 lignes si des frais de conversion s’appliquent) avec l’ensemble des informations : équipe, motif, montant, devise, TVA, nature etc.
journal-de-banque.png
  • Un journal d'achat en format .csv contenant l’ensemble des paiements validés de la période. Votre comptabilité est pré-saisie ! Chaque paiement est décomposé en plusieurs ligne de débit et crédit :
    • montant HT au débit - compte de charge (600XXX)
    • montant de la TVA au débit - compte de TVA (445XXX)
    • une ligne de crédit - compte banque (512XXX)
journal-d-achat.png
  • L’ensemble des factures renommées selon une nomenclature que vous définissez.
    invoice-naming.png
Tips :
  • Les paiements exportés apparaissent dans l'onglet "Exported" de votre Payment Inbox.
  • Si des factures sont ajoutées après un export, un chiffre s'affiche sur l'onglet Exported pour vous indiquer le nombre de nouveaux justificatifs.

Gagner du temps dans le traitement des paiements fournisseurs avec la vue "inbox" de Spendesk

La comptabilité façon “inbox” avec Spendesk vous permet de gagner un temps considérable en période de clôture et surtout d’avoir une meilleure traçabilité sur la comptabilisation elle-même.

  • L’ensemble des informations est accessible de façon centralisée 
  • Les nouveaux paiements à vérifier et valider apparaissent clairement
  • Valider et exporter les paiements devient un jeu d'enfant
  • Vous suivez l’ajout de nouvelles factures sur les paiements déjà exportés

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Nous lançons cette fonctionnalité en avant-première pour un nombre restreint d’utilisateurs ! Cliquez ci-dessous pour en faire partie.



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TOPICS : Comptabilité Spendesk Features

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