La fraude aux fausses notes de frais est un phénomène bien plus répandu qu'il n'y paraît. D'après une étude menée par KDS, environ 15% des entreprises sont concernées.
Et c'est un problème qui coûte cher, voire très cher même, aux PME comme aux grands groupes. On estime ces fraudes à environ 730€ par année et par employé en moyenne selon un rapport de Captio. Les questions que l'on se pose sont alors :
- Quelles sont les fraudes les plus courantes ?
- Comment les éviter ?
- Quels dispositifs mettre en place ?
La fausse note de frais se décline sous plusieurs formes
Les fraudes les plus courantes sont de différentes natures :
- Dépenses en dehors des jours et horaires de travail
- Augmentation du kilométrage pour bénéficier d'un surplus d'indemnités
- Fausses factures de taxi
- Fausses notes de restaurant ou notes gonflées
- Repas entre amis déguisé en repas d'affaires
- Fournitures prétendument professionnelles (livres, magazines...)
- Petits extras dans les hôtels (minibar, spa, etc.)
D'autres pratiques existent aussi, comme le fait de modifier les données du justificatif de note de frais, passer d'anciens frais ou encore dépasser allègrement le montant maximal autorisé.
Qu'est-ce qui explique ce phénomène ?
Mais si ces pratiques coûtent cher à l'entreprise, elles peuvent coûter encore plus cher au fraudeur. En théorie, ces petites arnaques valent un licenciement parfois accompagné d'une sanction.
Comment lutter contre la fraude ?
Parvenir à endiguer au maximum la fraude aux fausses notes de frais voire même l'éliminer complètement suppose d'agir sur deux aspects : le processus de gestion et la politique de dépense liée aux frais professionnels.
Et si vous abolissiez la note de frais papier dans votre entreprise ?
Il est temps d'en finir avec les tickets, reçus et autre justificatifs papiers qui trainent sur votre bureau et permettent de trop simplement frauder.
En France 80% des professionnels gèrent encore leurs notes de frais de façon artisanale en compilant les reçus dans un dossier et en complétant un tableau Excel. Une approche très loin d'être optimale tant pour éviter les fraudeurs que pour cadrer la politique de dépenses de l'entreprise. Il existe des solutions pour dématérialiser la gestion des notes de frais. Découvrez les en téléchargeant ce livre blanc gratuitement :
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