Une facture fournisseur perdue pour la comptabilité : quels risques ?

Sonya Cercletpar Sonya Cerclet|25 août, 2017

Les pièces comptables sont la pierre angulaire de la tenue des comptes de l'entreprise. Une entité comptable doit en effet pouvoir présenter une preuve écrite de chaque mouvement financier reporté dans sa comptabilité. Aussi, il est impératif pour le chef d'entreprise ou le DAF de faire la chasse aux factures, sous peine de pénalités financières, voire même d'amendes en cas de contrôle fiscal. Et s'il vous manque quelques factures fournisseurs pour établir votre comptabilité ou bilan annuel, pas de panique : Spendesk vous donne la marche à suivre pour respecter les normes comptables.

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Quels risques en cas d'absence de factures comptables ?

Le code général des impôts est très clair : l'article 54 impose aux entreprises d'être en mesure de produire tout document comptable pouvant justifier l'exactitude de leur déclaration.

Ces justificatifs concernent aussi bien les recettes que les achats et leur manquement peut donner lieu à des pénalités. Il est donc primordial de pouvoir légitimer chaque opération, qu'il s'agisse d'une vente de produit, de frais de fonctionnement, d'achat de stocks ou du versement d'un salaire, par une pièce justificative comptable.

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En premier lieu, elle ne pourra bien sûr pas enregistrer un achat dans ses charges, ce qui aura pour effet de gonfler artificiellement le bénéfice... imposable. De plus, il est impossible de récupérer la TVA sur un achat sans facture.

Enfin, si l'absence de justificatifs concerne les notes de frais des collaborateurs de l'entreprise, il y a un risque de redressement fiscal par l'Ursaff avec amende et requalification des dépenses engagées en avantages en nature.

En effet, les remboursements de frais ne sont pas soumis aux charges sociales, mais suivent des règles précises, dont la nécessité de fournir une facture s'ils ne sont pas remboursés sous la forme d'allocations forfaitaires (tickets restaurants, indemnité kilométrique, allocation pour un hébergement provisoire, etc.), dans la limite des plafonds définis par l'Ursaff.

Que faire en cas d'absence de justificatifs ?

La première chose à faire est de faire la chasse aux factures.

Il faut contacter les fournisseurs visés et demander un duplicata de facture. Si l'entreprise a été liquidée, la démarche est plus aléatoire, mais il faut se rapprocher du liquidateur. Rappelons que le délais légal de conservation des factures est de dix ans à compter de la clôture de l'exercice.

Pour les notes de frais, si d'aventure il est impossible d'obtenir un duplicata, le collaborateur peut faire une attestation sur l'honneur déclinant son identité, ses coordonnées, le montant et la raison de la dépense. Vous pouvez compléter cette déclaration en demandant à l'employé de vous fournir un relevé de compte bancaire faisant uniquement apparaître la dépense (les dépenses courantes du collaborateur peuvent bien entendu être masquées).
Attention : la certification sur l'honneur ne peut être la règle dans l'entreprise et doit être utilisée à titre exceptionnel, sous peine de sanctions.

Enfin, pensez à utiliser des solutions de gestion de dépenses comme Spendesk. Notre solution permet au chef d'entreprise ou aux services financier de voir en un coup d'œil les pièces manquantes et de relancer directement les retardataires qui auraient omis de fournir leurs justificatifs. Avec Spendesk, votre comptable va adorer faire vos bilans annuels !

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