Pourquoi établir une politique de déplacements est important

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 14 mars, 2019

Le monde est de plus en plus accessible. Avec la baisse du prix des transports et les nouvelles technologies, il n’a jamais été aussi simple de travailler dans (et avec) le monde entier. Entre réunions en live avec les collaborateurs à l’autre bout du monde et ouverture de filiales à l’étranger, les entreprises sont de plus en plus internationales.

On observe que plus une entreprise est récente, plus la direction est flexible sur les voyages d’affaires. Les commerciaux sont régulièrement sur le terrain, malgré qu’aucune politique de déplacements professionnels officielle n’ai été établie. On peut parfois penser que ce n’est pas nécessaire, surtout quand vous n’avez pas beaucoup de collaborateurs en déplacements. Pourtant entreprises, grandes comme petites, ont tout intérêt à tirer partie d’une telle politique.

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Tout d’abord, c’est un excellent moyen de faire des économies, en obligeant les collaborateurs à réserver des billets en classe économique par exemple. Puis lorsque plusieurs employés partent, vous pouvez négocier des tarifs de groupe ou forfait sur mesure avec certains fournisseurs. Profitez-en également pour automatiser vos processus de réservation et remboursement des dépenses liées aux déplacements. Facilitez à la fois la vie de vos collaborateurs ainsi que celle de l’équipe finance. 

En établissant des règles ainsi qu’un processus clair, il sera plus facile de gérer le nombre grandissant de déplacements et suivre simplement les budgets de l’entreprise. Et même si vous venez de créer votre entreprise, il n’est jamais trop tôt pour y réfléchir. Mettre en place un processus solide dès le départ permet d’éviter de s’y perdre par la suite.

Alors, comment établir la meilleure politique de voyage pour votre entreprise ? Il suffit de suivre ces deux étapes !

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1. Établir et intégrer une politique de frais de déplacement

Dans un premier temps, définissez les rôles et obligations de chacun et chacune (collaborateurs et entreprise). Il est essentiel de veiller à ce que vos collaborateurs comprennent que, s’ils souhaitent que leurs frais de voyage soient remboursés, ils devront respecter la politique de dépenses en vigueur. Dans le cas où ils ne la suivraient pas correctement, par exemple en ne conservant pas leurs justificatifs (factures et reçus), ils ne pourront pas être remboursés. L'employeur doit également faire attention, de son côté, en s'assurant que la politique est cohérente dans toute l'entreprise et suit elle-même ses propres règles à la lettre (pas de traitement préférentiel).

Dans un second temps, il faut la rédiger. Définissez les paramètres, les process, pour que chaque employé connaisse les conditions de son remboursement (ou non). Chaque type de dépense doit être identifié afin de savoir qui est autorisé à dépenser et comment. Identifiez également vos fournisseurs, afin de fournir un annuaire à vos collaborateurs. Cela leur fera gagner un temps précieux, et permettra éventuellement d’établir un programme de fidélité. Analysez attentivement toutes les options, pour trouver la meilleure offre qualité-prix et le fournisseur en adéquation avec les besoins de l’entreprise. 

Les catégories de dépenses à prendre en compte dans votre politique :

  • Vols - Définir une compagnie aérienne de prédilection vous permettra d’optimiser vos remises de fidélité. Mais plusieurs options s’offrent à vous: choisir des sièges en classe économique sur une compagnie low cost ? Des sièges en classe affaires sur des grandes compagnies ? Ou peut-être un juste milieu ?
  • Séjour - Donner la liberté aux collaborateurs de choisir le mode d’hébergement (dans le respect du budget), entre hôtel ou airbnb. Par contre la différence de prix peut être importante, mais les hôtels ont souvent de meilleurs programmes de récompenses pour leurs clients fidèles.
  • Transports - Les employés peuvent-ils utiliser librement des services de transport à la demande comme Uber, ou souhaitez-vous les limiter aux transports en commun? Cela pourrait également impliquer des voitures de location, le partage de vélos ou d'autres moyens de transport.
  • Autres - Il y a d’autres types de dépenses, comme les repas, les divertissements et les factures de téléphone. Réfléchissez au type de dépenses spécifiques à votre secteur que vous pouvez attendre de vos employés et incluez-les dans votre politique.

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Bon à savoir : Une entreprise peut aussi décider de passer par une agence de voyage pour ses déplacements professionnels. Même si les coûts sont plus élevés, cela fait gagner du temps à toutes les équipes.

N'oubliez pas que votre politique de déplacements peut et doit évoluer au cours du temps. En effet, les préférences, la flexibilité financière ou tout autre aspect de votre entreprise peuvent évoluer du fait de la croissance ou d'autres facteurs.

2. Assurer le respect de la politique de déplacements professionnels

Selon l’entreprise, il peut être judicieux de rendre la politique de voyage plus ou moins stricte. Cependant, une étude de GBTA de 2010 a révélé que «des politiques plus strictes pourraient représenter une économie de près de 30 milliards de dollars».

Cette rigueur ne doit cependant pas gêner l’agilité de votre équipe. Vous devez simplement vous assurer qu’il existe suffisamment d’options correspondant à leurs besoins, tout en anticipant les changements possibles.

Pour vous assurer que la stratégie est ensuite correctement mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise, suivez ces trois principes :

  1. Cohérence : Vous ne pouvez pas forcer les collaborateur à suivre les règles si vous les modifiez trop régulièrement ou si elles sont trop vagues.
  2. Communication : Tout le monde doit connaître et comprendre la politique de dépenses. Assurez-vous que tous soient formés et restez accessibles pour répondre aux questions. Vous pouvez également prévoir de la documentation accessible par tous et partout.
  3. Conformité : Pour que les collaborateurs respectent la politique de dépenses, vous devez pénaliser ceux qui ne le font pas et récompenser ceux qui le font. 

 

En résumé, élaborer une politique de déplacements professionnels et l’appliquer peut s’avérer un véritable défi. C’est pourquoi l'utilisation d'une plateforme de gestion des dépenses, comme Spendesk, simplifie votre quotidien. Avec son suivi en temps réel, les managers peuvent approuver et contrôler toutes les dépenses, tandis que l'équipe finances dispose d'un aperçu clair et détaillé des dépenses.

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TOPICS : Gestion des dépenses Notes de frais

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