E-procurement : les indispensables à connaître

Camille Montaz par Camille Montaz | 4 avril, 2018

Si l'on peut (quasiment) tout faire en ligne aujourd'hui, les achats n'échappent pas à la règle ! La gestion des achats se dématérialise et de nombreuses entreprises ont désormais recours à l'e-procurement. 

Le guide pour reprendre le contrôle de vos dépenses sans ralentir vos équipes
 
Cette solution leur permet de faire des économies et d'optimiser tout le processus achat. Un vrai atout au service de la performance d'une entreprise ! Mais comment fonctionnent-t-ils concrètement ? Est-ce adapté à vos besoins et à votre stratégie achats ? L'essentiel à connaître pour savoir si vous devez sauter le pas !
 

Définition | Qu'est-ce que le e-procurement ?

Le e-procurement (ou electronic procurement) est un ensemble d'outils créés pour optimiser la fonction Achats. Créé il y a plus de vingt ans, il a beaucoup évolué. Aujourd'hui les solutions de e-procurement sont des plateformes accessibles en ligne sur lesquelles une équipe Achats peut gérer tout son processus de manière simple. En effet, les fonctionnalités disponibles sont larges, de la recherche produit à la facturation en passant par la commande. Ces solutions sont particulièrement adaptées aux grandes entreprises réalisant un fort volume d'achat. Tout est dématérialisé et centralisé, ce qui rend la stratégie Achats plus lisible, rationnelle et performante. Les bénéfices sont nombreux sur le suivi, les coûts, les délais ou le contrôle. 

e-procurement

Contexte | Comment le e-procurement est-il né ?

Différents facteurs ont conduit à l'émergence du e-procurement :
 
  • la digitalisation de l'économie et le commerce électronique
  • l'arrivée de nouvelles solutions de gestion des approvisionnements comme les EDI, ERP, SCM, SRM
  • la complexification des besoins des acheteurs
  • un contexte économique plus volatile et une hausse de la concurrence

Conséquences : les achats deviennent une fonction clé au service de la compétitivité de l'entreprise. Pour permettre des réductions de coûts toujours plus importantes, les équipes achats se tournent vers de nouveaux outils, dont le e-procurement. 

À l'origine, le e-procurement désignait surtout la dématérialisation des catalogues. Les équipes achats avaient alors accès aux références produits en ligne pour faire leurs commandes. Mais cela concernait surtout les achats indirects (notamment fournitures). Aujourd'hui c'est un système complet, permettant de gérer tous les types de coûts et les étapes du processus d'achat, en bref tout le procurement.
 

Mais comment cela fonctionne-t-il vraiment ?

Principe | Que peut-on faire grâce à l'e-procurement ?

Dans la majeure partie des cas, la solution de e-procurement est intégrée à l'ERP de l'entreprise, dans la section "achats". L'outil permet de connecter acheteurs et fournisseurs autour d'une plateforme interactive et collaborative.
 
Tout y est inclus, de l'approvisionnement au paiement (process P2P). Via l'outil de e-procurement, l'équipe Achat va en effet pouvoir :
 
  • accéder au catalogue (e-catalogue) ou à une interface spéciale (B&S disponibles aux prix négociés par la direction achat et suivant les conditions contractuelles prévues)
  • sélectionner des produits
  • visualiser le listing de fournisseurs
  • gérer des appels d'offre
  • valider et envoyer une commande (prenant en compte le circuit d'approbation des commandes prévu par l'entreprise - ou workflow de validation)
  • gérer la facturation : factures dématérialisées générées automatiquement

Grâce au e-procurement, tous ces mécanismes sont gérés de manière dématérialisée et les bénéfices sont nombreux !

Bénéfices Quels sont les atouts du e-procurement ?

En automatisant les différentes fonctions listées ci-dessus, l'e-procurement permet aux équipes achats de créer de la valeur. Les bénéfices sont multiples :
 
  • au niveau des fournisseurs : cet outil permet d'améliorer la collaboration, le contrôle, la transparence et de mieux maîtriser les contrats
  • au niveau de l'entreprise : il amène une meilleure visibilité sur les dépenses globales, un meilleur suivi et un réel gain de temps sur les délais de commandes et de livraison
Tous ces atouts rendent le e-procurement clé pour la fonction achat. Ils simplifient la gestion quotidienne des tâches, améliorent sensiblement l'efficacité des process achats et permettent un vrai gain de temps de productivité global pour l'entreprise.
 

Dans un prochain article pour rentrerons plus en détail sur “comment choisir sa solution de procurement/e-procurement”.

Pour résumer, le e-procurement est une manière d'optimiser ses achats et de les gérer de manière simple grâce à la technologie. Pour de nombreuses entreprises, ces outils sont aujourd'hui incontournables grâce à toutes les fonctionnalités qu'ils proposent et à leur ergonomie. Et si c'était le moment de passer en mode SaaS ? La dématérialisation a de nombreux avantages pour vous aider à mieux gérer vos achats 

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TOPICS : Comptabilité Gestion des dépenses

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