​Digitalisation des entreprises : quel est votre niveau de maturité ?

L’avènement de la digitalisation et du numérique a totalement bouleversé le quotidien des entreprises. Entre nouveaux outils et nouvelles stratégies, les enjeux ont bien changés.

Depuis le début des années 2000, la transformation digitale et numérique a considérablement bouleversé les habitudes des travailleurs : outils, rapidité de circulation de l’information et business model ont changé de visage en un temps record.

En juin 2016, Ernst&Young (EY) a réalisé une vaste enquête afin d'évaluer le degré de maturité des entreprises dans le processus de digitalisation de leur fonction Finance, leur état d’avancement ainsi que leur appétence au changement digital. Innovations et disruptions font partie de notre quotidien, et prendre le train de la digitalisation est un enjeu capital pour la pérennité de votre activité. Faisons le point ensemble sur le niveau de digitalisation de votre entreprise.

La digitalisation selon les entreprises

Qu’est-ce qu’une PME digitale ?

Les entreprises ayant pris en marche le train de la digitalisation ont changé du tout au tout. Prenons le cas de l’entreprise de Bruno :

Chez Bruno, on cherche surtout à valoriser le capital humain, c’est-à-dire le bonheur des salariés au travail. Cela permet d'encourager leur motivation et leur productivité. La promotion d’une culture d’entreprise et la transparence de l’information sont des enjeux important pour Bruno. En clair, on favorise l’accomplissement de l’initiative individuelle grâce à un management moins vertical, moins autoritaire et qui laisse chaque talent s’exprimer.

Cela n’empêche pas Bruno d’assumer pleinement son poste de chef, mais son rôle est de faire coopérer les équipes de manière à créer le plus de valeur ajoutée avec le moins de pertes possible. On appelle cela le lean-management. Il valorise la prise d’initiative, et forme d’autant plus rapidement ses salariés à la prise de responsabilités. Son management aide aussi à accélérer la résolution de nombreux problèmes en améliorant les compétences de chacun.

Mais surtout, toutes ces bonnes paroles doivent se traduire en actes concrets :

• Bruno a adopté des indicateurs de performance (KPI) novateurs et précis pour quantifier avec précision l’efficacité de son management et du fonctionnement de son entreprise.

• Il a mit en place des reporting et des contrôles internes réguliers sur les tâches récurrentes ou non, interroge souvent ses collaborateurs sur leur bonheur au travail et préfère résoudre les problèmes plutôt que de les contourner.

Pour aider ses employés à être plus efficaces, il a également investi dans des outils ID de pilotage des missions, de centralisation, de partage des informations tels que le Cloud, l’Open data et un ERP. L’automatisation des processus et la dématérialisation comptable sont déjà en place. Les travailleurs sont incités à :

• Se former via l’utilisation de ressources numériques (ex: cours en ligne).

• Diffuser leurs projets terminés sut les plateformes collaboratives.

• Faire circuler l'information dans un espace de travail commun.

En clair, chez Bruno, on met l’humain au centre du processus productif. On contribue à le rendre heureux, car il a compris que cela permettra directement d’améliorer les performances de l’entreprise. Les innovations technologiques servent d’appui pour accompagner les salariés dans leurs tâches, et les aider à progresser plus rapidement dans l’accomplissement de leurs missions.

Pendant ce temps, dans une PME traditionnelle...

Les PME traditionnelles n’ayant pas amorcé le tournant de la digitalisation peuvent encore le faire pour améliorer leurs performances. Mais elles sont souvent réticentes à engager les démarches nécessaires à cause :

• Du coût engendré par ces bouleversements.

• La crainte du changement.

• La complexité des tâches à réaliser.

Héritières de la tradition tayloriste du XIXeme siècle, elles pratiquent encore un management autoritaire et vertical, dans lequel les salariés se contentent d’appliquer les directives décidées par les supérieurs hiérarchiques pour chaque sujet. La liberté d’action et d’épanouissement des salariés est donc entravée, ce qui ne favorise pas la cohésion des équipes et le dynamisme de l’entreprise.

Quant au système comptable et administratif, il repose sur des solutions datées, à savoir une superposition de nombreux fichiers Excel complexes et peu lisibles. Les processus n’étant pas automatisés, les salariés consacrent une part importante de leur temps à l’accomplissement de tâches à faible valeur ajoutée et cela revient cher à l’entreprise qui voit ses marges réduites.

L’offre de formation limitée et le cloisonnement des espaces de travail isolent chacun dans un statu quo susceptible de mettre en péril l’existence de l’entreprise à moyen terme. Peu familière du numérique, la peur du changement et l’absence d’anticipation des modes de travail d’avenirs la conduit à se mettre en danger.

Conclusion

Selon le cabinet EY, 20% des entreprises sont considérées comme digitales, 28% sont jugées en transition et 52% fonctionnent de manière traditionnelle. Il est pourtant simple de passer à l’ère du numérique grâce à des solutions innovantes permettant de gagner en productivité et en agilité.

Par exemple, l’automatisation du traitement des factures réduit de moitié le temps de traitement ainsi que le coût de revient pour l’entreprise. Elle peut ainsi accroitre considérablement ses marges sans augmenter le prix de vente de ses biens ou services. Des solutions SaaS telles que Spendesk vous permettent de gérer les dépenses de votre entreprise en ayant accès à des moyens de paiements numériques, une dématérialisation des factures et une automatisation des tâches comptables.