Dématérialisation des factures fournisseurs : quelques conseils pour être efficace

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 13 octobre, 2017

La dématérialisation des factures est en marche. Elle est même déjà obligatoire pour les grandes entreprises (et le sera pour les TPE en 2020) qui travaillent avec l'Etat et les collectivités territoriales. De plus en plus utilisé dans certaines activité comme la gestion des notes de frais, la dématérialisation est en effet un enjeu majeur des directions administratives et financières. Une étude publiée en 2014 par le cabinet EY (Ernst&Young) et DIMO Gestion montrait déjà que la dématérialisation était perçue comme « une priorité stratégique » par 82% des directeurs administratifs et financiers (DAF) et 66% des directeurs des systèmes d’information (DSI) sondés.

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La facture papier : un processus administratif chronophage

Avec une durée de 14 jours et un coût de 15 euros par facture en moyenne, le traitement d'une facture fournisseur est un processus long, cher, à faible valeur ajoutée et source d'erreurs (erreur de saisie, perte de documents, erreur de paiement). Ce n'est pas sans conséquences sur la productivité de votre entreprise, voire même sur la santé financière de vos fournisseurs, puisqu'on estime qu'un quart des défaillances d'entreprise est la conséquence directe des retards de paiement.

Aujourd'hui, la dématérialisation des factures permet de diviser le temps de traitement par 5, et de réduire le coût de traitement associé par trois, selon EY ! En termes de productivité, on estime que la dématérialisation permet à un employé de traiter 90 000 factures électroniques par an, contre 6 000 factures papiers ! Le cabinet de conseil REL estime de son côté que si les 30 milliards de factures envoyées annuellement en Europe étaient électroniques, 12,6 millions d’arbres, 13 milliards de litres d’eau et 5,4 milliards de kWh  pourraient être économisés !

Pour autant, si les gains de la dématérialisation sont indéniables, la France accuse encore un retard important. Sur les 2.5 milliards de factures éditées en 2015, seules 5% d’entre elles étaient dématérialisées, rappelle BPI France. Les raisons de ce retard sont multiples. Pour le cabinet EY, il s'explique principalement par la méconnaissait du cadre juridique et légal, par le manque de temps, le volume trop faible de factures et surtout, par le « manque de connaissance et de visibilité sur les solutions existantes pour les PME, qui considèrent la dématérialisation comme réservée aux grands groupes ».

Dématérialiser ses factures : des solutions adaptées à tous les cas de figure

  1. Sur le type de dématérialisation tout d'abord, qui va de la dématérialisation simple à des solutions beaucoup plus complètes :

    • La dématérialisation simple consiste à scanner les factures, puis à les envoyer par mail. La facture est ensuite traitée manuellement. Une amélioration relative, puisque souvent, la facture en format PDF est réimprimée pour être traitée !
    • Le traitement par OCR (Optical Character Recognition). La facture, au format PDF ou même jpg est lue par l'OCR qui saisit automatiquement les informations dans un fichier compatible avec le logiciel comptable.
    • La dématérialisation complète sur l'ensemble de la chaîne : le fournisseur transmet les informations de la facture par voie électronique grâce à un système d'EDI (Échange de Données Informatisé). Il s’agit d’un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux. L'EDI est la solution la plus aboutie, puisqu'elle intègre notamment le paiement automatique et le traitement comptable de la facture dans l'ERP de la société. A l'inverse, elle nécessite des précautions supplémentaires pour authentifier l'origine de la facture, avec une signature électronique via un certificat, la mise en place de contrôles visant à établir le lien entre la facture et la transaction ou encore l'adoption d'une norme commune de traitement entre les deux parties. 
  2. Sur les solutions logicielles ensuites.

    Si l'étude EY montre que la majorité des entreprises (86%) optent pour l'achat de licences, les solutions Saas représentent aujourd'hui de belles alternatives. Plus simples et plus immédiates à mettre en œuvre, elles permettent de mieux faire accepter le changement au sein des entreprises. Car la dématérialisation implique l'ensemble des services, avec, en premier lieu la direction administrative et financière et la direction des services de l'information. Mais c'est l'ensemble des collaborateurs qui est impacté (commerciaux, administratifs, etc.), et si l'entreprise opte pour des solutions avancées de type EDI, il faut également impliquer les principaux fournisseurs pour définir les processus. Adopter une solution Saas, de type Spendesk, qui permettent facilement de mettre en place un workflow de validation, l'archivage électronique des factures et leur intégration dans l'ERP utilisé en interne, voire même de mettre en place un processus efficace de récupération des factures, aide les entreprises à sauter le pas de la dématérialisation plus facilement. Preuve en est : le mode Saas est aujourd'hui plébiscité par les PME !
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La dématérialisation des factures est une problématique désormais incontournable pour les entreprises. Outre l'aspect légal et bientôt obligatoire, la dématérialisation des factures permet de gagner en efficacité et en agilité. Le cabinet REL estime même que la dématérialisation pourrait permettre une hausse automatique de 1 à 2% du chiffre d'affaires des entreprises. Pourtant, les entreprises ont encore du mal à passer aux actes. Les solutions Saas de type Spendesk facilitent l'implémentation de la dématérialisation au sein des TPE/PME pour leur permettre d'aborder la digitalisation en toute sérénité.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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