Dématérialisation des factures clients : Comment assurer une adoption fluide et efficace ?

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|30 novembre, 2017

Les Entreprises de Taille Intermédiaire (celles comptant entre 250 et 5 000 salariés) devront adopter l’utilisation des factures clients dématérialisées à compter du 1er janvier 2018.

Une facture dématérialisée est émise et reçue sous format électronique. Celle-ci doit obéir à des nouvelles règles qui permettent de garantir son authenticité, sa lisibilité et l’intégrité de son contenu. Ces nouvelles obligations bouleversent indéniablement l’organisation de nombreuses entreprises et s’y adapter est parfois très contraignant pour les collaborateurs.

D’une part, cette transition nécessite la mise à niveau de l’ensemble du processus de facturation de l’entreprise : acquisition, diffusion, traitement et stockage des factures doivent être mis à jour. D’autre part, elle bouleverse votre relation client car celui-ci devra s’adapter à votre nouveau mode de fonctionnement : réception, lecture, circuit de validation électronique et sauvegarde automatique des informations sont autant d’enjeux auxquels ils doivent être préparés. Pourtant, la dématérialisation des factures clients génèrent une réduction de 50% du temps consacré à leur saisie et à leur validation. Ces mutations doivent donc être mises en œuvre main dans la main avec vos clients afin de vous accorder sur chaque détail technique.

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1 - Comment diffuser correctement ses factures dématérialiées ?

Deux solutions principales s’offriront à vous pour envoyer votre facture auprès de vos clients.

A - L'envoi par email

Tout d’abord, l’envoi par mail est la solution dématérialisée la plus proche de l’ancien mode d’envoi par courrier postal. Cependant, cela nécessite de connaitre l’adresse précise de votre interlocuteur. Les adresses génériques existent mais cela augmente les probabilités de perte ou de mauvaise réorientation de votre facture. Mais surtout, votre client doit être en mesure de traiter votre facture efficacement en disposant d’un processus de validation électronique.

B - L'envoi via une plateforme de diffusion

Vous pouvez également opter pour une plateforme de diffusion des factures dématérialisées telles que Chorus Portal Pro, développée par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État. Ces plateformes permettent à vos clients de récupérer directement leurs factures en ligne dans plusieurs formats pour s’adapter à leurs préférences. Les plateformes se développent peu à peu autour des solutions de paiement afin de compléter chaque étape de la chaine de facturation. Les plateformes peuvent même proposer une solution d’envoi par courrier.

2 - Quel format de factures dématérialisées choisir ?

Il faut distinguer deux types de formats de factures dématérialisées.

A - Le format structuré

La facture « structurée » doit répondre aux normes EDI et respecter certains formats précis agrées par l’administration fiscale tels que XML ou iDoc par exemple. Ces formats permettent d’harmoniser les normes de balisage et de syntaxe de vos factures afin de faciliter l’identification d’informations, notamment en cas de contrôle fiscal. Cette solution, la plus aboutie, est proposée par les plateformes de diffusion de factures dématérialisées évoquées précédemment. Elle génère un coût pour l’entreprise car l’achat d’un logiciel adapté est indispensable, mais le temps consacré par vos collaborateurs au traitement des factures sera très largement diminué.

B - Le format non structuré

Autrement, vous pouvez opter pour les factures « non structurées » ou « simples » consistant à utiliser un format non modifiable et non sécurisé tels que PDF ou JPEG. L’utilisation de cette méthode rend difficile l’identification automatique des informations sur la facture et nuit à leur enregistrement dans vos SI par exemple. Moins coûteuse en apparence, vos collaborateurs devront consacrer de leur temps pour traiter manuellement ce type de facture dématérialisée.

3 - Comment améliorer la collecte, la centralisation et la sauvegarde automatique des informations contenues sur chaque facture dématérialisée ?

Dématérialisation des factures et donc simplification du processus ne doit pas pour autant rimer avec réduction des informations fournies. Les factures dématérialisées doivent répondre aux mêmes normes obligatoires et donc contenir les mêmes informations légales que leur prédécesseur de papier :

  • Vos informations : forme juridique, capital social, dénomination sociale, TVA, SIREN,etc ;
  • Les informations de l’acheteur : dénomination sociale, adresse, TVA ;
  • La date d’émission de la facture ;
  • Le numéro unique de la facture sous la forme d’une séquence chronologique et continue ;
  • La quantité de biens ou services vendus, leur dénomination et le prix unitaire hors-taxe ;
  • Les éventuelles réductions consenties sur le prix initial ;
  • Le taux de TVA ;
  • La date de paiement ;
  • Les conditions d’escompte ;
  • Le prix total hors TVA, le montant total de la TVA et le prix TTC.

L’adoption d’un format structuré au travers d’une plateforme de diffusion et de gestion des factures dématérialisées facilite grandement l’identification et l’enregistrement automatique des informations dans vos SI. De plus, ces dernières facilitent la centralisation des informations. 

La dématérialisation bouleverse et modernise considérablement le système de facturation des entreprises. Il est surtout un levier important sur lequel les entreprises peuvent agir pour diminuer leurs coûts à long terme en substituant le temps passé par leurs collaborateurs par des solutions automatisées. Des logiciels comme Spendesk proposent des solutions globales et complètes pour amorcer le tournant majeur de la dématérialisation en toute sérénité.

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TOPICS : Comptabilité

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