Le remboursement des notes de frais des salariés en déplacement professionnel peut vite devenir une procédure coûteuse et pénible si aucune solution n’est mise en place pour assurer un traitement rapide et efficace. Le point sur les délais de remboursement à connaître.
L'employeur peut se demander s'il est tenu de rembourser des frais dont les justificatifs lui parviennent 5 mois après le voyage, le salarié ne connait toujours ses droits en termes de délai de remboursement. Découvrez quelles sont les obligations à respecter aussi bien côté du salarié que côté employeur.
Délai de remboursement des notes de frais : du côté du salarié
Une fois les justificatifs fournis par le salarié, les étapes nécessaires pour les valider sont nombreuses et peuvent prendre beaucoup de temps. En moyenne, il faut 1 mois pour qu’un salarié obtienne un remboursement. Perdre une grande quantité de temps en remplissant des formulaires administratifs lourds et complexes n’est jamais une partie de plaisir !
Délai de remboursement des notes de frais : du côté de l’employeur
Le rôle de l’employeur n’est pas de faire la course aux justificatifs. Il se doit alors de les rembourser dans un délai raisonnable une fois ces derniers remis, sans davantage de précision du côté de la loi.
L’employeur a la possibilité de rembourser les frais du salarié de deux manières :
- Au réel : le salarié se doit de fournir une note de frais indiquant la date de la dépense, sa nature, les éventuels convives et le montant total TTC. Il est alors remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.
-
Au forfait : l’employeur peut aussi opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire. Cette méthode dispense le salarié de fournir un justificatif. Cette alternative permet notamment aux entreprises de ne pas se préoccuper de la gestion des notes de frais. Il s’agit cependant d’une méthode généralement peu appréciée, car trop imprécise et peu flexible en cas d’imprévu.
Le casse-tête commence alors pour l’entreprise car le traitement nécessite de nombreuses interventions chronophages et coûteuses :
- Le manager doit valider les dépenses
- Le comptable doit contrôler l’ensemble des justificatifs
- La direction financière doit prendre en charge le remboursement
Tâche à faible valeur ajoutée et contraignante au quotidien, les entreprises ne sont généralement pas satisfaites des procédures habituelles de remboursement des notes de frais.
Pour palier à ces difficultés, des solutions SaaS telles que Spendesk permettent aux salariés de ne plus avancer de frais en les dotant de moyens de paiement adaptés en amont et pendant tous leurs déplacements. Spendesk, permet aussi aux salariés de déclarer en ligne leurs éventuelles notes de frais annexes, facilitant ainsi leur suivi sur une plateforme centralisée et la récupération des factures. Il est temps de passer à la vitesse supérieure avec Spendesk !
.svg)