Le remboursement des notes de frais des salariés en déplacement professionnel peut vite devenir une procédure coûteuse et pénible si aucune solution n’est mise en place pour assurer un traitement rapide et efficace.
Dans cet article on fait le point sur les délais de remboursement à connaître.
L'employeur peut même se demander s'il est tenu de rembourser des frais dont les justificatifs lui parviennent 5 mois après le voyage... Découvrez quelles sont les obligations à respecter aussi bien côté du salarié que du côté de l'employeur.
Délai de remboursement des notes de frais (point de vue du salarié)
Une fois les justificatifs fournis par le salarié, les étapes nécessaires pour les valider sont nombreuses et peuvent prendre beaucoup de temps.
En moyenne, il faut 1 mois pour qu’un salarié obtienne un remboursement.
Sans compter le temps qu'il faut allouer pour remplir des formulaires de demande de remboursement. Une vraie partie de plaisir...
Délai de remboursement des notes de frais (point de vue de l’employeur)
Le rôle de l’employeur n’est pas de faire la course aux justificatifs. Il se doit alors de les rembourser dans un délai raisonnable une fois ces derniers remis, sans davantage de précision du côté de la loi.
L’employeur a la possibilité de rembourser les frais du salarié de deux manières :
- Au réel : le salarié se doit de fournir une note de frais indiquant la date de la dépense, sa nature, les éventuels convives et le montant total TTC. Il est alors remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.
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Au forfait : l’employeur peut aussi opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire. Il s’agit cependant d’une méthode généralement peu appréciée, car trop imprécise et peu flexible en cas d’imprévu.
Le casse-tête commence alors pour l’entreprise car le traitement nécessite de nombreuses interventions chronophages et coûteuses :
- Le manager doit valider les dépenses.
- Le comptable doit contrôler l’ensemble des justificatifs.
- La direction financière doit prendre en charge le remboursement.
Tâche à faible valeur ajoutée et contraignante au quotidien, les entreprises ne sont généralement pas satisfaites des procédures classiques de remboursement des notes de frais.
Pour palier à ces difficultés, des solutions SaaS telles que Spendesk permettent aux salariés de ne plus avancer de frais grâce à des moyens de paiement adaptés.
Et dans le cas où une note de frais est tout de même nécessaire, Spendesk, permet de les dématérialisée en quelques clics pour un bien meilleur suivi et un remboursement quasi instantané.
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