Décentraliser la gestion des dépenses sur site

Décentraliser la gestion des dépenses sur site

Laurence Kermorgant

Décentralisation de la gestion des dépenses dans chaque entité juridique

La croissance de l’entreprise passe souvent par la multiplication des points de vente, des agences ou filiales, en France et parfois à l’étranger. Pour vivre sereinement ce développement, adoptez une organisation et des outils adaptés à votre fonctionnement multisite. Nous déconseillons l’absence de pilotage structuré des dépenses afin d’éviter ses nombreuses conséquences néfastes.

Découvrez donc comment décentraliser la gestion des dépenses dans chaque entité juridique ou site, sans perdre la maîtrise au siège. Enfin, vous comprendrez pourquoi une solution applicative constitue l’outil idéal pour cette décentralisation organisée. 

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Sommaire :

1 - Absence de gestion structurée des dépenses en entreprise multisite : les conséquences

2 - Décentraliser la gestion des dépenses tout en conservant la maîtrise en central

3 - L’outil idéal pour décentraliser la gestion des dépenses des entités juridiques : Spendesk

1 - Absence de gestion structurée des dépenses en entreprise multisite : les conséquences

Imaginez le cauchemar que constituerait une kyrielle d’agences, de sites, voire de filiales internationales, sans aucune cohésion ou organisation digne d’un groupe ! Voici les inconvénients qui vous attendent avec une gestion totalement déstructurée de vos dépenses.

1.1 - Des achats et dépenses épars en local, sans politique d’entreprise

Dans un tel monde, chaque collaborateur se débrouille avec son responsable en agence, boutique ou magasin. Il ne dispose pas d’outils pratiques et fluides pour régler ses dépenses urgentes sur le Web ou auprès de fournisseurs en région. 

Il opère au mieux, sans détenir les compétences d’un acheteur. Il se fait parfois taper sur les doigts, car c’est trop cher. S’il existe un meilleur tarif auprès d’un autre fournisseur, il l’ignore souvent, isolé sur son site. Le groupe ou l’entreprise n’émet en effet aucune politique claire et écrite de dépenses. Le salarié ne connaît pas l’état d’avancement de sa note de frais dans le circuit de validation. C’est bien embêtant pour la gestion de ses finances. 

1.2 - Une gestion consolidée des dépenses des unités complexe à réaliser

Ce type de fonctionnement en matière de dépenses professionnelles rend complexe la vue consolidée des engagements et de la consommation de chaque ligne budgétaire. C’est difficile également de connaître rapidement les données par centre de coût, par nature de charges ou par pilote de budget. Souvent, les différentes filiales ou sites disposent d’outils informatiques divers qui ne communiquent pas entre eux. L’équipe finance ressemble alors à une armée de fourmis laborieuses. La consolidation des données financières constitue un investissement conséquent.

1.3 - Un processus et un suivi budgétaire disparates et complexes

Avec un pilotage des dépenses sans organisation groupe, comment voulez-vous mener à bien le processus budgétaire dans des délais acceptables ? Lorsque chaque magasin, dépôt ou restaurant construit seul son budget, comment obtenir aisément une vision globale pertinente ? Les contrôleurs de gestion perdent alors beaucoup de temps pour tenter de créer un reporting consolidé des dépenses réelles comparé au budget.

En outre, c’est le risque de disposer de données amalgamées disparates et consolidées à tort. Les activités qui présentent une gestion multisite exigent un minimum de règles en central tout en laissant de l’autonomie dans le fonctionnement local. 

1.4 - Des équipes régionales esseulées qui travaillent en silo

Poursuivons le déroulement de ce film noir. Imaginez le collaborateur sur le terrain. Il est seul, sans règles et sans échanges réguliers avec la hiérarchie ou les autres entités de l’entreprise. Chacun pense faire au mieux, avec les outils dont il dispose. Pourtant, souvent il perd du temps et manque de souplesse pour réaliser ses dépenses professionnelles

Ce type d’organisation multisite ne tire pas l’entreprise vers le haut même si chacun s’applique à donner le meilleur de lui-même. Inversement, l’émulation, le challenge et la communication autour d’outils digitalisés contribuent à améliorer la performance globale.   

1.5 - Une absence de benckmarking pour optimiser les coûts et processus

Comme évoqué, une organisation morcelée et disparate empêche de disposer d’une vision consolidée et rapide. C’est également compliqué de comparer les achats et dépenses entre les différents centres de coûts, magasins, agences, boutiques, etc. Pourtant, le benchmarking constitue un réel levier pour la performance des entreprises. S’en priver, c’est se couper d’une source d’information pertinente pour orienter la stratégie ou affiner le management des équipes.

2 - Décentraliser la gestion des dépenses tout en conservant la maîtrise en central

Alors, une entreprise multisite doit-elle mettre en place une organisation totalement centralisée ? Ou doit-elle plutôt opter pour la décentralisation des dépenses professionnelles ? L’idéal consiste à délocaliser la gestion tout en gardant le contrôle global. Voyons comment procéder.

2.1 - Caractéristiques d’une organisation efficiente pour une entreprise multisite

Par définition, l’entreprise qui dispose de plusieurs sites physiques crée de la distance entre ses collaborateurs. Ils ne se rencontrent pas souvent en vrai et ont besoin d’autonomie et de réactivité au quotidien. Comme pour le télétravail, l’existence d’outils communs et accessibles aisément de partout facilite les choses. 

La digitalisation des processus permet de réduire la distance et d’éviter de perdre du temps et des documents entre les sites et le siège. Une bonne communication des règles de fonctionnement en matière de dépenses professionnelles apporte du confort aux utilisateurs. Ils agissent de manière fluide et en toute autonomie sans crainte d’être hors des clous de l’entreprise.

2.2 - Les ressources humaines pour piloter les dépenses des différentes entités

Pour décentraliser la gestion des dépenses dans chaque entité dans tout le pays, sans perdre le contrôle, commencez par organiser les ressources humaines correctement.

2.2.1 - Les ressources humaines : les attributions en central

Si vous choisissez de piloter certaines catégories de dépenses en central, comme les frais de voyage à l’international, les abonnements SaaS ou les fournitures de bureau, désignez un acheteur groupe. Il fixe les règles et gère les contrats fournisseurs. L’autonomie locale existe, chacun pouvant dépenser avec les limites décidées par l’entreprise. 

Quant à la direction financière, elle pilote les flux de dépenses et d’achats sur le plan de la comptabilité générale et analytique. Elle définit avec la direction générale le niveau de dépenses autorisées notamment selon les moyens de paiement en local. Elle organise aussi le processus budgétaire en coordination avec les opérationnels du terrain.

2.2.2 - Les ressources humaines : les autorisations de dépenses sur les sites

Une gestion des dépenses décentralisée et multisite exige de fixer les niveaux et droits des collaborateurs en local. Vous apportez ainsi de l’autonomie de fonctionnement au quotidien, mais dans le cadre de règles précises. 

Définissez un plafond d’autorisation mensuel pour les dépenses de restaurant payables par carte de paiement physique nominative. Paramétrez la ou les personnes qui doivent valider les engagements de dépenses de chaque boutique ou magasin. Fixez les enveloppes budgétaires par centre de coût et nature de dépenses pour chaque agence ou filiale.

2.3 - Les outils pour une décentralisation des dépenses maîtrisée

Décentraliser la gestion des dépenses en permettant toutefois leur contrôle passe par l’implémentation d’outils pratiques et simples d’utilisation. Les collaborateurs sur site établissent des notes de frais, achètent sur le Web ou parfois auprès de fournisseurs locaux. 

2.3.1 - La gestion des notes de frais

Un des premiers outils d’administration des dépenses en local, c’est l’application qui permet la gestion digitalisée des notes de frais. Les collaborateurs basés dans les régions en France ou qui se déplacent dans les filiales étrangères prennent en photo leurs justificatifs. Ils les chargent sur l’outil en ligne qui sert aussi à établir les notes de frais. Ils obtiennent ensuite le remboursement rapide des dépenses professionnelles engagées. C’est mieux pour leurs finances personnelles.

Découvrez le témoignage de Telmo Vieira, RAF de Wild Code School, un organisme de formation en ligne qui utilise Spendesk. Les collaborateurs ont vite compris la valeur ajoutée de cette application et l’ont adoptée rapidement. 

2.3.2 - La gestion des dépenses décentralisées auprès de fournisseurs locaux

Grâce à des outils modernes et en ligne, les salariés achètent en complète autonomie auprès de fournisseurs régionaux dans toute la France. Les politiques de dépenses définies par le groupe ou l’entreprise se traduisent par un système de suivi des engagements. Chaque collaborateur autorisé à acheter émet un bon de commande interne. Dès la validation, il peut réaliser la dépense. Il suffit ensuite de télécharger la facture afin que le fournisseur soit réglé rapidement.    

2.3.3 - Le pilotage des achats sur le Web

Le troisième type de dépenses professionnelles que peut engager le collaborateur d’une filiale ou d’une entité n’importe où dans le pays, ce sont les achats sur le Web. Autrefois réservées au détenteur d’une carte bancaire sur le site, ces dépenses deviennent plus accessibles. Les cartes de paiement virtuelles nominatives à usage unique en sont un exemple. Le salarié réalise une demande d’achat et reçoit un code pour cette opération. 

2.3.4 - Les moyens de paiements pour fluidifier et responsabiliser les acheteurs des entités

À côté des cartes de paiement virtuelles pour les achats Web, optez aussi pour des cartes physiques nominatives paramétrées expressément pour le besoin de chaque collaborateur. Commercial ou technicien sur le terrain, laissez-lui une enveloppe mensuelle pour ses repas au restaurant. Libre à lui alors de gérer son budget avec sa carte connectée en toute autonomie.

3 - L’outil idéal pour décentraliser la gestion des dépenses des entités juridiques : Spendesk

Quel outil permet une telle gestion fluide et décentralisée des achats professionnels de vos collaborateurs ? Spendesk se veut la solution pour gérer les dépenses de toutes vos entités en France comme à l’étranger. Voici la manière dont fonctionne notre plateforme pour une gestion décentralisée.

3.1 - Spendesk, une plateforme unique aux multiples objectifs pour vos dépenses et achats

Spendesk, c’est une plateforme qui vous propose 7 outils en un seul. L’objectif reste toujours d’optimiser la gestion des dépenses professionnelles en un endroit unique sur le Cloud, accessible de tous les sites de l’entreprise. Nous offrons 3 solutions pour les paiements, par cartes, notes de frais ou factures fournisseurs. 

Nos services en ligne comprennent 4 processus différents tous utilisables dans les régions ou filiales. Vous disposez ainsi de circuits de validation, du bon de commande à l’approbation de la facture. Vous pilotez les budgets par entité, centre de coûts, commercial, site, etc. Vous accédez à des reportings variés et à l’automatisation de la précomptabilité des dépenses.

3.2 - La solution idéale pour gérer un budget de dépenses locales en toute autonomie

Décentraliser la gestion des dépenses dans chaque entité suppose de laisser la liberté d’acheter, mais avec certaines limites dans un souci de bonne gestion. La fonction budgétaire de l’outil Spendesk répond parfaitement à ce besoin. Tout bon de commande exige une imputation sur un centre de coût et une nature de dépenses. Des lignes budgétaires y sont raccrochées afin de suivre leur consommation dans le temps.

3.3 - Des facilités de paiement pour la décentralisation des dépenses sur sites

Chez Spendesk, nous nous soucions de faciliter la tâche des opérationnels sur le terrain et dans les filiales. Nous leur donnons les moyens de régler leurs dépenses aisément tout en encadrant le processus. Cartes physiques ou cartes virtuelles, vous avez le choix.

Le témoignage de Guillaume Tronel, RAF de Bobbies, entreprise parisienne dans le secteur de la maroquinerie, met en évidence un réel gain de flexibilité au quotidien. Avec Spendesk, les collaborateurs en boutique ont accédé à plus d’autonomie.

3.4 - Un pilotage des accès et des droits des utilisateurs en région ou par pays

Vous souhaitez décentraliser la gestion des dépenses dans chaque entité juridique ou établissement ? Spendesk vous offre toute une palette de critères pour paramétrer les droits des utilisateurs sur le terrain. L’autonomie et la décentralisation n’empêchent pas la définition de plafonds et d’autorisations. L’administrateur du compte a les pleins pouvoirs. Vous préférez une double validation des paiements ? C’est envisageable ! Selon le poste occupé, vous aimeriez fixer des règles différentes pour les notes de frais ? L’outil le permet aussi.

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Décentraliser la gestion des dépenses et en garder la maîtrise, c’est possible ! 

Pour faciliter la croissance de votre entreprise multientité dans les régions ou villes françaises comme à l’étranger, organisez la gestion décentralisée de vos dépenses. Fluidifier les processus pour les collaborateurs n’empêche pas de conserver un œil sur les engagements et les budgets. Avec Spendesk, vous disposez du meilleur outil pour optimiser votre organisation et satisfaire vos équipes. Découvrez notre offre pour ce type d’entreprise multisite

Gestion des dépenses
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Laurence Kermorgant

Laurence Kermorgant est rédactrice web SEO. Diplômée d'expertise comptable, Laurence a 30 ans d'expérience professionnelle dans les métiers de la banque, du commissariat aux comptes et de la finance d'entreprise. Elle a exercé principalement dans les secteurs de l'agroalimentaire et de la métallurgie, tant dans des PME françaises que des groupes anglo-saxons et américains.