Le coût caché de la gestion des notes de frais

Sonya Cerclet par Sonya Cerclet | 11 juillet, 2017
L'intégralité du processus de gestion des notes de frais représente un coût élevé pour les entreprises. Depuis le suivi des dépenses jusqu'au remboursement du salarié en passant par le traitement et l'enregistrement, l'opération coûte cher : aussi bien en coûts directs mais également en coût cachés. Les entreprises le sous-estiment bien souvent.

Qu'en est-il vraiment ? Combien vous coûte une note de frais ? Quelles sont les solutions qui existent pour pallier ce problème ?

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Les coûts directs d'une note de frais

La note de frais est coûteuse en soi car tout le monde dans l'entreprise est impliqué dans sa gestion et perd du temps (donc de l'argent) :
 
  • le salarié : il remplit la note de frais, réunit les justificatifs de paiement, transmet l'ensemble à son manager
  • le manager : il prend - ou perd même - du temps à valider et à vérifier chaque note de frais
  • le comptable vérifie les informations, vérifie les justificatifs, vérifie que toutes les preuves de paiement sont bien présentes et enregistre la note de frais
  • l'équipe finance enfin prend en charge le remboursement

Le coût caché de la gestion des notes de frais_1.pngLa gestion de la note de frais entraîne donc une perte de temps. Beaucoup de temps perdu même car selon une enquête réalisée par Lucca, une seule note de frais requiert au moins 30 jours de traitement !

  • J0  : le salarié remplit sa note de frais, pour une durée moyenne de 20 mn
  • J+3 : 3 jours après, il faut compter près de 10 mn au manager pour la valider
  • J+10 : la vérification, la saisie et l'enregistrement comptables interviennent déjà 10 jours après et nécessitent 10 min par note de frais

  • J+20 : l'ultime étape du contrôle et du remboursement se joue ainsi à plus de 3 semaines après le début de l'opération et prend au moins 10 min

Le traitement de A à Z d'une seule note de frais s'étale donc sur 20 jours pour une durée de 50 minutes en moyenne.

Imaginez qu'il y ait la moindre erreur dans le traitement (date erronée, montants inexacts...), dans ce cas l'opération prendra 18 minutes de plus. Selon l'Etude : HRS et la GBTA chiffrent le coût des notes de frais, on estime qu'il faut revoir une note de frais dans 1 cas sur 5.

Alors combien coûte concrètement l'opération ?

Ce temps passé revient à  27€ par note de frais pour l'entreprise en prenant d'une part le salaire moyen en France (2 225€ net) et d'autre part le nombre d'heures de travail annuel (1 646 heures). Ramenée à une autre échelle, l'opération peut coûter près de 500€ par mois pour une entreprise d'une centaine de collaborateurs.
 
Mais il n'y pas que les coûts directs, des coûts cachés et pourtant bien réels existent aussi.

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Les coûts cachés de la note de frais

Est-il vraiment nécessaire qu'un commercial passe autant de temps à traiter une note de frais ? Non bien entendu, et il s'agit pourtant d'une réalité. Un salarié a bien mieux à faire que perdre du temps sur une tâche qui n'est pas productive, et l'empêche de travailler sur d'autres projets à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise.
 

Et l'insatisfaction des employés est un autre coût caché. Une insatisfaction voire même une frustration car ils doivent avancer les sommes nécessaires pour mener à bien leur mission et attendre que l'employeur les rembourse. Une situation qui peut même les mettre en difficulté financière lorsque les dépenses représentent 25% à 30% du salaire. Et à être trop insatisfaits voire mécontents, le risque en trame est celui de la fraude à la fausse note de frais. Une fraude qui s'élève à près de 730€ par an et par employé.   

Comment faire pour réduire ces coûts ?

D'ordinaire, les entreprises s'attaquent à la partie visible de l'iceberg en cherchant à réduire les coûts directs : billets de train, nuits d'hôtel, repas... Mais en réalité, il serait bien plus efficace de :
 
  • tendre vers le zéro papier : en finir avec les justificatifs et notes de frais "papier" permet d'éviter les erreurs, d'accélérer tout le process et donc de diminuer drastiquement le temps passé
  • opter pour des outils digitaux afin de gérer une dépense, de régler les achats, de récupérer et de compiler les justificatifs et factures. Les solutions de Spendesk sont d'ailleurs idéales ;)

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Les notes de frais peuvent donc vite vous coûter très cher, en coûts directs comme en coûts cachés. Alors, au-delà du fait d'initier une vraie politique de dépense réfléchie et suivie par tous, vous doter des outils de gestion des dépenses s'impose vite comme une obligation. Vous donnerez alors à vos collaborateurs l'opportunité de consacrer leur temps à des tâches à forte valeur-ajoutée.

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TOPICS : Notes de frais

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