URSSAF et notes de frais : comment éviter le redressement

Les contrôleurs de l’URSSAF surveillent de très près la gestion des frais professionnels. La moindre petite erreur suffit à mettre votre entreprise dans leur viseur et jette la suspicion sur sa bonne gestion. Tour d’horizon de la réglementation en vigueur.

Toutes les entreprises peuvent subir, à n’importe quel moment, un contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs s’intéressent alors à toutes les dépenses de l’entreprise, dont les notes de frais, auxquelles ils portent une attention toute particulière. C’est un grand classique des contrôles, notamment pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent souvent, engagent des frais et génèrent donc de nombreuses notes de frais.

Les procédures à suivre sont strictes, et doivent être scrupuleusement respectées afin de justifier correctement l’ensemble des dépenses. Mais attention, les frais de repas, d’hébergement, et dépenses annexes ne sont pas soumis aux mêmes procédures, ni encadrées de la même manière !

Pour rappel sur la législation en vigueur, chaque note de frais doit être accompagnée d'un justificatif, sous peine de redressement fiscal.

Quelles sont les conditions du remboursement des frais professionnels ?

Qu’il s’agisse de frais de transport (billets d’avion, de train, etc.), d’hébergement, de télétravail ou de repas, l’entreprise est tenue de les rembourser en intégralité aux collaborateurs. Mais dans quelles limites ?

Frais de déplacement et frais d'hébergement

Dans le cadre d’un voyage d’affaire, les frais de déplacement et d’hébergement sont remboursés à condition que la distance entre le domicile du collaborateur et sa destination excède 50km (ou plus d'1h30 en transports en commun).

Si le collaborateur loue une voiture, il doit alors prendre à sa charge l’ensemble des frais tels que le carburant, le péage et la location bien entendu ! Dans le cas où il utilise son véhicule personnel pour des rendez-vous clients par exemple, des indemnités kilométriques doivent obligatoirement être mises en place dans l'entreprise, selon le barème établi par l’administration fiscale.

Frais de repas

Les frais de repas sont également pris en charge dans le cadre d’un déplacement. S'il organise un repas d'affaire, alors le collaborateur doit préciser le nom, le poste et le contact de chacun de ses convives.

Frais professionnels pour les télétravailleurs

Dans certaines structures, le télétravail est proposé par l'employeur. La loi impose dans ce cas à l'entreprise de prendre en charge une partie des sommes dépensées par le collaborateur. Par exemple il peut s'agir d'un pourcentage du loyer ou une partie du forfait internet & mobile.

Comment rembourser un collaborateur ?

Chaque collaborateur peut être indemnisé au réel, c’est-à-dire sur la base de justificatifs permettant leur remboursement intégral par l’entreprise. Autrement, il peut opter pour un remboursement au forfait, c’est-à-dire sur la base d’un forfait qui s'appuie sur un barème défini par l'URSSAF (chaque catégorie de dépense possède son barème spécifique).Quelle fiscalité pour les notes de frais ?

Le remboursement des frais réels engagés par l'employé de même que les montants forfaitaires sont exonérés du paiement de cotisations sociales. En effet, les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise. Enfin, le montant de la TVA est récupérable par l'entreprise, pour certains types de frais.

Côté collaborateur, le remboursement des frais professionnels n'est pas soumis au paiement de l'impôt sur le revenu.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

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Ne pas avoir de justificatif de dépense

Pour être remboursé, chaque dépense doit respecter les règles suivantes :

Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise
Elle doit être proportionnée en fonction de sa nature et des circonstances
Elle doit être dûment justifié à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable

Une note de frais dont le justificatif est égaré ne peut donner lieu à aucun remboursement. Sous peine de redressement fiscal et requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. L’absence de justificatif est le premier motif de redressement fiscal, véritable bagne pour les entreprises.

Dépasser la limite d’exonération de charges sociales

Tous les frais ne peuvent être remboursés en intégralité et il existe un plafond pour chacun d’eux. En effet, les frais remboursés au forfait sont exonérés de cotisations sociales, si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. Les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels en sont intégralement exonérés.

Choisir le mauvais mode de remboursement

Il faut savoir que le gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. L’ensemble de ses dépenses doivent être scrupuleusement justifiées et remboursées au réel. Les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l’administration fiscale. Se tromper de mode de remboursement est passible de redressement, même pour de faibles montants.

Avoir des dépenses jugées irraisonnables

Il s’agit d’une pratique qui n’échappe à aucun contrôleur fiscal. Si la quantité de repas offerts, ou si les montants engagés semblent trop importants par rapport au motif avancé, l’administration fiscale est libre de requalifier la dépense en avantage en nature. Si tel est le cas, les dépenses seront soumises à cotisations sociales pour l’entreprise.

Sachez par ailleurs que la fraude aux fausses notes de frais est bien plus répandue qu'il n'y paraît. Limiter, voire en finir avec la fraude permet donc de réduire les coûts et d'éviter les erreurs qui peuvent coûter très cher à l’entreprise.

Les notes de frais impliquent une gestion administrative et financière rigoureuse, et même complexe. Pour simplifier les processus de remboursement des frais professionnels, la mise en place d'une véritable politique de dépenses est la solution. Il s'agit d'imposer un plafond maximal par type de dépense. Utiliser des outils SaaS performants tels que Spendesk pour récupérer des justificatifs de paiement est nécessaire pour optimiser le processus et gérer les dépenses des équipes de manière idéale.