Contrôle URSSAF et notes de frais : tout savoir pour éviter le redressement

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 19 mars, 2018
Les contrôleurs de l’URSSAF surveillent de très près les frais professionnels. La moindre erreur suffit à mettre votre entreprise dans leur viseur et jette la suspicion sur sa bonne gestion. Tour d’horizon de la règlementation en vigueur.

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Toutes les entreprises peuvent subir, à n’importe quelle étape de leur existence, un contrôle de l’URSSAF. Les contrôleurs s’intéressent alors à toutes les dépenses de l’entreprise, dont les notes de frais, auxquelles ils portent une attention toute particulière. C’est un grand classique des contrôles, notamment pour les entreprises dont les salariés se déplacent souvent, engagent des frais et génèrent ainsi de nombreuses notes de frais. 
 
Les procédures à suivre sont strictes, et doivent être scrupuleusement respectées afin de justifier correctement l’ensemble des dépenses. Frais de repas, d’hébergement, et dépenses annexes ne sont pas soumises aux mêmes procédures, ni encadrées de la même manière.
 

Voici un rappel sur la législation en vigueur - tout ce qu’il faut savoir pour être en conformité avec l’administration fiscale et éviter de nombreux ennuis à votre entreprise.

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Quelles sont les conditions du remboursement des frais pro ?

Qu’il s’agisse de frais de transport (billets d’avion, de train, etc.), d’hébergement, de télétravail ou de repas, l’entreprise est tenue de les rembourser en intégralité aux salariés. Mais dans quelles limites ?
 
Dans le cadre d’un voyage d’affaire, les frais de déplacement et d’hébergement sont remboursés à condition que la distance entre le domicile du salarié et sa destination excède 50km et ne puisse être réalisée en moins d’une heure et demie grâce aux transports en commun.
 
Si l’employé loue une voiture, il doit prendre en considération l’ensemble des frais tels que le carburant, le péage d’autoroute, et la location bien entendu ! Dans le cas où le salarié utilise son véhicule personnel pour des rendez-vous clients par exemple, des indemnités kilométriques doivent obligatoirement être mises en place dans l'entreprise selon le barème établi par l’administration fiscale.
 
Les frais de repas sont également pris en charge dans le cadre d’un déplacement, et le salarié doit préciser le nom, le poste et le contact de chacun de ses convives si nécessaire.
 

Dans certaines structures, le télétravail est proposé par l'employeur. La loi impose dans ce cas de prendre en charge une partie des sommes dépensées par l'employé comme un pourcentage du loyer ou une partie du forfait internet et mobile par exemple.

Comment rembourser un salarié ?

Chaque salarié peut être indemnisé au réel, c’est-à-dire sur la base de justificatifs permettant leur remboursement intégral par l’entreprise. Autrement, il peut opter pour un remboursement au forfait, c’est-à-dire sur la base d’un forfait qui s'appuie sur un barème défini par l'URSSAF. Chaque catégorie de dépense possède son barème spécifique.

Quelle est la fiscalité des notes de frais ?

Le remboursement des frais réels engagés par l'employé de même que les montants forfaitaires sont exonérés du paiement de cotisations sociales par l'URSSAF. Les frais professionnels sont déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise. Enfin, le montant de la TVA est récupérable par l'entreprise, pour certains types de frais. 
 

Côté salarié, le remboursement des frais professionnels n'est pas soumis au paiement de l'impôt sur le revenu.

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

1. Une absence de justificatif :

Pour être remboursé, chaque frais doit respecter les règles suivantes :

  • Il doit être engagé dans l’intérêt de l’entreprise
  • Il doit être proportionné en fonction de sa nature et des circonstances 
  • Il doit être dûment justifié à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable

Une note de frais dont le justificatif est égaré ne peut donner lieu à aucun remboursement, sous peine de redressement fiscal et requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature. L’absence de justificatif est le premier motif de redressement fiscal, véritable bagne pour les entreprises.

2. Un dépassement de la limite d’exonération de charges sociales :

Tous les frais ne peuvent être remboursés en intégralité et il existe un plafond pour chacun d’eux. En effet, les frais remboursés au forfait sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. Les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels en sont intégralement exonérés.

3. Un mauvais mode de remboursement :

Le gérant d’une entreprise ne peut bénéficier d’aucun remboursement au forfait. L’ensemble de ses dépenses doivent être scrupuleusement justifiées et remboursées au réel. Les indemnités kilométriques sont soumises au barème de l’administration fiscale. Se tromper de mode de remboursement est passible de redressement, même pour de faibles montants.

4. Des frais jugés irraisonnables :

Il s’agit d’une pratique qui n’échappe à aucun contrôleur fiscal. Si la quantité de repas offerts, ou si les montants engagés semblent trop importants par rapport au motif avancé, l’administration fiscale est libre de requalifier la dépense en avantage en nature. Si tel est le cas, les dépenses seront soumises à cotisations sociales pour l’entreprise.
 

Sachez par ailleurs que la fraude aux fausses notes de frais est bien plus répandue qu'il n'y paraît. Limiter, voire en finir avec la fraude permet donc de réduire les coûts et d'éviter les erreurs qui peuvent coûter très cher à l’entreprise.


Les notes de frais impliquent une gestion administrative et financière rigoureuse et même complexe. Pour simplifier les processus de remboursement des frais professionnels, la mise en place d'une véritable politique de gestion imposant un plafond maximal par type de dépense est une bonne solution. Utiliser des outils SaaS performants tels que Spendesk pour récupérer des justificatifs de paiement est nécessaire pour optimiser le processus et gérer les dépenses des équipes de manière idéale.

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