Contract Management : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'utiliser au sein de sa DAF ?

Le Contract Management (ou gestion des contrats) est un atout précieux pour les équipes financières et comptables.

Elle permet aux professionnels de la finance de découvrir des opportunités cachées de revenus, de réduire les coûts, de garantir la conformité et atténuer les risques financiers liés aux contrats.

C'est pourquoi, l'adoption d'un logiciel de Contract Management doit être un focus pour les entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur.

Mais qu’appelle-t-on Contract Management ? Et comment fonctionne un logiciel de gestion des contrats ? Dans cet article, on répond à ces questions !

• Qu'est-ce que le Contract Management ?

• Qu’est-ce qu’un logiciel de Contract Management ?

• Comment la gestion contractuelle est-elle optimisée avec la technologie ?

• Pourquoi utiliser un outil de Contrat Management ?

Qu'est-ce que le Contract Management ?

Le Contract Management (ou la gestion de contrat, en bon français) nous vient tout droit des États-Unis.

Son objectif ? Permettre aux entreprises de maximiser les résultats contractuels tout en minimisant les risques juridiques et financiers.

Le Contract Management est le fruit de la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise.

Et pour cause : le contrat est un objet transverse, et au sein de l’entreprise, presque toutes les équipes sont concernées.

Les directions juridiques, les opérationnels - ressources humaines, achats, commerciaux... Mais aussi (et surtout) les directions financières, qui agissent sur les tarifs, sur la négociation des délais et des conditions de paiement.

En résumé, les équipes financières ont besoin de visibilité sur les contrats au quotidien. Un logiciel de Contract Management peut les aider précisément sur ce point.

Qu’est-ce qu’un logiciel de Contract Management ?

Les équipes financières ont besoin de connaître les informations contenues dans les contrats. Les logiciels de gestion des contrats facilitent l’accès à ces données.

Les CLM (pour Contract Lifecycle Management) sont des solutions clés en main qui permettent de créer, d’éditer, de collaborer sur les contrats, mais aussi d’assurer la bonne exécution des obligations contractuelles, comme le suivi des dates clés et les échéances de renouvellement.

Note : Hyperlex propose une solution de Contract Management capable d’analyser le contenu de n’importe quel contrat et d’en extraire les informations clé (clauses, dates, montants) grâce à l’intelligence artificielle. L'ensemble des contrats sont centralisés, sécurisés et peuvent être manipulés de manière électronique.

Comment la gestion contractuelle est-elle optimisée avec la technologie ?

Les CLM (comme Hyperlex) permettent d’automatiser la gestion des contrats grâce à la technologie.

Comment ? Grâce à des fonctionnalités intelligentes ! Et notamment celles-ci :

• Des workflow (aussi appelés circuits) de validation des contrats. Vous pouvez paramétrer des circuits de validation des contrats, en fonction d’un certain montant par exemple. Toutes les demandes d’approbation des contrats sont tracées et centralisées. Les contrats importants seront toujours validés par les personnes concernées.

• Un moteur de recherche intelligent. Par “intelligent”, on entend la capacité à extraire les informations clé de votre portefeuille de contrats comme les dates et les montants. Ainsi, si vous avez des questions sur les contrats, l’information est accessible en quelques clics.

• Des reportings & tableaux de bord. Vous profitez d'une vue à 360° sur l’activité contractuelle de l’entreprise.

• Des rappels automatiques d’échéances. Vous êtes notifiés à l’avance et automatiquement des dates de renouvellement de vos contrats, ce qui permet d’éviter de subir des reconductions tacites et permet de renégocier en temps et en heures les contrats qui vous intéressent.

• Un extrait des données clés des contrats sous Excel. Vous avez la possibilité de procéder à un export sous Excel, pour extraire rapidement les données clés du portefeuille contractuel (que l’intelligence artificielle reconnaît par elle-même). Il vous incombe ensuite de procéder à une analyse pour prendre les bonnes décisions.

Connaissez-vous le petit nom des technologies juridiques ? Le secteur du droit n’échappe pas à la vague déferlante de technologie. Après la fintech, l’assurtech, faites place à... La legaltech !

Vous l’aurez compris : les solutions de contract management accompagnent les professionnels de la finance au quotidien !

Pourquoi utiliser un outil de Contrat Management ?

La question est légitime. Généralement, les équipes financières et comptables investissent dans une solution juridique comme les CLM à partir d’une vingtaine de contrats à gérer chaque mois.

Au-delà de ce volume, on considère que répertorier et suivre ses contrats avec Excel ou Word n’est décidément plus pratique. Et qu’automatiser sa gestion contractuelle peut se révéler très utile.

Pour conclure, le Contract Management est un moyen simple et rentable d'améliorer les résultats de toute entreprise. Pour les directions financières, les solutions CLM permettent de valider les contrats 10 fois plus vite (qu’ils viennent du pôle achat, juridique, marketing, ou fournisseur) mais aussi, d’économiser plusieurs milliers d’euros par an sur les échéances, reconductions tacites ou clauses abusives.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’équipe d’Hyperlex !