Conseils d'experts pour des voyages d'affaires au top !
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Conseils d'experts pour des voyages d'affaires au top !

Juliette Hervé

Partir en déplacement professionnel peut parfois être source de stress et faire perdre beaucoup de temps sur son planning. Entre les réservations en amont, les rencontres sur place puis toutes les tâches au retour, il faut être particulièrement bien organisé. Des experts vous donnent les clés pour un voyage d’affaire au top, sans stress !

En amont du voyage - Un maître mot, l’anticipation

Vous avez décidé d’aller rencontrer un (ou des) client(s) directement dans leurs locaux ? Bonne idée, cela permettra de faire une plus forte impression. Mais attention, ne prévoyez de vous déplacer que si l’opportunité est véritablement intéressante. Ca ne sert à rien de dépenser votre budget d’équipe pour un deal que vous avez de trop grandes chances de perdre (ou si, mais c’est un sacré coup de poker !).

Une fois que votre ou vos rendez-vous commencent à s’organiser, il est temps de rassembler toutes les données sur vos clients et/ou prospects. “Chaque fois que je pars en déplacement professionnel, je vérifie toujours d’avoir toutes les informations sur les clients et prospects que je vais rencontrer.” nous dit Inès (Account Executive). Si plusieurs entretiens sont prévus, vous pouvez vous organiser comme Adrien (Account Manager) “Pour mes déplacements professionnels j’anticipe un maximum mes rendez-vous, je fais en sorte qu’ils soient tous proches géographiquement et d’avoir un endroit pour déjeuner dans le même coin.”.

En résumé, le plus simple c’est de faire comme Constance (Responsable Grands Comptes) et de “planifier tout moi-même, jusqu’à ma pause café.” Ca lui permet d’avoir “une vision claire de ma journée, qui me permet de gagner en efficacité et de faire face à l’imprévu en toute sérénité.”.

N’oubliez pas de réserver assez rapidement vos billets d’avion ou de train pour profiter de tarifs plus avantageux. Si vous ne souhaitez pas avancer les frais à votre entreprise, des solutions existent pour ça.

Pendant le voyage - Une règle, l’organisation

Le jour du départ approche, alors si vous partez vers une destination que vous ne connaissez pas bien, Antonio (Account Executive) vous conseille de “voir très large les horaires”, mais aussi “d’acheter la presse locale, pour toujours avoir un sujet de conversation”. Et si vous voyagez à l’étranger et avez du décalage horaire ? Faites comme Dimitri (VP) : “Quand je prends un vol long-courrier, je règle ma montre sur le nouveau créneau horaire dès le matin du départ pour m'adapter plus facilement au décalage horaire.”. Vous pouvez aussi gagner du temps, en prévoyant à l’avance votre trajet entre chez vous et le lieu de départ, en transports en commun ou en VTC.

Si vous prenez le train (ou êtes à l’aise pour travailler dans l’avion), pensez à bien charger vos téléphones et ordinateurs. Cela vous permettra de passer des appels prévus en amont et ne pas perdre de temps sur vos tâches habituelles.

Une fois sur place, il faut savoir trouver le bon rythme. Entre travail et temps perso, Benjamin (Responsable Grands Comptes) s’organise toujours de la même manière : “Pour un voyage d'affaires efficace, il faut savoir jongler entre travail et plaisir. Dans ma valise, je prends automatiquement une tenue de sport pour courir le matin avant d'attaquer une grosse journée. Je me renseigne également sur les activités sur place (musées, monuments...) pour m'octroyer une pause entre deux rendez-vous.”.

N’oubliez pas de profiter de ce déplacement pour rentabiliser aussi un maximum votre temps. Vous pouvez comme Adrien organiser des “déjeuners ou dîners pour inviter des clients et échanger avec eux sur leur utilisation de notre solution.”.

De retour de voyage - Un principe, la planification

Quand vous êtes sur le chemin du retour, c’est souvent le meilleur moment pour commencer vos rapports de déplacement. Comme Antonio qui s’occupe de “rédiger mes rapports pour gagner du temps une fois rentré au bureau.”. Parce qu’une fois de retour de ce genre de voyage, il y a plusieurs éléments :

  • Vous êtes fatigué
  • Vous êtes en retard sur vos tâches habituelles
  • Vous devez rédiger un compte rendu
  • Vous commencez le suivi avec votre ou vos rendez-vous

Il s’agit alors de ne pas se laisser déborder. Pensez à souffler, puis restez concentré sur une tâche à la fois.

Heureusement des outils existent pour vous aider tout au long de vos voyages d’affaire. Nous les avons regroupé dans cette infographie, ainsi que les témoignages de sales habitués des déplacements et nos 6 astuces pour un déplacement professionnel sans stress !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.