5 conseils pour bien accueillir (en télétravail) les nouveaux employés
Témoignages 6 min

5 conseils pour bien accueillir (en télétravail) les nouveaux employés

Raphaël Moutard

L'accueil des nouveaux employés est un exercice délicat pour les managers, peu importe la taille et la réputation de l’entreprise. Malheureusement, son importance est trop souvent sous-estimée...

Il faut pourtant avoir les bons réflexes et trouver des moyens originaux d’intégrer ces nouveaux employés à l’équipe, pour qu’ils gardent de ce moment le meilleur souvenir possible. Et ce même en télétravail !

Dans cet article je vais partager avec vous toutes mes astuces, mais aussi des exemples de ce que nous avons mis en place chez Spendesk.

Qui suis-je ?

Je m’appelle Raphaël et je suis Senior Manager au sein de l’équipe technique de Spendesk.

Depuis mon arrivée, nous sommes passés de 50 à plus de 200 employés chez Spendesk. J’ai donc eu la chance de former et accueillir dans mon équipe plusieurs de ces nouvelles recrues. Et pendant le confinement du COVID19, trois nouvelles personnes ont rejoint mon équipe.

Précédemment, j’ai travaillé chez Amazon pendant 5 ans, où j’ai fait partie de l'équipe qui a développé le programme "Bootcamp" (programme d’accueil du personnel technique d'Amazon).

Cinq astuces pour une intégration des nouveaux employés réussie (même en télétravail)

1. Soyez prêt !

Un de mes développeurs chez Spendesk m’a raconté qu’un jour il était arrivé pour un nouvel emploi dans une grande banque londonienne. Mais, à sa grande surprise, personne n’avait été prévenu de son arrivée et rien n’était prêt...

Des histoires comme ça, nous avons tous déjà entendu. Ce genre d'histoire où la personne arrive et il manque son badge, son ordinateur ou parfois même son bureau !

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Alors on peut penser (à tort) qu’à distance c’est plus simple, car il n’y a pas d’accueil "physique" et de poste de travail à préparer.

Mais au contraire, dans un mode 100% télétravail il faut être d’autant plus attentif au moindre détail !

Tout ce que vous avez l’habitude de faire pour accueillir "physiquement" vos nouveaux employés, doit pouvoir fonctionner tout aussi bien dans ce contexte.

Il faut que le nouveau salarié garde un bon souvenir de ses premières semaines, qu'il puisse également commencer sa formation rapidement et dans les meilleures conditions.

Faites donc en sorte de préparer votre équipe à son arrivée, qu’il ait bien tout son matériel, et puisse attaquer dès le premier jour.

Chez Spendesk, les nouveaux arrivent toujours par groupes toutes les deux semaines. Ce qui leurs permet de ne pas se sentir seuls et d’entamer la formation tous ensemble. En termes de logistique, c’est également plus pratiques pour l’entreprise.

2. Donnez de la structure !

Les premiers mois à un nouveau poste, on se sent toujours un peu perdu.

Entre la formation pour comprendre tout le fonctionnement de l’entreprise et les premiers projets à prendre en main, pas facile d’être à l’aise.

Mais vous, managers, pouvez simplifier le quotidien des nouvelles recrues !

En faisant en sorte de construire un processus bien structuré et en optimisant le temps alloué à la formation.

Par exemple, chez Spendesk nous utilisons un outil très simple pour structurer notre processus d’intégration : une checklist.

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Elle est personnelle et va guider le nouvel employé tout au long de ses premières semaines en listant :

  • Les ateliers auxquels il va participer.
  • Les personnes qu’il va rencontrer.
  • Les ressources à lire.
  • Les informations importantes.
  • Etc.

Mais attention, cette checklist n’est pas un outil de contrôle pour le manager. C’est bien une aide pour l’employé !

Parce que contrôler c’est bien, mais il faut aussi laisser l’employé être autonome. Et c’est le sujet de ma prochaine astuce.

Chez Spendesk, on attribu aussi un buddy (système de parrainage) à chaque nouvel arrivé. Son rôle est de l’accompagner dans ses premiers pas dans l’entreprise, puis au fur et à mesure, l’employé doit devenir de plus en plus indépendant, proactif, pour trouver de lui-même l’aide dont il peut avoir besoin.

3. Soyez présent, mais pas trop !

Votre mission, en tant que manager, est de faire en sorte que chaque nouvel employé soit rapidement prêt à prendre ses fonctions.

C’est donc tentant de le suivre de près, à chaque étape, et de l’inonder d’informations.

Mais surtout lorsque l’intégration à l’équipe se fait à distance, je pense qu’il est important de faire confiance et de lâcher du lest.

Vous ne pouvez pas tout contrôler !

La checklist dont nous parlions précédemment n’est pas pour vous, pour contrôler son avancée, mais bien pour aider l’employé à être autonome et à l’aise.

Alors laissez-le revenir vers vous quand il en a besoin.

Ce que je vous conseille de faire est de simplement prendre de ses nouvelles de temps en temps, de vous assurer qu’il a tout ce dont il peut avoir besoin.

4. Soyez empathique !

Être intégré à une nouvelle entreprise à distance, c’est particulier et pas forcément agréable pour le nouvel employé. Il y a la peur de se jeter un peu dans l’inconnu et de ne pas avoir de cadre.

Alors même si c’est un exercice particulier pour vous manager, ce n’est rien comparé à ce que vit le nouvel employé.

Parce qu’habituellement on arrive dans les locaux, on rencontre tout le monde, on découvre son bureau, son matériel, et pendant les premières semaines on construit ses repères.

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Nous sommes tous passé par là, alors souvenez-vous comment ça s'est passé pour vous. Comment les gens vous ont accueilli, ce que vous avez aimé, moins aimé, quelles étaient vos peurs, pour adapter votre manière de l’accueillir.

Montrez-lui que vous êtes présent, que vous comprenez que ce n’est pas optimal, mais que vous et votre équipe allez tout faire pour rendre son quotidien le plus simple possible.

Quand j'ai rejoint Amazon à Londres, il y avait 200 employés. Quand je suis parti, il y en avait 6 000. Puis j'ai rejoint Spendesk et je suis retourné dans une entreprise qui n'en comptait que 50 à l'époque. Se souvenir de ce que l'on ressent lors de ces transitions aide à créer de l'empathie.

5. Impliquez votre équipe !

Prenons une image qui s’applique particulièrement bien à l’intégration des nouvelles recrues : il faut tout un village pour élever un enfant.

Un enfant qui marche dans la rue va imiter les autres, et non pas seulement ses parents. Alors s’il voit des gens traverser au feu rouge, il finira par le faire, même si on lui a dit que c’est mal.

De la même manière, toute l’entreprise à un impact sur les nouveaux employés. Oui, le rôle du manager est primordial dans cette situation, mais il n’en est pas moins important pour le reste de l’équipe, qui doit montrer le bonne exemple et se rendre disponible.

Chaque salarié est responsable de l’intégration de chaque nouveau !

Chez Spendesk, tout le monde sait exactement par quel processus va passer chaque nouvel employé. Et ce processus sera le même qu’il rejoigne l’équipe commerciale, financière ou marketing.

Nous encourageons également nos employés à être proactifs et à échanger avec les nouveaux, au cours de petites discussions informelles. Par exemple, en télétravail, avec des “cafés virtuels”.

Un bon accueil des nouveaux employés n’est pas dû au hasard

Voici un dernier élément à méditer : pour être un bon manager, vous devez prendre le recrutement et l'accueil de ces salariés au sérieux.

Je sais que cela peut parfois sembler être la dernière de vos préoccupation et que "vous avez bien mieux à faire" !

Mais si vous embauchez ces personnes c'est parce que vous êtes convaincu qu'ils seront plus tard de très bons éléments pour l'entreprise. Alors au mieux vous les préparez à participer à l'aventure, au plus vite vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches.

D'après mon expérience, les managers qui se soucient véritablement du bien-être de leur équipe ont de bien meilleurs résultats. Et cela implique d'accueillir les nouveaux comme il se doit, avec le juste niveau de préparation, d’empathie et d’accompagnement.

Les bonnes habitudes se forgent dès les premiers mois. Alors prenez cette mission très au sérieux, car c’est avec le même sérieux que votre nouvel employé arrive dans l’entreprise.

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Raphaël Moutard

Raphaël Moutard is a Senior Engineering Manager at Spendesk, where he trains and leads teams of software engineers.