4 pistes pour construire une comptabilité fournisseur en béton armé

Qu'il s'agisse de procure-to-pay ou de mise en place d'un processus d'achat, la comptabilité fournisseur est au carrefour de toutes les dépenses d'une entreprise.

Plus une structure grandit, plus sa comptabilité fournisseur devient tentaculaire, pour finalement prendre un temps conséquent aux équipes finance. Comment y remédier ? Cette humble liste vise à vous donner quelques éléments de réponse.

Au sommaire :

1 - Quand une entreprise grandit, la comptabilité fournisseur fait de même
2 - Votre comptabilité fournisseur est-elle assez performante ?
3 - Avez-vous besoin d’un comptable dédié aux fournisseurs ?
4 - Pour faciliter sa comptabilité fournisseur, un arsenal complet au bout des doigts

1 - Quand une entreprise grandit, la comptabilité fournisseur fait de même

Dans une entreprise en pleine croissance, les dépenses se multiplient, les fournisseurs aussi, les données à référencer dans les comptes prennent un tournant labyrinthique.

Une telle évolution provoque donc systématiquement une charge de travail accrue pour les équipes financières. Celles-ci se retrouvent à devoir prendre en charge les circuits de validation de chaque équipe, pour retrouver les factures, les référencer correctement et procéder à des ordres de paiement sur des informations souvent incomplètes.

L'équipe comptabilité a en effet la charge de réunir et de répertorier toutes les relations de la structure avec ses fournisseurs. On peut notamment citer :

• Le traitement et la classification de chaque compte fournisseur

• La récolte et l'archivage des factures et des avoirs

• La gestion des différentes TVA applicables

• Les ordres de virement externes vers les fournisseurs

Si ces tâches prennent plus de temps que prévu, un effet papillon s'ensuit. Comme les factures prennent plus de temps à être récoltées, le rapprochement prend plus de temps, et la clôture de l'exercice comptable également.

Ce constat, bien qu'alarmant, n'est pas une fatalité !

2 - Votre comptabilité fournisseur est-elle assez performante ?

Le temps que prend la comptabilité fournisseur dans l'exercice des tâches des équipes finance constitue un facteur clé d'évaluation. Ses répercussions sur les autres tâches comptables constituent à la fois un défi et une opportunité pour la fonction finance.

Les questions fusent pour mieux définir les enjeux de la comptabilité fournisseurs : vaut-il mieux centraliser ses demandes auprès de grandes structures afin de mieux organiser les factures et s'assurer une continuité entre les données disponibles ? Combien de temps faut-il garder les factures ?

Quelles que soient les méthodes et réponses apportées, on pourra tomber d'accord sur le fait que disposer d'un outil unique pour gérer toutes ses factures et son répertoire de fournisseurs constitue un atout majeur pour les équipes financières.

Quelques critères permettent d'évaluer l'efficacité des tâches de comptabilité fournisseur pour savoir si, oui ou non, la gestion de la comptabilité fournisseur est efficace :

• Les équipes financières parviennent à récolter les justificatifs dans les temps ;

• Elles peuvent les retrouver facilement grâce à des outils ergonomiques ;

• La classification permet de catégoriser et d'attribuer pour chaque mouvement financier son centre de coût et les personnes qui s'y rattachent.

Grâce aux outils que nous allons vous présenter, un fait va alors vous apparaître clair. Si les équipes finance ne parviennent pas à boucler en quelques heures la récolte et l'archivage des données de facturation, il est peut-être temps de changer de méthode.

3 - Avez-vous besoin d’un comptable dédié aux fournisseurs ?

Tous ces éléments posent la question, faut-il disposer d'un comptable dédié à la gestion des comptes fournisseurs et des factures qui en découlent ?

Peut-être pas.

Peut-être vaut-il mieux permettre aux équipes financières de se concentrer sur les missions d'orientation financière ? Ces dernières constituent souvent parmi les plus gratifiantes pour les équipes comptables.

Communiquer avec les autres équipes pour mieux comprendre leurs besoins, proposer de nouveaux axes de développement de la structure, affiner la gestion du risque et fournir un travail de reporting analytique de pointe : ce n'est pas un monde idéal, c'est une question de choix.

Marvin, l'intelligence artificielle présente dans la plateforme de gestion de Spendesk, vous permet d'analyser et de répertorier automatiquement la plupart des factures, pour en extraire les informations synthétisées.

De même, grâce aux fonctionnalités de facturation fournisseur de Spendesk, les équipes finance peuvent synchroniser leurs banques avec l'outil, leur permettant de régler toutes les factures, et ce, directement depuis la plateforme.

L'automatisation des processus de traitement des factures fournisseur se situe ainsi au coeur de la valeur ajoutée apportée par Spendesk aux équipes finance. Suivre ses budget et ses factures devient alors l'affaire de quelques clics. Démonstration :

Grâce à ces premières pistes, il devient alors accessible et essentiel de donner aux équipes finance tous les moyens nécessaires pour améliorer le traitement des factures fournisseur. On peut ainsi imaginer une fonction financière décloisonnée, dont les missions décisionnelles prennent le pas sur les tâches manuelles et répétitives.

C'est en tout cas ce à quoi nous travaillons sans relâche !

4 - Pour faciliter sa comptabilité fournisseur, un arsenal complet au bout des doigts

Par où commencer ? Rendre les processus de traitement plus fluides et faciliter le travail des équipes financières, pour, à terme, l'automatiser le plus possible, constitue la voie générale. Lorsqu'on se dote d'un nouvel outil, son usage doit pouvoir être motivé par une intention de changement pour toute la structure, puisque les dépenses concernent l'ensemble de l'entreprise. Toutes ses équipes, toutes ses fonctions.

"Aujourd'hui, on a un meilleur suivi de qui fait quoi, car chaque collaborateur a un compte Spendesk et les managers doivent valider toute dépense. La comptabilité est en règle et récupère de vraies factures."
- Claire Hoden, trésorière chez Big Mamma

On peut donc identifier 5 étapes clés afin d'engager cette transformation :

• Faciliter l'envoi de factures, et proposer des options de récoltes aux équipes (par mail, sur la plateforme ou dans un système de messagerie automatisé) pour coller le plus possible à leurs pratiques ;

• Centraliser tout dans un seul et même écosystème compatible avec son outil de comptabilité de choix ;

• Régler la facture directement depuis sa plateforme de dépenses d'entreprise ;

• Instaurer un outil simple d'utilisation à toutes les équipes pour récolter les factures facilement, sans avoir à courir après les reçus ;

• Une fois en période de clôture, consulter, en quelques clics, l'ensemble des dépenses et des factures associées sur une période donnée.

Pour en savoir plus sur l'aide à la gestion des factures fournisseur proposée par Spendesk, le guide complet vous attend !