​Comptabilisation des notes de frais : mode d'emploi !

Le développement des activités de votre entreprise impose d’adopter la meilleure méthode de comptabilisation de vos notes de frais afin d’optimiser leur gestion et faciliter le travail de votre responsable administratif et financier.

Votre entreprise grandit, et vos salariés sont amenés à faire de plus en plus de déplacements professionnels. Après avoir défini une politique claire de gestion des notes de frais, leur inscription dans la comptabilité de l’entreprise constitue la deuxième étape primordiale à maitriser. Particulièrement fastidieuse et cruciale afin de respecter les obligations légales, il s’agit d’une étape délicate dont il est nécessaire de maitriser tous les aspects. Voici comment assurer la bonne continuité de la gestion de vos notes de frais tout au long du processus, jusqu’à leur l’intégration comptable et le remboursement du salarié.

I. Comment préparer au mieux la comptabilisation de vos notes de frais ?

Le plus souvent, l’entreprise fournit un modèle de déclaration de note de frais que l’employé est tenu de remplir avec l’ensemble des informations qui seront nécessaires pour son intégration comptable : date, montant, nom du prestataire, noms et postes des éventuels convives. L’employé doit impérativement joindre un justificatif de notes de frais afin que son employeur puisse prouver aux services fiscaux qu’il ne s’agit pas de rémunérations déguisées. Une note de frais sans justificatif ne peut donner lieu à aucun remboursement sans contrevenir à la loi en vigueur.

Cette étape est importante pour organiser les types de notes de frais entre elles et faciliter leur intégration comptable : déplacements, hébergement, restaurants, cadeaux, réceptions, etc. Classer les justificatifs par ordre chronologique permet aussi au responsable administratif et financier de retrouver facilement un justificatif lorsqu’il le souhaite.

II. Comment saisir la note de frais dans la comptabilité de votre entreprise ?

L’entreprise a le choix d’indemniser ses salariés de deux manières différentes : aux frais réels ou au forfait. Quelle que soit la méthode utilisée, l’enregistrement d’une note de frais se résume à l’ajout d’une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.

Cependant, toutes ne doivent pas être inscrites sur le même compte, et cela dépend de leur nature.

Voici les comptes adéquats selon chaque type de dépense :

• Les cadeaux offerts à des tiers doivent être inscrits au compte 6234 intitulé   « Cadeaux »

• Le compte 6251 « Voyages et déplacements » est destiné aux frais de transports quel que soit le mode de déplacement utilisé

• Les frais de logement et ceux de repas sont classés dans le compte 6256 intitulé « Missions »

• Un repas partagé avec des convives tels qu’un client doit être comptabilisé sur le compte 6257 « Réceptions »

• Le compte 647 « Autres charges sociales» est utilisé pour recueillir les frais de transport couvrant les trajets entre le domicile et le lieu de travail des salariés

• Les achats de documents nécessaires à l’entreprise tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles doivent être inscrites au compte 6181 intitulé « Document générale »

• Enfin, le compte 6064 est destiné aux fournitures administratives et autres matériels de bureau

Certains remboursements sont soumis en partie ou en totalité au paiement de cotisations sociales. La partie soumise au paiement doit être comptabilisée dans le compte 6414 intitulé « Indemnités et avantages divers ». La partie non concernée, si elle existe, peut être directement incluse dans les comptes détaillés ci-dessus en fonction de sa nature.

Afin d’obtenir un bilan équilibré, l’intégralité des remboursements à destination des salariés de l’entreprise doivent être inclus sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues ».

III. Comment rembourser les notes de frais à vos salariés ?

Les entreprises préfèrent généralement rembourser les salariés en créditant leur prochaine fiche de paie du montant nécessaire.

Dans certains cas, le remboursement peut être soumis au paiement de cotisations sociales. Le montant du remboursement est alors indiqué à la suite du montant brut du salaire, en haut du bulletin. Autrement, elle crédite la feuille de paie du montant net à rembourser en bas du bulletin.

La multitude des dépenses, que les salariés peuvent engager, et des supports existants, pour justifier une note de frais puis l’intégrer dans les logiciels comptables, alourdit considérablement la tâche des responsables administratifs et financiers.

De nos jours, des solutions SaaS telles que Spendesk vous permettent d’automatiser les écritures et de catégoriser automatiquement les dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.