Comptabilisation des notes de frais : passez à la vitesse supérieure !

Votre entreprise grandit, et vous voilà confronté(e) à une avalanche de notes de frais. Forcément, avec la hausse de l’activité, les déplacements et évènements se multiplient, alors les billets d’avion et nuits d’hôtel s’accumulent vite. Rapidement votre DAF tire la sonnette d’alarme : il est débordé, et rien n’est plus comme au début.

Entre gestion chronophage et rébarbative, il doit faire face aux commentaires des collaborateurs qui se plaignent de ne pas être remboursés assez vite.

Il est urgent de trouver une solution pour traiter et comptabiliser différemment vos notes de frais. Parce qu’aller plus vite et être plus efficace sont vos mots d’ordre. Mission impossible ? Certainement pas et nous allons vous le prouver !

Des réponses existent pour optimiser la comptabilisation de toutes vos notes de frais, alléger les missions du DAF et réduire les contraintes qui pèsent sur vos collaborateurs.

Qu’est-ce qu’une (bonne) note de frais ?

Avant même d’évoquer leur comptabilisation et leur remboursement, il est indispensable d’avoir les idées claires sur ce qu’est une bonne note de frais.

Une note de frais est un document justificatif qui liste une ou plusieurs dépenses engagées par un membre de votre entreprise au cours de vos activités, et dont il vous demande le remboursement. Toutes les charges concernées doivent être exclusivement alloués à des objectifs professionnels. S’il demande un remboursement, c’est parce qu’un salarié a effectué cette dépense avec son argent personnel évidemment !

A quoi ressemble une note de frais parfaite ?

Travailler sur la forme de la note de frais est déjà un premier pas vers la simplification des process pour tous les collaborateurs et l’équipe finance. Adopter un modèle clair et efficace constitue une première étape simple à franchir. Nombreuses sont les entreprises qui se contentent d’une simple facture précisant le montant, le lieu, la date et le libellé des dépenses. Et pourtant, il faudra davantage d’informations et de cadre pour apporter toutes les preuves nécessaires en cas de contrôle de l’administration fiscale.

• Frais de repas : Fournissez la version originale de votre note de repas de midi (addition ou ticket de caisse). Celle-ci doit bien indiquer la date, l’heure et le détails des produits ou services achetés pour obtenir une indemnité de repas. Si vous invitez des convives (clients, partenaires, etc.), il faudra alors conserver le nom, la fonction et l’entreprise de vos invités.

• Frais de transports : Le remboursement des frais de transport se fait en fournissant la facture de votre compagnie aérienne, société ferroviaire, de location de voiture et de péage d’autoroute. Par contre il est indispensable de justifier le caractère exclusivement professionnel de votre déplacement (voyages d’affaires ,etc.)

• Indemnités kilométriques : Commencez par transmettre votre carte grise à votre employeur, puis mentionnez le motif du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Le montant de votre remboursement dépend du barème kilométrique en vigueur.

• Frais d'hébergement : Pour donner lieu à un remboursement, il faut que votre déplacement se situe à plus de 50kms du domicile ou à plus d’1h30 en transports en commun. Le justificatif d’hébergement doit préciser le nombre de nuitées consommées, la totalité des frais occasionnés et un solde à payer égal à 0€.

• Autres frais : Ne perdez pas de vue que chaque dépense doit être associée à son justificatif_._ Dans la mesure du possible, privilégiez les reçus aux factures. Ils contiennent en général plus d’informations, et permettent de vérifier que les produits consommés ont bien été réglés.

Que faire d’une note de frais sans justificatif ?

Aujourd’hui, trop nombreuses sont les notes de frais sans justificatif, un vrai cauchemar pour l’équipe comptabilité et le DAF. Parce que sans justificatif, pas de remboursement possible.

Mais alors, imaginez seulement : vous partez en déplacement professionnel pendant 7 jours, et vous devez garder précieusement tous les justificatifs de frais. Combien en aurez-vous à la fin de la semaine ? Trop, c’est une certitude, et le risque d’en égarer est grand.

Que doit alors faire le DAF ? Rembourser l’argent avancé est formellement illégal, et est passible d’un redressement par l’URSSAF. Une solution est éventuellement de requalifier ces dépenses non justifiées en “avantage en nature” (même si cette option est loin d’être optimale). Mais certaines entreprises sont inflexibles : pas de justificatif, pas de remboursement. Le collaborateur peut donc rapidement se retrouver dans une situation délicate, surtout si les frais sont importants !

Plusieurs moyens existent heureusement pour rembourser malgré tout vos notes de frais sans justificatif :

• La chasse au trésor : cette technique consiste à recontacter chaque établissement pour obtenir un duplicata. Mais peu de certitude pour beaucoup de temps passé…

• Le remboursement forfaitaire : permet de profiter d’un montant maximum déterminé par l’entreprise avec un plafonnement spécifique par type de frais. Par contre en cas de dépassement, un justificatif est obligatoire.

• La déclaration sur l’honneur : à utiliser de manière occasionnelle. Elle doit préciser l’identité d’un associé ou d’un collaborateur, la nature et le montant précis des dépenses concernées.

• Supprimer purement et simplement les notes de frais ! Impossible ? Nous allons vous prouver le contraire.

Quelles sont les réglementations à respecter ?

Plutôt « au réel » ou « au forfait » ?

A vous de faire le choix du mode de remboursement qui vous convient le mieux. Cela va dépendre du type de frais engagés, de la récurrence, du délai de remboursement et de vos justificatifs.

Le remboursement au réel désigne l’indemnisation du collaborateur à hauteur de la totalité des frais engagés. Pour cela, il doit impérativement justifier chaque dépense !

Le remboursement au forfait consiste, lui, à appliquer les barèmes fiscaux prévus par l’URSSAF pour chaque type de frais. Chaque membre de l’entreprise sera toujours remboursé de la même somme, et est dispensé de fournir un justificatif. S’il dépense des sommes supérieures, l'excédent lui reviendra.

Analysons les avantages et inconvénients de chacun de ces modèles :

• Remboursement au réel :

  • Collaborateur : Remboursement intégral de toutes les sommes engagées par le collaborateur. Mais obligation de fournir tous les justificatifs.

  • Entreprise : Processus lourd et coûteux de traitement des notes de frais. Et faible maîtrise des dépenses en amont.

• Remboursement au forfait :

  • Collaborateur : Pas besoin de collecter des justificatifs pendant le déplacement. Il est toujours remboursé de la même somme, et connaît son budget. Par contre toute somme supérieure aux montants prévus par l’URSSAF ne pourra être remboursée sauf justificatif.

  • Entreprise : Doit toujours gérer les notes de frais, mais n’aura plus besoins des justificatifs. Le budget est facilement prévisible, gestion de vos ressources simplifiée et coûts plafonnés. Moins de lourdeur administrative, mais les notes de frais doivent toujours être traitées. Risque de fraude de la part du collaborateur qui est dispensé de justifier le détail et les circonstances de certaines dépenses

Finalement, il n’y a pas de bon ou de mauvais mode de remboursement. C’est surtout en fonction des règles applicables, de vos besoins et de vos habitudes. La solution idéale réside dans la subtile gestion de tous les barèmes de l’URSSAF. Plus facile à dire qu’à faire !

Comptabilisation : Quels doivent être vos points d’attention ?

La loi est stricte à de nombreux égards, et aucun écart n’est permis aux yeux de l’URSSAF. En particulier, veillez à ne jamais rembourser au forfait des dépenses qui n’ont pas lieu de l’être. Certaines personnes ne peuvent pas être remboursées au forfait :

• Les dirigeants travailleurs non salariés

• Les gérants minoritaires de SARL ou SELARL

• Les PDG de SA ou de SAS

Par contre, quel que soit leur emploi, tous les travailleurs salariés y ont droit.

Le gonflement abusif de notes de frais au réel demeure à la libre appréciation de votre expert-comptable et de l’administration fiscale (URSSAF). Cela peut dépendre du poste occupé par le collaborateur, de ses obligations professionnelles en termes de déplacements, de repas d’affaires au restaurant et autres dépenses. Par exemple, l’administration sera bien plus conciliante sur les dépenses d’un commercial ou business developer, que sur celles d’un agent d’accueil.

Essuyer quelques fraudes (ou tentatives) peut arriver dans de nombreuses entreprises, mais les sanctions encourues par le collaborateur sont lourdes et peuvent aller jusqu’au licenciement pour faute grave.

Comptabilisation des notes de frais

Aujourd’hui : chaque dépense est enregistrée dans votre logiciel comptable

Simple geste mécanisme, l’enregistrement d’une note de frais dans un logiciel d’informations comptables est une démarche chronophage, rébarbative, mais qui ne présente aucune difficulté. Par exemple :

• Tous les cadeaux offerts devront être passés comme une écriture au compte 6234

• Pour les frais de transports, préférez le compte 6251

• Pour le logement et les repas, il faudra utiliser le compte 6256

• Mais si vous invitez des convives, il s’agit de réceptions, et cela concerne donc le compte éponyme numéro 6257

• Tous les remboursements effectués aux collaborateurs doivent être affectés au compte « Personnel - rémunérations dues », soit le 421

Il est important de préciser que la TVA est déductible (compte 4456). Elle permet donc à l’entreprise d’en récupérer son montant et s’applique à tous les frais (à l’exception de certains cas, comme les nuits d’hôtel par exemple). Mais attention, aucun remboursement n’est possible sans un justificatif précis et complet !

Est-ce que vous savez combien coûte la comptabilisation d’une note de frais ? En moyenne, l’entreprise dépense 27€ par note de frais, essentiellement en raison du coût du travail et de la main d’oeuvre. Le tout avec un délai moyen de 30 jours de traitement. Ajoutez à cela le mécontentement du collaborateur, qui doit faire face au décalage de trésorerie, et celui du comptable croulant sous les piles de notes de frais.

Demain : des logiciels SaaS complets et innovants pour la gestion de vos notes de frais

Et pourquoi ne pas supprimer purement et simplement les notes de frais ? Vous en rêviez ? C’est désormais possible, grâce à l’apparition de nouvelles solutions en mode SaaS (Software as a Service) fonctionnant selon le principe d’un abonnement.

Par exemple, la solution SaaS de Spendesk offre aux entreprises une gamme d’instruments de paiement. Grâce à son espace de gestion online, il suffit de vous connecter pour traiter vos notes de frais dématérialisées, et libérer tous les collaborateurs de cette mission. Les personnes amenées à se déplacer sont toutes dotées d’une carte de paiement nominative pour les frais sur le terrain. Quant aux achats réalisées sur un site internet, rien de mieux qu’une carte virtuelle à usage unique, plafonnée et entièrement sécurisée.

Dites adieu aux cartes bancaires d’entreprise et aux notes de frais

Vous l’aurez compris, les solutions existent. Dites adieu aux cartes bancaires corporate qui transitent entre les collaborateurs, circulant au gré des déplacements professionnels de chacun. Spendesk permet de gérer vos frais, suivre vos dépenses et vous accompagne facilement et permet de contourner de nombreuses procédures pesantes au quotidien.

Saviez-vous que la conservation de tous les justificatifs papiers ne sera bientôt plus une obligation légale ? Raison de plus pour franchir le pas ! Dans un monde marqué par l’ouverture constante des marchés et un accroissement permanent de la concurrence, il ne faut pas se laisser distancer. Passez à la vitesse supérieure en utilisant Spendesk et bénéficiez d’un essai gratuit !