Comment Spendesk utilise Spendesk ? Les témoignages de nos 14 équipes.

Comment Spendesk utilise Spendesk ? Les témoignages de nos 14 équipes.

Juliette Hervé

Ce qui est pratique quand on vend un super produit, c’est qu’on en est toujours les premiers utilisateurs et ambassadeurs. Et chez Spendesk nous ne dérogeons pas à la règle !

Chaque Spendesker et chaque équipe utilise la plateforme à sa façon pour gérer ses dépenses professionnelles. Et nous en sommes tous convaincus : ce produit peut réellement révolutionner le quotidien de toutes les entreprises !

Dans cet article vous allez découvrir les témoignages de différents acteurs de Spendesk.

De notre CEO à l'équipe Marketing en passant par les Développeurs et l’équipe Finance, découvrez comment chacune de nos 14 équipes utilisent la plateforme en fonction de ses besoins spécifiques.

Sommaire :

Comment Rodolphe, notre CEO, utilise-t-il Spendesk ?

Comment l’équipe administrative utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Agnès, Directrice des Ressources Humaines
  2. Andreea, Office Manager
Comment l’équipe financière utilise-t-elle Spendesk ?
  1. Fabien, Directeur Administratif et Financier
  2. Eva, Comptable

Comment l’équipe Stratégie utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Morgan, Head of Strategy
  2. César, stagiaire Strategy

Comment l’équipe Service Client utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Vincent, Head of Customer Success
  2. Emilia, Customer Success Manager Allemagne

Comment l’équipe Data utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Alexandre, Head of Data
  2. Damien, Lead Data Engineer

Comment l’équipe Produit utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Elisabeth, Head of Product
  2. Clarisse, Senior Product Manager

Comment l’équipe Design Produit utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Bertrand, Lead Product Designer
  2. Louis-Victor, Product Designer

Comment l’équipe Technique utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Lucas, Head of Engineering
  2. Meri-Pier, Développeuse

Comment l’équipe Growth utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Jeremy, Head of Growth
  2. Lionel, Growth Engineer

Comment l’équipe Marketing utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Stephanie, Head of Marketing
  2. Faustine, Head of Community

Comment l’équipe Commerciale utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Nicolas, Directeur Commercial
  2. Sophie, Business Developer Royaume-Uni

Comment l’équipe Opérations utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Romain, Directeur des Opérations
  2. Baptiste, Head of Compliance

Comment l’équipe Recrutement utilise-t-elle Spendesk ?

  1. Domitille, Business Recruiter
  2. Mathilde, Senior Tech Recruiter

Comment notre CEO utilise-t-il Spendesk ?

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise quotidiennement Spendesk pour deux choses :

  1. La gestion de mes frais de déplacement (déjeuners clients, achats de billets d’avion, taxi, réservations d’hôtels, etc.) pour lesquels j’utilise ma carte physique Spendesk, des cartes virtuelles pour les achats en ligne ou le remboursement de frais quand j’ai dû payer avec un autre moyen de paiement.
  2. L’analyse des dépenses des équipes. Lorsque je veux comprendre une ligne de coût, je fais une recherche dans Spendesk pour retrouver la transaction correspondante, ainsi que son historique.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

La visibilité est importante pour moi. Et grâce à notre outil j’ai une vue complète sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise, catégorisées par nature, équipe, ou projet, avec un accès en quelques clics à tout l’historique du paiement.

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Du côté de mes frais de déplacement, Spendesk me fait gagner énormément de temps. Je n’ai plus à gérer toutes les demandes de remboursement, car tout est automatisé dans la plateforme.

Enfin je gagne aussi en sérénité, parce que je sais que nous avons un process clair, efficace et sous contrôle sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise. Je sais que chaque euro dépensé par l’entreprise est dépensé à bon escient, avec une transparence en temps réel sur la consommation de cash de l’entreprise.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Ma dernière dépense Spendesk, c'est le renouvellement de mon abonnement au club d’entrepreneurs Galion, que j’ai payé par carte virtuelle.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Clairement c’est le transfert de reçus à Marvin. Avec cette fonctionnalité je transfères toutes les factures que je reçois, puis notre OCR Marvin s’occupe de la réconciliation et de remplir pour moi les informations nécessaires à l’équipe financière pour traiter la facture.

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Comment l’équipe administrative utilise-t-elle Spendesk ?

Agnès, Directrice des Ressources Humaines

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Je soumets des factures, beaucoup de factures, pour tous les outils, les formations ou encore les prestations de type avocats, experts, etc.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avec Spendesk je gagne principalement du temps. Je me souviens que dans ma précédente entreprise je passais des heures à entrer manuellement les informations des factures que je recevais, ou demander des PO sur des systèmes où tu ne sais jamais quelle case remplir. Là c'est super simple et efficace, grâce à Marvin notamment !

Et je gagne aussi beaucoup en visibilité sur les budgets, dans la mesure où les coûts RH ne sont pas uniquement dépensés par l’équipe RH.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était un envoi de courrier avec Accusé de Réception sur le site de la poste, que j’ai acheté avec une carte virtuelle à usage unique.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Définitivement Marvin ! C’est tellement bien de ne pas avoir à renseigner les montants, numéros de facture, fournisseurs, etc. soi-même !

Andreea, Office Manager

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise Spendesk surtout pour les achats en ligne et le paiement de factures fournisseurs.

gestion-factures-fournisseurs-spendeskQuel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Je gagne énormément de temps !! En tant qu’Office Manager, mon quotidien est TRÈS chargé, je dois souvent courir à droite et à gauche, alors je n’ai pas de temps à perdre sur ces tâches administratives.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était une Surface Pro pour un nouvel arrivant, que j’ai acheté avec une carte virtuelle récurrente dédiée à l’onboarding des nouveaux Spendeskers, pour plus d’efficacité.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Sans aucune hésitation : Marvin !!

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Comment l’équipe financière utilise-t-elle Spendesk ?

Fabien, Directeur Administratif et Financier

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Avec Spendesk je contrôle les dépenses (suivi de ce qui est dépensé) et je soumets souvent des factures fournisseurs dans le logiciel. Puis j’ai également pour mission de valider les demandes d’achats et notes de frais qui représentent un montant important.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Je gagne surtout du temps parce que tout est dématérialisé et se fait en un clic. Par exemple je peux transférer mes justificatifs directement par mail et ils sont automatiquement reliés à la bonne dépense. J’aime aussi le fait que tout soit sur une même plateforme. En cas d'audit ou juste quand tu cherches quelque chose, c'est magique ! Et puis Spendesk me donne aussi le bon niveau de contrôle sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier paiement ça doit être pour Adobe Acrobat, un abonnement mensuel géré avec une carte virtuelle récurrente.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Celle que je trouve magique c'est la carte virtuelle justement, parce qu’en deux clics tu as une carte bancaire. C'est un rêve un peu de fabriquer de l'argent, non ?

Eva, Comptable

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Spendesk, c’est mon SEUL outil de gestion des dépenses professionnelles. Dedans, j’ai mon circuit de validation des dépenses, je peux faire ma codification comptable, je dématérialise mes pièces comptables, et je génère mes paiements en un seul clic.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avec Spendesk, j’ai beaucoup d’avantages :

  • Je débarrasse mon bureau du tas de factures à enregistrer. Il ne reste plus que mon mac, ma bouteille d’eau et mes petits écoliers sur le bureau. Rien d’autre !
  • Je diminue les litiges avec mes fournisseurs, car chaque facture a un temps de traitement deux fois plus court.
  • Je gagne du temps dans ma course aux dépenses par CB. Je sais qui fait quoi, quand, et je peux suspendre les moyens de paiements en un clic, sans avoir besoin de me rapprocher de ma banque et d’appeler un numéro surtaxé. Chaque employé est libre de faire ses achats, j’ai donc moins de paiements à générer, et je ne cours plus derrière des reçus manquants ! Spendesk gère déjà tout avec la fonctionnalité “Play By The Rules” qui bloque les cartes si le salarié a trop de reçus manquants.
  • Je divise par deux le temps pour préparer ma clôture mensuelle. Je passe donc plus de temps sur des tâches à forte valeur ajoutée, notamment les cut offs !
  • Je réduis le temps de traitement des notes de frais. Je les reçois en temps réel (et non 6 mois plus tard...), en dématérialisées, et déjà approuvées par le manager. J’ai donc mes dépenses sur le mois concerné, et je peux suivre le principe d’indépendance des exercices ! En plus, je rembourse les salariés en un clic.

remboursement-note-de-frais-spendeskQuel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat via Spendesk, c’est la facture d’honoraire d’un cabinet qui nous a aidé sur un dossier. Et pour ça j’ai utilisé notre module de gestion des factures fournisseurs.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Ma fonctionnalité préférée c’est “Play By The Rules” dont je parlais plus haut. Je devais sûrement être policière (ou contrôleuse des impôts) dans une autre vie. Et sinon, le fichier XML SEPA que j’exporte pour générer mes ordres de paiement dans notre interface bancaire est plutôt sympa aussi. Un vrai gain de temps !

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Comment l’équipe Stratégie utilise-t-elle Spendesk ?

Morgan, Head of Strategy

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise principalement Spendesk pour faire des achats en ligne. C’est vraiment beaucoup plus simple et je suis plus autonome.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Honnêtement, je gagne énormément de temps, et ça c’est un vrai plus !

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat c’est un livre sur Amazon que j’ai effectué avec une carte virtuelle à usage unique, pour que ce soit hyper simple, mais aussi sécurisé.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Sans aucune hésitation la fonctionnalité de récupération des justificatifs. C’est bien plus rapide que de soumettre une note de frais. Là je peux transférer mes factures et reçus directement via mail, ou me connecter à la plateforme pour les télécharger dans la plateforme en quelques clics.

César, stagiaire Strategy

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise Spendesk majoritairement pour faire des achats en ligne.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

C’est toujours rare en tant que stagiaire de pouvoir utiliser directement l’argent de l’entreprise. Donc c’est valorisant et ça me permet aussi de gagner du temps en faisant des mes achats professionnels de manière quasi-instantanée.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat était une liseuse Kindle sur Amazon, une petite récompense qui correspond à la politique des primes de cooptation de l’entreprise. J’ai utilisé une carte virtuelle à usage unique approuvée au préalable par Fabien, notre DAF.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Ma fonctionnalité préférée de Spendesk c’est le circuit de validation des dépenses. Il permet de comprendre rapidement combien je peux dépenser, qui va devoir valider au dessus d’un certain montant, etc. Je me sens alors plus responsable de mes achats, je sens que l’entreprise me fait confiance et je suis bien plus autonome.

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Comment l’équipe Service Client utilise-t-elle Spendesk ?

Vincent, Head of Customer Success

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Aujourd'hui j'ai deux usages principaux de Spendesk :

  1. Tout d'abord en tant que responsable d'équipe, Spendesk me permet de valider en un clic les demandes des personnes de mon équipe, quand cela dépasse les limites de leur budget.
  2. Également en tant qu'utilisateur, cela me permet d'engager des dépenses soit pour l'équipe, soit pour moi directement.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Tout d'abord, c’est un vrai gain de temps, notamment grâce à son application mobile qui me permet de prendre en photo les reçus des dépenses instantanément et de les faire scanner par notre robot Marvin, qui va pré-remplir les informations.

Je dirais ensuite que ça m'apporte de la visibilité en temps réel sur les dépenses de mon équipe, ce qui est très appréciable en tant que manager pour avoir une bonne visibilité sur son budget d’équipe.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat a été engagé suite à la mise en place par notre management d'un budget pour le bien-être des employés dans le contexte de confinement. J’ai acheté une application pour faire du sport, via une carte virtuelle (pour plus de sécurité).

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

J'adore notre robot Marvin qui lit les reçus et les pré-remplit pour moi. C'est un gain de temps considérable !

Emilia, Customer Success Manager Allemagne

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise Spendesk principalement pour les voyages d'affaires, quand je vais voir mes clients en Allemagne. J’utilise une carte virtuelle à usage unique pour prendre mes billets de train ou d’avion et pour mon hébergement (hôtel ou Airbnb). Puis quand je suis sur place, je paye mes repas avec ma carte physique Spendesk. Et vu qu’en Allemagne malheureusement souvent, la carte n’est pas acceptée, je fais des notes de frais pour être remboursée facilement.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Spendesk me fait gagner du temps. Je peux facilement payer par carte et prendre les reçus en photo tout de suite.

Je suis aussi beaucoup plus sereine parce j’ai une meilleure visibilité. Je sais ce que j’ai payé avec Spendesk, si j’ai déjà téléchargé mon reçu et quand est-ce que je serais remboursée si j'ai fait une note de frais.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

J’ai soumis une note de frais d’un taxi pour retourner à l’aéroport après un rendez-vous client, à Hambourg. Le taxi n’acceptait pas la carte et le rendez-vous a duré plus longtemps que prévu donc je ne pouvais pas prendre les transports en commun.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

J’adore l'expérience de payer avec ma carte physique, j’aime bien la petite notification qui me confirme que le paiement a fonctionné et qui m’invite à prendre le reçu en photo tout de suite avant que j’oublie de le faire !

En plus même si la photo n’est pas très bien prise, l’application centre et détoure le reçu pour qu’il soit le plus lisible possible pour notre équipe Finance.

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Comment l’équipe Data utilise-t-elle Spendesk ?

Alexandre, Head of Data

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Spendesk me sert surtout à payer les factures et abonnements aux différents outils nécessaires à l’équipe. De temps à autre je paye aussi avec Spendesk des déjeuners ou dîners d'équipe, pour favoriser la cohésion.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

J’ai vraiment plusieurs intérêts à utiliser notre solution. Je gagne du temps, de la visibilité et de la sérénité. Par exemple c’est super simple de transmettre une facture à l’équipe finance, je la télécharge sur la plateforme et ensuite je n’ai plus à m’en soucier, tout est géré automatiquement. Et je sais aussi que si j’ai besoin de faire le moindre achat, j’aurais forcément le bon moyen de paiement à disposition.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat sur Spendesk c’était le paiement d’une facture pour Looker, un de nos outils. Pour ça j’ai utilisé notre module de gestion des factures fournisseurs.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Ce sont clairement les cartes virtuelles récurrentes pour la gestion des abonnements. C’est tellement simple à utiliser !

Damien, Lead Data Engineer

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Deux choses principalement. D’abord j’y gère tous les outils qu’on utilise régulièrement avec l’équipe. Souvent ce sont des abonnements, dans ce cas là les cartes virtuelles récurrentes sont parfaites. Pour les très grosses dépenses (notre datalake par exemple) le paiement se fait via des factures, alors j’utilise notre module de gestion des factures fournisseurs et c’est top !

Ensuite, c’est tout bête, mais ce sont les déjeuners qu’on fait avec des candidats qu’on veut recruter, ou bien les cafés avec des personnes qui ont des retours d’expérience intéressants, etc.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Je gagne vraiment du temps et de la sérénité. Du temps car le temps de faire achat c’est seulement le temps de se poser la question si on veut/peut le faire, ou pas. Je ne dois pas passer du temps à me demander comment je vais le faire, si mon manager est disponible pour le faire, etc.

Concernant la sérénité, c’est pour plusieurs raisons. D’abord parce que je reste l’interlocuteur de mon fournisseur pour payer les factures, et que donc je n’ai plus à aller sans arrêt demander à la compta “Est-ce qu’ils ont bien reçu la facture ?”, “Quand est-ce qu’elle sera payée ?”, “Mais ils disent qu’ils ont toujours pas été payés, ils vont bloquer notre compte...”, etc.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était DBT, un outil pour transformer la donnée que j’A-DORE. Si Spendesk n’était pas dans le secteur de la fintech, mais dans celui de la data, on aurait voulu créer ça !!

Et c’est un abonnement mensuel, donc j’utilise une carte virtuelle récurrente.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

De manière générale, le principe des cartes virtuelles. Quand j’ai pu en faire en perso avec Revolut, j’étais aux anges. Alors appliqué au monde pro, c’est le paradis !!

creer-carte-virtuelle-achats-professionnels-spendeskIl y a notre module de gestion des factures fournisseurs aussi qui est géniale. Dans mon ancienne entreprise, ça m’est déjà arrivé de passer une dizaine d’heures juste pour une seule facture. Entre le fournisseur qui attend d’être payé, le manager qui ne valide pas à temps parce qu’il en a tout une pile, la commande qui est annulée parce que ça met trop de temps, la compta qui sait pas où elle en est, etc...Désormais, plus de soucis !

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Comment l’équipe Produit utilise-t-elle Spendesk ?

Elisabeth, Head of Product

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Mon utilisation de Spendesk est double. En tant qu’employée, je procède souvent à des dépenses de toutes sortes (en ligne, en déplacement, ainsi que des factures de fournisseurs et prestataires). J’utilise donc régulièrement tous les moyens de paiement disponibles sur Spendesk. Puis, en tant que manager, je contrôle et valide les dépenses faites par les membres de mon équipe.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avec Spendesk je gagne beaucoup de temps et pas mal de la visibilité aussi sur le budget de l’équipe et les achats de chacun !

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

La période de Covid et une certaine rationalisation des coûts obligent, j’ai récemment transformé notre abonnement ProductBoard mensuel à un abonnement annuel. La facture, soumise cette année sur notre module de gestion de factures fournisseurs, a donc été payée via un virement bancaire déclenché par notre comptable.

L’an prochain, comme nous gèrerons les abonnements non mensuels (trimestriels et annuels notamment) dans Spendesk, je pourrai transférer l'abonnement sur une carte virtuelle et être ainsi encore plus indépendante dans le pilotage des dépenses de mon équipe.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Déformation professionnelle, j’aime les fonctionnalités qui s’intègrent naturellement dans le quotidien des utilisateurs. En tant qu’employée, je trouve la génération de carte virtuelle sous toutes ses formes (desktop, mobile ou via l’extension Chrome) très pratique et elle fait toujours son petit effet.

En tant que manager, l’intégration Slack j'adore ! Elle me permet d’être notifiée instantanément des demandes de dépense et de pouvoir les valider en deux secondes directement via Slack. Ça change vraiment la vie. Je peux le faire entre deux réunions, dans le métro ou même au bord de la piscine, sans faire attendre le demandeur.

Clarisse, Senior Product Manager

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Je fais quelques dépenses par carte physique lors de repas ou café d'équipe, puis quelques dépenses par cartes virtuelles à usage unique. J'ai également un abonnement à Jira depuis plus d'un an sur une carte virtuelle récurrente.

Jira est un outil primordial pour l'équipe Produit et Technique, grâce auquel on organise nos sprints de 2 semaines (donc préparation de notre travail, suivi quotidien de nos tâches, suivi des bugs etc).

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Pour les dépenses terrain je gagne en practicité et en temps, parce que je n’ai pas à avancer mon propre argent ni faire de notes de frais. Et avec l'application mobile, qui est top, je peux uploader mes justificatifs en quelques clics.

Pour l'abonnement Jira, c'est surtout un sentiment de sécurité de savoir que c'est géré depuis Spendesk. Tous les mois Jira m'envoie un email quelques jours avant le prélèvement pour me dire à combien s'élève l'abonnement mensuel. Ce qui me permet en quelques clics d’augmenter le budget de la carte d'abonnement. Comme ça, pas de risque que le paiement échoue.

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Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était mon paiement mensuel pour Jira avec la carte virtuelle récurrente !

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Sans hésiter, c’est l'application mobile, et plus particulièrement la génération de carte virtuelle, qui donne un effet "wow" très satisfaisant lorsque la carte se génère. C’est super pratique de jongler entre l'appli Spendesk et l'appli Amazon, de manière aussi fluide.

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Comment l’équipe Design Produit utilise-t-elle Spendesk ?

Bertrand, Lead Product Designer

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Je m'en sers principalement pour gérer et payer les outils de l’équipe Design (Figma, Whimsical, Dribbble etc.) mais aussi pour des achats ponctuels liés à des événements au sein de l’équipe (déjeuner team building, café 1:1s, etc).

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

D’un côté je me sens beaucoup plus libre, parce que je suis 100% autonome sur mes abonnements et sur 90% de mes dépenses ponctuelles (qui ne nécessitent pas d'approbation de mon manager).

De l’autre côté je gagne aussi beaucoup de temps. Une fois mes abonnements en place j'ai simplement à transférer les factures par email à Marvin ou à prendre en photo la facture pour des achats par carte physique. Ça me prend littéralement 30 secondes à la fin d'un repas ou café.

Quel est ton dernier achat via Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

En dehors des abonnements que je gère, mon dernier achat à été l'impression d'une carte postale sur mesure qu'on a envoyé à un utilisateur pour le remercier. Il nous avait fait de super retours pour améliorer l'interface.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

J'en ai deux ! La première c'est le fait de pouvoir transférer les factures à Marvin et qu'il joint automatiquement à mes dépenses sans justificatifs. Et l'autre, je ne m'en sers pas personnellement, mais c'est Autocat, qui permet la catégorisation automatique des comptes de charges et fait gagner un temps fou aux équipes finances, en évitant les erreurs manuelles.

Louis-Victor, Product Designer

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Avec Spendesk je fais surtout des achats ponctuels. Par exemple de livres, de matériel informatique ou pour des événements de team building.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Spendesk m’offre plus de liberté et d'autonomie pour ces achats ponctuels, mais aussi du temps parce qu’une fois le reçu téléchargé dans la plateforme je n’ai plus rien à faire. Il est directement transmis à l’équipe finance. Et j’ai également plus de contrôle sur mes abonnements.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était un gâteau d’anniversaire pour l’anniversaire d’un collègue, Tom. Gâteau que j’ai acheté avec ma carte physique Spendesk.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Je dirais que c’est la carte virtuelle à usage unique, et toute la manière dont elle est générée automatiquement. C’est assez cool !

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Comment l’équipe Technique utilise-t-elle Spendesk ?

Lucas, Head of Engineering

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Avec Spendesk je paye des factures pour les freelances et autres prestataires de services qu’on utilise pour certaines missions, par carte ou virement. J’ai aussi pour mission, en tant que responsable d’équipe, de valider les dépenses de mon équipe.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

L’intérêt pour moi c’est de gagner du temps, sur mes dépenses en ligne par carte virtuelle par exemple. Parce que ça me prend littéralement 2 minutes d'en générer une depuis la plateforme. Aussi, je n'ai pas à me soucier de l’augmentation potentielle du coût d’un abonnement. Si c’est le cas, le paiement sera bloquer et je serai prévenu tout de suite pour faire la modification.

Ce qui est génial également, c’est que ça permet à mon équipe d'être autonome sur leurs achats, et je peux quand même tout suivre car toutes les dépenses de mon équipes sont centralisées.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Deux prestations de Développeurs QA (test techniques avant la mise en production publique de notre logiciel) freelances. Pour cela, j’ai utilisé notre module de gestion de factures fournisseurs. Après validation de l’équipe Finance, mes prestataires ont bien été payés par virement en temps et en heure, j’ai reçu bien reçu une notification !

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Le nouveau système “Play By The Rules” qui me permet de voir tout de suite quels justificatifs sont manquants et urgents pour l’équipe Finance. Avant je devais chercher dans les filtres et ça me prenait plusieurs minutes.

Meri-Pier, Développeuse

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise principalement les cartes virtuelles à usage unique de Spendesk pour mes achats en ligne et parfois aussi, rarement, pour faire des notes de frais.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

En tant que salarié l’intérêt principal c’est le gain de temps. En général, quand j’ai un achat à faire en ligne, ça ne me prend pas plus de 10 minutes. J’ai juste à faire une demande de carte virtuelle, mettre les informations d’achat, envoyer pour validation (au dessus d’un certain montant) et générer la carte une fois validée. Je n’ai plus ensuite qu’à valider mon paiement et joindre mon justificatif d’achat dans la plateforme. C’est franchement super pratique !

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Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat à été d’ajouter une licence sur notre outil TablePlus, un outil de gestion de base de données qu’on utilise dans l’équipe Technique. J’ai mis à jour la carte virtuelle récurrente reliée à l’abonnement.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Avant c’était Marvin, notre robot/IA qui réconcilie automatiquement les reçus avec les bons paiements. Mais depuis qu’on peut générer des cartes virtuelles depuis l’application mobile, c’est définitivement celle-là que je préfère. Ça rend mes achats en ligne encore plus simples !

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Comment l’équipe Growth utilise-t-elle Spendesk ?

Jeremy, Head of Growth

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Dans l’équipe Growth on lance énormément de projets. Notre rôle est de tester des idées. On a donc souvent besoin d’utiliser de nouvelles solutions ou nouveaux outils. Donc la majorité du temps, sur Spendesk je valide les demandes d’achat des membres de l’équipe Growth et contrôle que la dépense est vraiment utile.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avant Spendesk, je travaillais dans une équipe marketing où je pouvais passer jusqu’à 2 jours avant de pouvoir finir l’inscription à un service/outil. Le temps que le DAF soit disponible, me donne les numéros de carte et que je puisse débloquer un outil ou une campagne Facebook Ads...

La deuxième valeur pour moi, c’est en fin de mois. Je me souviens avoir passé un temps fou à chercher dans mes e-mails pour retrouver toutes mes factures et les mettre dans un Google Drive pour l'envoyer ensuite au comptable. Aujourd’hui j’ai juste à transférer mes e-mails à Spendesk et ma facture est automatiquement réconciliée à la bonne dépense, en temps réel !

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était un billet d’avion acheté avec une carte virtuelle à usage unique, pour me rendre dans nos bureaux à San Francisco.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

C’est la validation des dépenses via Slack, sans hésiter ! C’est vraiment super simple et tellement plus rapide.

Lionel, Growth Engineer

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Mon utilisation principale de Spendesk c’est de payer les abonnements de SaaS tech comme Github ou Netlify. J’apprécie énormément l’autonomie que l’on me donne sur le choix et l’implémentation d’outils dans le cadre de mon travail et Spendesk est vraiment la pièce maîtresse de cela. Une politique favorisant l’autonomie concernant les paiements d’entreprise ne peut fonctionner sans un tel outil.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Sans Spendesk, je perdrais beaucoup de temps à valider ma demande de paiement, chercher la carte bancaire de l'entreprise et envoyer mes factures à la comptabilité. Et pour éviter cette perte de temps, j’abandonnerais certainement l'implémentation de nouveaux outils pour mes besoins. Je me contenterais de solutions gratuites et limitées ou pré-existantes et pas adaptées. Au final, ce serait donc ma productivité et mon autonomie qui en pâtiraient !

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat est un abonnement de 7,99€ par mois à l’application Koober qui propose des résumés des livres les plus populaires. Pendant le confinement, Spendesk nous remboursait une application ou un abonnement de “bien-être” tous les mois pour nous aider à rester en pleine forme. J’ai donc utilisé une carte virtuelle récurrente, qui est rechargée chaque mois avec le montant exact pour éviter tout dépassement ou fraude.

Fun fact: J’ai aussi eu l’occasion d’effectuer un don au nom de Spendesk pour Nuxt.js, le framework open-source que l’on utilise pour notre site. Alors que ce type d’action prend généralement beaucoup de temps, grâce à Spendesk j’ai pu faire valider ma demande, payer et attacher ma facture en 30 minutes seulement.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Ma fonctionnalité préférée est clairement le transfert des justificatifs à notre IA Marvin. Il me permet d’automatiser l’envoi des factures de mes outils à Spendesk pour archivage. Une règle de forward automatique dans Gmail et le tour est joué !

Avant j’avais l’habitude de prendre plusieurs heures chaque début de mois pour aller récupérer et envoyer chaque facture à la comptabilité. Désormais je suis bien content de pouvoir mettre ces heures au profit de tâches plus utiles.

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Comment l’équipe Marketing utilise-t-elle Spendesk ?

Stephanie, Head of Marketing

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’ai trois rôles différents dans Spendesk. En tant qu’employé, en tant que manager et en tant que responsable de budget.

Au quotidien, je valide les achats de mon équipe et je fais mes propres achats. Puis à la fin du mois, je regarde comment nous avons utilisé notre budget et je fais un point avec l’équipe finance pour voir comment nous pouvons optimiser les budgets.

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Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Pour moi, les deux principaux atouts de Spendesk sont le gain de temps et la facilité d’utilisation. Spendesk m’a permis de réduire drastiquement le temps que je passais précédemment sur les tâches administratives liées à la gestion des budgets. Désormais je peux en un clin d’oeil suivre les achats de mon équipe parce que tout est intégré dans la plateforme.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

J’ai payé avec notre module de gestion des factures fournisseurs la facture de l’agence qui travaille sur notre nouvelle vidéo promotionnelle.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

L’intégration Slack, parce que franchement Slack est complètement intégré à notre quotidien. Alors ça rend les choses suuuuper simples ! Je peux approuver les dépenses de mes collaborateurs, ou leur poser des questions suite à leurs demandes.

Faustine, Head of Community

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

J’utilise Spendesk pour gérer mes abonnements comme Mailchimp ou Mixmax par exemple, mais aussi et surtout pour la gestion des événements que j’organise avec CFO Connect.

Je vais acheter des petits cadeaux pour les invités ou bien réserver mes billets d’avion pour aller à Londres, Berlin, Barcelone ou encore Amsterdam avec les cartes virtuelles par exemple. Et pour les prestataires, traiteurs ou locations de lieux, je soumets leurs factures avec le module de gestion des factures fournisseurs.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Efficacité & Simplicité — Je fais mes achats en moins de 10 minutes (demande, achat et transmission du justificatif inclus) et en quelques clics seulement !

Quel est ton dernier achat via Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Alors ce n’est pas mon dernier achat, mais j’ai récemment acheté une gym ball, pour remplacer mon siège classique. Comme ça je n’ai pas mal au dos !

Ça fait quelques jaloux, je ne la retrouve pas toujours derrière mon bureau... Et je l’ai acheté avec une carte virtuelle à usage unique bien sûr !

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Pas facile de choisir, mais je dirais la génération de cartes virtuelles et le module de gestion des factures fournisseurs. Ils sont intuitifs et fluides, tout ce que j’aime !

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Comment l’équipe Commerciale utilise-t-elle Spendesk ?

Nicolas, Directeur Commercial

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

En tant que Directeur Commercial, j’utilise Spendesk dans plusieurs situations. Déjà je gère les abonnements aux outils de toute l’équipe commerciale avec les cartes virtuelles récurrentes.

Pour mes déplacements professionnels, j’utilise les cartes virtuelles à usage unique pour les achats en ligne, puis ma carte physique pour les achats sur le terrain.

Enfin la fonctionnalité Gestion des factures fournisseurs m’est aussi très utile pour transmettre les factures de nos différents prestataires (agence de recrutement, conférences, etc).

En tant que responsable d’équipe, je m’occupe également de valider les dépenses des commerciaux et de suivre le budget attribué à notre équipe.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Comme j’utilise vraiment toute la plateforme Spendesk, l’intérêt je le vois clairement. Je gagne du temps déjà sur toutes les tâches administratives en lien avec mes dépenses personnelles et celles de mon équipe. Puis Spendesk m’aide à avoir un maximum de visibilité sur le budget et nos prévisions sur l’année, par pays en temps réel, pour faire rapidement des ajustements si besoin.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat avec Spendesk, c’était une licence Zoom professionnelle, achetée avec une carte virtuelle.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Ma fonctionnalité préférée c’est celle de la gestion des équipes qui me permet en un clin d’oeil de suivre l’ensemble des transactions et dépenses de mon équipe, par pays. Et grâce à cette fonctionnalité, mes commerciaux sont plus autonomes dans leurs achats.

Sophie, Business Developer Royaume-Uni

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

En tant que Business Developer UK basée à Paris, j’utilise Spendesk quand j’ai des déplacements entre Paris et Londres pour voir des clients. J’utilise des cartes virtuelles pour acheter mes billets de train et réserver les hôtels, puis ma carte physique pour les dépenses sur le terrain, comme le café d’avant rendez-vous, absolument primordial !

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Pour moi, le principal avantage de Spendesk c’est sa simplicité d’utilisation lorsque j’ai une dépense professionnelle à faire. Je n’ai plus besoin de garder tous mes reçus de voyages d’affaires dans mon portefeuille jusqu’à la fin du mois. Désormais je peux les prendre directement en photo via l’application mobile et “my job is done” !

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat avec Spendesk c’était pendant le confinement. Notre équipe RH avait mis à disposition un budget “bien-être” de 25€ par mois confiné pour nous aider à mieux vivre ce moment. Alors j’ai utilisé cet argent via une carte virtuelle pour acheter des pinceaux, de la peinture et une toile pour faire parler mon âme d’artiste !

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

Je pense que ce sont les cartes virtuelles à usage unique, qui sont franchement top ! Avant de rejoindre Spendesk je ne savais même pas que c’était possible d’utiliser ce genre de carte. C’est hyper intuitif, moderne et ça donne vraiment un effet “wahou” quand on en parle à nos prospects.

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Comment l’équipe Opérations utilise-t-elle Spendesk ?

Romain, Directeur des Opérations

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Dans Spendesk, je m’occupe principalement de suivre les coûts des abonnements de l’entreprise. Je peux également suivre le budget de mon équipe, en temps réel et avec précision.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Ce que j’aime c’est la transparence que Spendesk m’apporte sur les dépenses de mes équipes. Et aussi le fait que mon équipe est responsabilisée sur la gestion de son budget.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

La dernière chose que j’ai acheté via Spendesk c’est le livre “Holacracy” pour une session de formation de mon équipe. Livre que j’ai acheté avec une carte virtuelle générée depuis l’application mobile.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

C’est la fonctionnalité de transfert de justificatifs par email qui est vraiment très pratique et me fait gagner beaucoup de temps. Quand je reçois le justificatif d’un achat par mail, je peux directement le transférer à Marvin, notre bot, et il va s’occuper de faire la réconciliation automatiquement avec la bonne dépense.

Baptiste, Head of Compliance

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Spendesk me sert surtout à acheter des KBIS avec des cartes virtuelles, puis aussi quelques abonnements à des outils. Et de temps en temps j’utilise notre module de gestion des factures fournisseurs pour des factures de freelancers, qui travaillent sur la traduction de documents légaux par exemple.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

C’est surtout un véritable gain de temps et d’efficacité pour moi Spendesk. Je fais des tout petits achats, très régulièrement, et ce serait un enfer de courir après la carte bancaire de l’entreprise tous les quatre matins. Là je suis autonome et ça me permet d’être plus productif.

Ce que j’aime aussi c’est que je n’ai plus besoin d’avancer d’argent de ma poche, de faire des notes de frais et d’attendre que la boîte me rembourse sur mon salaire.

Quel est ton dernier achat sur Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Sans surprise, c’est un KBIS à 3,53€, acheté avec une carte virtuelle à usage unique.

Quelle est ta fonctionnalité préférée ?

J’aime beaucoup la fonctionnalité qui me permet de prendre en photo mes reçus directement depuis l’application mobile et le fait qu’ils soient automatiquement envoyés à l’équipe finance. Rapidité et efficacité !

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Comment l’équipe Recrutement utilise-t-elle Spendesk ?

Domitille, Business Recruiter

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Dans Spendesk je gère principalement les abonnements des différents outils de l’équipe Recrutement : Jobteaser, Welcome To The Jungle, etc.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avec Spendesk je gagne surtout du temps, car je peux justement gérer ces abonnements super facilement, c’est très fluide. Et puis Agnès (notre DRH) et Guillaume (notre Chief of Staff) peuvent voir quels outils nous utilisons, et comment nous utilisons le budget, donc ils profitent de plus de visibilité.

Quel est ton dernier achat via Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

C’était un livre, “Work rules” avec une carte virtuelle à usage unique.

Mathilde, Senior Tech Recruiter

Quelle est ta principale utilisation de Spendesk ?

Je ne suis pas arrivée il y a très longtemps, donc mon utilisation se résume principalement à utiliser ma carte physique et des cartes virtuelles pour acheter du matériel pour bien travailler à distance.

Quel est l’intérêt pour toi d’utiliser Spendesk ?

Avec Spendesk je gagne vraiment du temps et je suis beaucoup plus sereine.

Quel est ton dernier achat via Spendesk ? Via quel moyen de paiement ?

Mon dernier achat c’était un rehausseur d’ordinateur, que j’ai acheté avec une carte virtuelle.

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Dans ce cas, vous l'aurez compris, chaque équipe et chaque collaborateur à un intérêt à utiliser Spendesk. Découvrez la formule qui serait la plus adaptée à votre entreprise en contactant nos experts.

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.