Comment récupérer la TVA dans le remboursement des frais ?

Sonya Cerclet par Sonya Cerclet | 15 mai, 2017
Le montant de la TVA sur les notes de frais est récupérable par l'entreprise sous certaines conditions, et pour certaines catégories de dépenses : déplacements, frais de réception, frais de bouche, carburant... 

Mais les dispositions légales diffèrent selon le type de frais engagé. Aussi, bien connaître les règles en la matière est de première importance pour gérer au mieux la comptabilité de l'entreprise. Ce qu'il faut savoir sur le sujet.

TVA sur les notes de frais, les dispositions générales

La TVA sur les notes de frais entre dans la catégorie de la TVA dite "déductible" : à savoir celle payée par l'entreprise lors d'un achat.

Afin que l'entreprise puisse prétendre à récupérer le montant de la TVA sur les notes de frais des salariés et des dirigeants, certaines conditions de base doivent être réunies :

  • Les dépenses réalisées doivent être engagées uniquement dans l'intérêt de l'entreprise
  • Une facture en bonne et due forme pour chaque dépense, et mentionnant le montant de la TVA entre autre, doit être enregistrée
  • Chaque facture doit être adressée au nom de l'entreprise, jamais au nom d'un des dirigeants ou de l'un des salariés

récupérer-tva-note-de-frais-1.pngLes cas particuliers de la TVA sur les notes de frais

Que cela soit pour des frais de déplacement, des frais de mission, des frais d'hébergement ou des frais de réception, certaines spécificités légales sont à connaître.

TVA sur les frais de déplacement et les frais de mission

- Les frais de mission -

Les frais de repas entrent dans la catégorie des frais de missions et des dépenses sur lesquelles la TVA peut être récupérée par l'entreprise :

  • Repas d'un salarié
  • Repas d'un dirigeant
  • Déjeuner client
  • Repas pour une réunion entre les salariés de l'entreprise
  • Repas de fin d'année ou d'anniversaire

Pour les dépenses de cette nature donc, la TVA est entièrement récupérable.

récupérer-tva-note-de-frais-restaurant.png- Les frais de déplacement -

Pour les frais de déplacement, les dépenses dont la valeur de la TVA peut être récupérée sont :

  • Les péages d'autoroutes
  • Les frais de carburant pour le gazole à hauteur de 80% du montant de la TVA pour un véhicule de tourisme et de 100% pour un utilitaire

En revanche, la TVA n'est pas récupérable sur les postes de dépenses suivants :

  • Les frais de carburant pour l'essence (SP95, SP98...)
  • Le transport en avion, train, taxi, bus, bateau...
  • L'achat, la location ainsi que l'entretien d'un véhicule de tourisme
  • La location ou l'achat d'une place de parking, exception faite des emplacements réservés aux clients, fournisseurs et salariés de l'entreprise sur le lieu de travail

TVA sur les frais d'hébergement

Les règles pour les frais d'hébergement diffèrent quelque peu :

  • Le montant de la TVA sur une nuit d'hôtel pour un dirigeant ou un salarié n'est pas récupérable
  • Le montant de la TVA sur une nuit d'hôtel pour un client ou un fournisseur est en revanche totalement récupérable
  • Le montant de la TVA sur les petits-déjeuners et boissons est également récupérable que cela soit pour un salarié, un dirigeant ou un client

récupérer-tva-cadeaux.pngBien maîtriser les dispositions légales en matière de TVA sur les notes de frais permet de gérer efficacement sa trésorerie mais aussi de ne pas s'exposer à de possibles sanctions en cas de contrôle fiscal.

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TOPICS : Notes de frais

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