Comment automatiser la gestion des notes de frais

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 21 novembre, 2018

Personne n’aime s’occuper des notes de frais, c’est un fait ! Ni vos collaborateurs, qui passent des heures à la fin du mois à chercher leurs justificatifs. Ni l’équipe finance, qui doit courir après lesdits justificatifs et entrer à la main des centaines de lignes dans un tableur. Ni le CFO, qui pensait que le budget était sous contrôle, jusqu’à ce que des milliers d’euros de dépense apparaissent et nécessitent d’être pris en compte. Et surtout pas le comptable, qui a besoin que les choses soient faites dans l’ordre.

Les notes de frais sont une véritable épine dans le pied, et on souhaiterait s’en débarrasser définitivement. Mais parfois, on ne peut pas les éviter. 

Surtout si vos collaborateurs se trouvent à devoir payer de leur poche, vous êtes légalement obligé de les rembourser. Et pour ça, il faut remplir une bonne vieille note de frais.

On a encore besoin des notes de frais (pour l’instant)

Il est possible que vous ayez déjà des cartes prépayées ou virtuelles, dans ce cas vos collaborateurs ne devraient quasiment jamais avoir à avancer d’argent pour leurs dépenses pros. Et nous sommes d’accord, c’est mieux comme ça !

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Mais il y a bien évidemment des exceptions, comme par exemple :

  • Lorsqu’un collaborateur ne possède pas de carte Spendesk
  • Si un collaborateur perd ou oublie sa précieuse carte entreprise
  • Lorsqu’un commerçant n’accepte pas certains modes de paiement ou n’accepte que le liquide
  • Si la carte ne fonctionne pas

Dans cette situation, peu importe votre système de compta, votre collaborateur devra alors générer une note de frais. Mais si ça arrive à votre équipe, pas de panique !

Parce qu’avec Spendesk, la gestion des notes de frais est bien plus simple et facile d’utilisation que la plupart des systèmes internes.

Les notes de frais automatisées avec Spendesk

Si jamais vous devez vous occuper de notes de frais, on veut que ce soit un moment agréable pour vous. C’est pourquoi chez Spendesk on a développé une fonctionnalité pour ça, intuitive et qui fonctionne de la manière suivante :

  1. Votre collaborateur règle une dépense professionnelle.
  2. Il ouvre l’application Spendesk (sur son smartphone ou son ordinateur) et clic sur l’onglet “Faire une nouvelle demande
  3. Il clic ensuite sur “Transmettre une dépense” et télécharge son justificatif (depuis l’application mobile, il suffit de prendre directement le justificatif en photo)
  4. Spendesk analyse automatiquement le justificatif et en extrait les informations essentielles.
  5. Votre collaborateur peut aussi ajouter des informations complémentaires (par exemple une note adressée à son manager).
  6. Une fois que toutes les informations sont complétées, la note de frais est automatiquement transmise au contrôleur financier.

Et voilà ! Si on s’oblige à le faire immédiatement après l’achat on ne perd plus de temps, on n’oublie pas et on ne perd plus son justificatif. Vous n’avez plus d’excuses !

Pourquoi est-ce que c’est génial ?

C’est bien joli de simplifier la gestion des notes de frais, mais qu’est-ce que ça vous apporter concrètement ?

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Gagnez du temps

Plus besoin d’attendre la fin du mois, vos équipes peuvent désormais envoyer leurs notes de frais dès que le paiement est effectué. Une procédure tellement simple que ce qui vous prenait des heures, ne prend plus que quelques secondes.

En plus, Marvin, notre logiciel OCR (Optical Character Recognition), aide vos collaborateurs en lisant en temps réel les justificatifs et en remplissant tout seul la note de frais. Ce qui permet d’avoir un traitement de la note de frais complètement automatisé.

Toujours pas convaincu ? Avec Spendesk, il n’y a plus d’erreurs et plus de justificatifs manquants. Toutes les notes de frais sont remplies correctement, parce que notre solution accompagne vos salariés tout au long du traitement, jusqu’à validation.

Finalement, tout le monde est gagnant : les collaborateurs gagnent du temps dans la création de leurs notes de frais, et les contrôleurs financiers en gagnent sur leurs traitement.

Numérisez vos justificatifs directement

Accordons-nous sur le fait que le plus pénible avec les notes de frais traditionnelles, reste les justificatifs perdus ou manquants. Et même si votre équipe arrive à tous les conserver, il faut encore les scanner un par un, puis les envoyer à l’équipe finance qui doit ensuite vérifier les correspondances.

Il y a de quoi s’y perdre et se tromper, surtout quand les justificatifs passent entre plusieurs mains.

Alors que si vos équipes utilisent l’application mobile Spendesk, elles peuvent envoyer en temps réel leur note de frais. Il suffit de prendre en photo la facture, puis de la relier au paiement correspondant. En quelques secondes, la dépense est sauvegardée et accessible aux collaborateurs et à l’équipe finance.

Et maintenant que les justificatifs électroniques sont légaux dans presque toute l’Europe, plus besoin de numériser toute votre paperasse.

N’attendez plus la fin du mois

Quel est le pire cauchemar de tout collaborateur et équipe financière ? Le rush de la fin du mois pour récupérer les notes de frais ! Il paraîtrait même que certaines équipes de vente organisent des « journées notes de frais », soit des après-midis entiers à remplir des formulaires... #ZéroProductivité

Alors qu’au restaurant ou en taxi, il suffit d’ouvrir l’application et de remplir quelques lignes pour envoyer directement la note de frais au manager et à l’équipe finance. Avec Spendesk, pas de mauvaise surprise, et aucun risque d’oublier de traiter la moindre dépense professionnelle.

Prêt à tenter l’expérience ?

Vous êtes déjà client chez Spendesk ? Alors contactez notre équipe support pour qu'elle vous montre comment transmettre une note de frais.

Vous n’êtes pas encore client et souhaitez en savoir plus ? Demandez dès à présent votre démo Spendesk.

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TOPICS : Notes de frais Gestion des dépenses Spendesk features

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