ERP : 3 questions pour choisir la solution parfaite
Comptabilité 3 min

ERP : 3 questions pour choisir la solution parfaite

Faustine Rohr-Lacoste

Pour un chef d'entreprise, le choix d'un ERP est crucial. Il permet de piloter les fonctions vitales de sa société selon une articulation et une logique communes afin de préserver la santé financière de l'entreprise. Voici les 3 questions à se poser avant de faire son choix.

1. Pourquoi implémenter un ERP dans son entreprise ? (ou quand faut-il en changer ?)

Un ERP (Enterprise Resource Planning), également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), permet de gérer, de simplifier et de rationaliser l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Pourtant, de nombreuses entreprises réussissent à fonctionner sans avoir besoin d'un ERP. Une PME peut très bien avoir une activité florissante en gérant ses stocks avec un outil informatique dédié, en développant son activité commerciale grâce à un CRM maison, tout en travaillant avec un cabinet comptable externe pour la comptabilité et les fiches de paies. Mais cela se complique quand les flux d'informations d'un des systèmes peut avoir une influence sur le reste de l'activité : le changement de l'adresse d'un des clients qui n'est pas reporté auprès de la comptabilité, une rupture de stock dont l'équipe commerciale ne serait pas informée ou d'un besoin de surplus de production - et donc de main-d'œuvre - qui n'aurait pas été anticipé par le département RH... Si vous êtes confronté à ce type de problématiques, qui engendrent des incohérences et des duplications d'informations clés pour l'entreprise (par exemple, une double tenue des stocks, à la fois par le département concerné et par la compta), alors il est vraisemblablement temps de vous poser la question d'implémenter un ERP. Et si votre solution ERP actuelle engendre ce type de dysfonctionnements, là encore, il est grand temps de se poser la question de son renouvellement.

2. Quels sont les points déterminants dans le choix d'un ERP ?

Netsuite, SAP, Oracle, Sage... Les solutions ERP sont légion. Qu'elles soient "On-premise" (licence progiciel achetée et implémentée dans l'entreprise) ou en mode SaaS (Software as a Service, facturé sous forme d'abonnement), chacune d'entre elles ont leur spécificité. Pour faire son choix, il convient d'abord de savoir si :

  • L'ERP est adapté à votre métier.

    C'est sans doute le critère le plus important. Si l'ERP ne peut tenir compte des spécificités de votre activité, alors passez votre chemin, quand bien même la solution est proposée par une multinationale ayant pignon sur rue. C'est d'autant plus important que la mise en place d'un ERP suppose des améliorations, des configurations et des déploiements continuels, qui seront discutés avec l'intégrateur. Vos relations avec l'intégrateur, qu'il soit indépendant ou commissionné par l'éditeur, et sa capacité à adapter le progiciel à vos besoins spécifiques, est un gage de réussite. Et cela passe par une connaissance approfondie de votre métier.

  • L'ERP est susceptible d'être adopté facilement par vos collaborateurs.

    Un ERP doit en effet faciliter et rationaliser les flux d'informations dans l'entreprise. Mais ce n'est qu'un progiciel utilisé par les collaborateurs. Il est donc important de veiller à ce que les futurs utilisateurs de l'ERP soient à même de le faire, et que la solution soit suffisamment "user friendly" pour être adoptée rapidement. L'ERP peut aussi proposer d'interfacer des logiciels internes à l'entreprise qu'il est difficile de remplacer, et les intégrer dans un système d'informations plus large.

  • L'ERP peut facilement évoluer.

    Implémenter un ERP est un process lourd qui impactera l'entreprise au moins sur les dix années suivantes. Aussi, il convient de choisir une solution qui puisse s'adapter à toutes les configurations possibles : traduction dans d'autres langues pour une utilisation dans vos filiales à l'étranger, facilité à intégrer de nouveaux outils, comme un logiciel de gestion de paiement en remplacement d'un système de notes de frais, etc.

3. Et ensuite ?

Une fois que vous avez déterminé les points précédents, vous devriez être en mesure de faire une short-list des solutions qui vous intéressent. Le choix final dépendra de plusieurs critères, comme le coût global. Là encore, ne vous arrêtez pas à un coût initial, mais essayez de prendre en compte tous les coûts additionnels : coût de l'intégrateur, coût des développements envisagés, coût de la maintenance rapporté à la qualité de service, puisque que le moindre dysfonctionnement peut engendrer des coûts encore plus importants. 

L'autre point primordial tiendra dans le choix de votre intégrateur, c'est-à-dire la personne ou l'équipe qui sera en charge d'implémenter la solution, d'assurer la formation interne et de faire le lien entre votre entreprise et l'éditeur pour essayer d'apporter des améliorations. Les entreprises optent pour moitié pour des intégrateurs indépendants et, pour l'autre, pour les intégrateurs des éditeurs. Un intégrateur d'éditeur aura l'avantage d'être commissionné par l'éditeur, et pourra sans doute demander plus facilement des modifications et des améliorations. A contrario, un éditeur indépendant pourra être très pointu sur votre métier, et vous aider à faire le bon choix, car il connaît plusieurs solutions, dont la meilleure adaptée à votre entreprise. Retenez surtout que vous allez sans doute entretenir une collaboration longue et régulière avec l'intégrateur et son équipe. Autant que vous soyez en phase !

Le choix d'un ERP est une étape cruciale du développement d'une entreprise, puisque c'est autour de ce progiciel que toute l'activité va pouvoir se déployer. Il convient donc de prendre son temps avant de faire son choix, et de bien réfléchir aux usages envisagés, à court comme à moyen terme. Arrêter son choix demande donc une réflexion approfondie sur le métier, la politique commerciale et les objectifs à atteindre. L'ERP vous aidera ensuite à tracer le chemin vers la réussite.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.