Checklist : choisir sa solution de gestion des notes de frais

Adopter une solution de gestion des notes de frais est essentiel pour vous aider à mieux gérer les paiements de votre entreprise, mais encore faut-il choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.

Votre entreprise est en pleine croissance, et vos salariés ont besoin de se déplacer plus régulièrement qu'auparavant ? Vous vous retrouvez donc confrontés à un raz de marée de notes de frais, qui deviennent un véritable casse-tête à gérer. Sans un appui efficace et opérationnel, effectuer et traiter le moindre paiement peut rapidement devenir un fardeau.

C’est pourquoi nous vous proposons une checklist complète qui vous aidera à définir vos besoins et ainsi à choisir la meilleure solution pour votre entreprise.

I - Pourquoi adopter une solution de gestion des notes de frais ?

Le traitement d’une note de frais sans solution opérationnelle et efficace n’est pas seulement une succession de contraintes et de temps perdu pour vos salariés, mais aussi des coûts financiers importants pour votre entreprise.

Tout d’abord, il faut prendre en considération les coûts directs, aussi appelés «coûts apparents » :

• Le temps passé par le salarié pour remplir le modèle et son envoi au manager

• Le temps passé par le manager pour valider les dépenses

• Le temps passé par le comptable pour contrôler l’ensemble des justificatifs

• La prise en charge du remboursement par la direction financière

Traiter une note de frais prend en moyenne 50 minutes, et l’ensemble de la procédure atteint généralement 1 mois ! À votre avis, combien cela coûte-il réellement ? En moyenne, il faut compter 27€ par note de frais !

Au delà des coûts apparents, un salarié qui perd son temps à déclarer ses dépenses professionnelles en remplissant des formulaires administratifs lourds et complexes n’est pas un salarié productif et heureux. Cette procédure l’irrite souvent, et cette insatisfaction est un coût caché non négligeable des notes de frais. Disons le sans détour : ces procédures sont dépassées et entravent les réelles missions des salariés.

II - Comment déterminer les besoins de son entreprise ?

Avant même de vous lancer dans l’exploration des multiples solutions existantes pour optimiser la gestion de vos notes de frais, il est important de définir précisément vos besoins. Vous souhaitez digitaliser les services de votre entreprise ? Lutter contre la fraude ? Améliorer l’agilité de vos salariés ?

Définir vos besoins est essentiel pour viser les leviers d’action clés et établir vos priorités :

• Quel est l’état de vos solutions techniques et digitales actuelles ? Quels aspects souhaitez-vous améliorer ?

• Combien de salariés sont amenés à effectuer des déplacements ?

• Suis-je équipé d’outils adaptés en amont du voyage professionnel, pendant et après le déplacement ?

• Quel est mon budget consacré à l’amélioration des procédures de gestion des notes de frais ?

III - Pourquoi inclure ses salariés dans la décision ?

À la fois acteurs et gestionnaires de leurs dépenses lorsqu’ils sont en déplacement professionnels, vos salariés sont les plus à même de constater les lacunes de vos solutions actuelles. Des employés, en passant par le manager jusqu’au chef d’entreprise, l’ensemble de la chaine doit être interrogée pour déterminer vos objectifs. Posez leur directement les bonnes questions au travers d’une enquête.

IV - Comment choisir la solution adaptée à son entreprise ?

Dans un premier temps, établir un cahier des charges permet de confronter concrètement vos besoins avec les offres présentes sur le marché.

Parmi les nombreux critères à examiner : La solution permet-elle de créer un flux d’approbation des dépenses ? Vos dépenses sont elles suivies en temps réel ? Possédez-vous des moyens de paiements dématérialisés ? Est-il possible d’exporter vos reportings sous plusieurs formats ? La solution est-elle livrée avec un manuel administrateur d’utilisation ?

De nombreuses solutions SaaS telles que Spendesk existent pour gérer de manière automatisée et dématérialisée l’ensemble de vos notes de frais. Vos salariés se trouvent libérés de nombreuses tâches chronophages et à moindre valeur ajoutée, les managers peuvent consacrer davantage de temps au reporting et à l’amélioration de la politique de dépenses de l’entreprise.

Mettre en oeuvre des solutions SaaS nécessite un investissement limité. Elles se déploient rapidement et s’adaptent pour une transition fluide depuis vos solutions antérieures. Ces logiciels sont les plus flexibles et donc les plus à même de répondre aux besoins et enjeux des startups, PME et entreprises en forte croissance.