Carte virtuelle Mastercard : la solution pour tous vos voyages

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 11 décembre, 2017

Entre les cartes virtuelles Mastercard, les cartes logées ainsi que les cartes corporate, il existe de multiples moyens de paiement physiques ou en ligne pour gérer les dépenses des entreprises envoyant leurs salariés en voyage d’affaire.

La réservation du transport et du logement, la couverture des dépenses sur place et l’enregistrement des notes de frais dans les systèmes d’informations de l’entreprise sont susceptibles de se transformer en casse tête si vous n’adoptez pas les bonnes solutions. Chacune est adaptée à différentes étapes du paiement des frais de voyages, et dépend des besoins de votre entreprise. Tour d’horizon des solutions à la portée de tous.

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1 - Pendant le voyage : La carte physique corporate

Les cartes corporate sont nominatives et physiques, rattachées au compte de l’entreprise ou à celui du salarié parti en voyage. Elles permettent de régler l’ensemble des frais de déplacements contractés sur place de manière simple et fiable. D’autres services annexes sont généralement proposés : retrait d’espèces, montant maximum de dépenses, offre d’assurances et assistances multiples. Aussi, les relevés transmis chaque mois sont très détaillés, permettant ainsi une analyse complète des dépenses engagées par les salariés en déplacement. Son utilisation est complémentaire d'une autre solution plus adaptée en amont du voyage : les cartes virtuelles mastercard.

2 - En amont du voyage : la carte virtuelle

A - La carte logée, pour des paiements centralisés avant le départ

Les cartes logées sont virtuelles, et directement conservées par l’agence de voyage chargée de réserver vos billets de transport et votre hébergement par exemple. Chaque voyage est réservé en amont via une procédure unique, transparente et centralisée. Votre agence de voyage est directement payée, et vos procédures sont simplifiées. Aussi, vous économisez le temps nécessaire à la saisie de toutes les factures.

Elle permet d’obtenir une grande quantité de renseignements sur les dépenses effectuées, et facilite la définition des politiques voyages en vue de possibles négociations avec les fournisseurs. La carte logée ne présente aucun coût pour l’entreprise, car les commissions d’utilisations sont prises en charge par l’agence de voyage.

Cependant, les possibilités offertes par cette carte sont limitées :

  • Elle n’est pas acceptée par tous les opérateurs
  • Elle ne convient pas à tous les types de frais
  • Elle ne garantit pas une gestion simple si vous possédez plusieurs fournisseurs et une large quantité de dépenses

B - La carte virtuelle mastercard, la préférence sécurité et sérénité

La carte virtuelle mastercard est la solution dernier cri de la carte logée. Il s'agit d'un instrument de paiement privilégié par les chefs d'entreprise grâce à sa sécurité et sa simplicité de gestion.

En effet, elle répond parfaitement aux problématiques actuelles de gestion des achats car elle combine les avantages de toutes ses concurrentes en s’imposant comme un outil simple et intuitif pour faciliter vos démarches. Appuyée par le réseau mondial Mastercard, elle fonctionne partout sans encombre.

En pratique elle est totalement intégrée dans les systèmes d'informations et les canaux de réservations de l'entreprise. Les paiements sont débités directement sur le compte de l’entreprise et le règlement de l'ensemble des paiements en ligne est sécurisé via l'utilisation d'un numéro virtuel unique à 16 chiffres. De plus, vous pourrez déterminer le plafond de dépenses pour chaque usager ainsi qu’une durée maximale d'utilisation. Enfin, vous pourrez récupérer tous les détails de vos opérations directement sur votre téléphone grâce à l’envoi d’un SMS ou dans votre espace client.

Comme une carte Mastercard classique, elle permet de régler n’importe quelle dépense sur internet ou à distance que ce soit les achats sur internet, les frais professionnels de la société, les réservations d’hôtels, ou bien les factures des fournisseurs. Mais la carte virtuelle MasterCard dispose aussi d’un haut niveau de sécurité grâce à l’utilisation de numéros à usage unique qui vous protège de la fraude et elle assure la sécurité de vos fonds via l’utilisation de données cryptées.

Les cartes virtuelles mastercard sont la solution la plus simple et efficace pour la gestion des achats et dépenses en amont des voyages d’affaires. L’utilisation d’une carte corporate au cours du voyage demeure toujours nécessaire pour faire face aux dépenses courantes et aux impondérables. La carte virtuelle est donc la promesse de l’agilité pour l’employé, d’une maitrise totale pour le manager, d’une optimisation des coûts et d’un reporting de qualité pour votre entreprise.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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