Qu'est-ce qu'une carte bancaire virtuelle et laquelle choisir pour ses salariés ?

Qu'est-ce qu'une carte bancaire virtuelle et laquelle choisir pour ses salariés ?

Juliette Hervé

Dans notre quotidien, nous faisons de plus en plus d'achats en ligne (près de 24% en plus, rien qu'au premier trimestre de 2020). Cette habitude a donc tout naturellement pris aussi dans le monde de l'entreprise.

Car entre les achats de billets d'avion et de train, les réservations de chambres d'hôtel, les locations de véhicules ou encore les abonnements à des logiciels SaaS, les achats en ligne en entreprise sont nombreux et variés.

Mais comment assurer la sécurité de ses salariés et de son entreprise, quand on sait que 70% des entreprises françaises ont subit au moins une tentative de fraude en 2018 ?

Une réponse : la carte bancaire virtuelle !

Plusieurs questions se posent tout de même autour de ce nouveau moyen de paiement :

  • Comment fonctionne une carte bancaire virtuelle ?
  • Quels en sont les avantages ?
  • Auprès de qui s'adresser pour en obtenir une ?

 

Ce sont les questions auxquelles nous allons répondre dans cet article.

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

La carte virtuelle est apparue sur le marché depuis quelques années en réponse au risque de fraudes sur les cartes de crédit classiques lors des achats en ligne.
 
En effet, la carte bancaire virtuelle répond parfaitement aux problématiques actuelles en apportant à la fois un niveau de sécurité suffisant, mais également un bien meilleur contrôle sur les dépenses de ses salariés.
 
La carte virtuelle est une carte prépayée à laquelle sera attribuer un certain montant. Cette carte est donc dématérialisée, mais dispose des mêmes informations qu'une carte bancaire physique traditionnelle :
  • Un numéro de carte
  • Une date d'expiration
  • Un code CVV (les trois chiffres au dos de la carte)

Le salarié qui l'utilise en entreprise va donc pouvoir régler ses achats de la même manière et aussi simplement qu'avec une carte bancaire plastique.

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Comment fonctionnent les cartes virtuelles ?

Une carte bancaire virtuelle peut être de deux sortes : 
  • A usage unique pour les achats en ligne ponctuels.
  • Récurrente pour les paiements en ligne réguliers (mensuels par exemple). 
 
Concrètement, pour acheter un ordinateur pour un nouveau collaborateur, vous allez pouvoir utiliser une carte virtuelle à usage unique. Vous allez générer une carte du montant de l'achat, puis une fois débitée, elle sera "détruite" pour éviter tout hacking.
 

Pour la carte virtuelle récurrente, elle vous sera par exemple utile pour payer un abonnement à un outil. Chaque mois le montant sera débitée, le carte se retrouvera donc à 0€, puis au moment du prochain prélèvement elle sera de nouveau rechargé du bon montant.

Quels sont les avantages des cartes virtuelles ?

Nous en parlions précédemment, les cartes virtuelles professionnelles permettent de sécuriser les achats en ligne des salariés. En effet, le risque de fraude est limité, voire même réduit à zéro. La carte de la société ne peut plus être piratée !

Mais elles sont aussi toujours rattachée à une plateforme, ce qui permet à la direction et l'équipe financière de l'entreprise de pouvoir suivre les différentes dépenses des salariés, pendant que ces derniers sont plus autonomes. 

Faire le choix de régler les dépenses en ligne des salariés par le biais d'une carte bancaire virtuelle permet de bénéficier d'avantages non négligeables : 

C'est bien plus simple de générer une carte virtuelle en quelques clics que de courir après son manager ou son patron pour récupérer le carte de l'entreprise, non ?

Mais attention, plus d'autonomie ne veut pas dire moins de contrôle !

En fonction de vos besoins, vous pouvez décider d'établir une validation en amont, au moment de la demande de carte virtuelle, par les managers et/ou la direction de l'entreprise.

Quel prestataire pour avoir des cartes virtuelles ?

En l'état actuel des choses, les entreprises ont la possibilité de s'adresser à deux principaux prestataires pour bénéficier d'une carte bancaire virtuelle : les banques et les services SaaS, comme Spendesk.
  1. Les offres des banques traditionnelles

    En faisant appel à un établissement bancaire, le dirigeant de l'entreprise et le directeur administratif et financier disposent d'un outil en ligne qui génère des cartes virtuelles. Les informations (numéro de carte, date d'expiration, code CVV) peuvent alors être transmises aux salariés afin qu'ils effectuent leurs achats en ligne. Vérifiez auprès de votre banque si cela est possible !

  2. Les outils SaaS de gestion des dépenses d'entreprise

    Deuxième possibilité : se tourner vers des services, comme Spendesk, dont la plateforme permet de générer en quelques clics des cartes virtuelles, mais aussi de profiter de cartes physique, de traitement simplifié des factures, de remboursement immédiat des notes de frais, etc. C'est donc une solution plus simple et plus avantageuse, qui cherche véritablement à rendre le quotidien des salariés et des équipes finance plus simple.

Pourquoi choisir Spendesk ?

Parce que Spendesk intègre l'ensemble du processus : de la requête d'achat à la réconciliation comptable en passant par le paiement. Vous y mettez les règles que vous voulez pour garder un maximum de contrôle et profitez d'une bien meilleure visibilité en temps réel.

Voilà comment ça fonctionne concrètement dans l'application :

 

Avec autant d'avantages, la carte virtuelle s'impose naturellement comme un moyen de paiement sécurisé, simple et moderne. Elle doit impérativement être couplée à un outil de gestion des demandes d'achats, qui apporte une vraie valeur ajoutée au Directeur Administratif et Financier dans sa recherche d'optimisation de gestion des dépenses de l'entreprise.

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.