Quelle carte bancaire virtuelle choisir pour ses salariés ?

Sonya Cerclet par Sonya Cerclet | 17 juillet, 2017
Avec l'explosion des achats en ligne effectués par carte bancaire, le problème de la sécurité se pose de plus en plus. À cet impératif de contrôle et de sûreté, vient s'ajouter celui du traitement et de la gestion des dépenses en entreprise. Car entre les achats de billets d'avion et de train, les réservations de chambres d'hôtel, les locations de véhicules et les abonnements à des logiciels SaaS, les postes d'achats en ligne sont nombreux et variés.
La carte bancaire virtuelle répond parfaitement aux problématiques actuelles de gestion des achats et possède un niveau élevé de sécurité. Des acteurs phares proposent désormais aux entreprises ce type de solution : les banques et certains acteurs de la fintech comme Spendesk.
 
Comment fonctionne une carte bancaire virtuelle ?
Quels en sont les avantages ?
Auprès de qui s'adresser pour l'obtenir ?
 
On vous apporte l'éclairage nécessaire afin de faire votre choix !
 

Adoptez un moyen de paiement simple et sécurisé pour votre équipe

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle ?

La carte virtuelle est une carte prépayée, à l'instar d'une carte cadeau, sur laquelle un montant défini à l'avance est chargé. La carte virtuelle est apparue sur le marché depuis quelques années en réponse au risque de fraude sur les cartes de crédit lors d'achats en ligne.
 
Cette carte est donc dématérialisée mais dispose des mêmes informations qu'une carte bancaire physique : numéro de la carte, date d'expiration et code CVV. Le salarié qui l'utilise en entreprise pour régler ses dépenses peut donc s'en servir avec autant de rapidité et de facilité qu'une carte de crédit classique.
 
Aussi, elle peut soit être à "usage unique" pour un niveau de sécurité encore plus élevé ou à "usage récurrent", dans le cas d'un renouvellement d'un abonnement mensuel par exemple.
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Comment fonctionne une carte bancaire virtuelle ?

En l'état actuel des choses, les entreprises ont la possibilité de s'adresser à deux principaux prestataires pour bénéficier d'une carte bancaire virtuelle : les banques et les services SaaS comme Spendesk.
 
  1. Les offres des banques traditionnelles

    En faisant appel à un établissement bancaire, le dirigeant de l'entreprise et le directeur administratif et financier disposent d'un outil en ligne qui génère des cartes virtuelles. Les informations (numéro de carte, date d'expiration, code CVV) peuvent alors être transmises aux salariés afin qu'ils effectuent leurs achats en ligne.

  2. Les outils de gestion de paiement

    Deuxième possibilité : s'adresser à Spendesk ! Dans ce cas, le process est plus simple et plus avantageux aussi bien pour les collaborateurs que pour l'équipe finance.

Pourquoi ?

Parce que Spendesk intègre l'ensemble du processus : de la requête d'achat à la réconciliation comptable en passant par le paiement.

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Concrètement

En passant par Spendesk, le salarié fait une demande d'achat via la plateforme et dès qu'elle est validée par le manager, directeur financier ou le dirigeant de la structure, il obtient une carte virtuelle générée instantanément. Le collaborateur reçoit donc une notification dès qu'il peut utiliser sa carte virtuelle.

Les plus

Le collaborateur agit en autonomie, le dirigeant et le directeur administratif et financier ont une meilleure maîtrise des dépenses puisqu'ils doivent auparavant les valider.

gestion-des-achats-spendesk.pngLes cartes virtuelles facilitent :

  • les souscriptions et les renouvellements d'abonnements à tous types de logiciels SaaS
  • les dépenses liées aux voyages d'affaires : nuits d'hôtel, locations de véhicules, achats de billets de train et d'avion
  • les dépenses ponctuelles : fournitures de bureaux et fournitures diverses, frais de participation à un événement...

Quels sont les avantages de la carte virtuelle ?

Faire le choix de régler les dépenses en ligne des salariés par le biais d'une carte bancaire virtuelle permet de bénéficier d'avantages non négligeables :

  • le risque de fraude est limité voire même réduit à zéro : la carte de la société ne peut plus être piratée     
  • la gestion des dépenses est optimale grâce au plafonnement qu'il est possible de mettre en place sur ces cartes
  • les cartes à usage unique sont ultra sécurisées, puisqu'elles expirent sitôt que le paiement est réalisé
  • les cartes à usage récurrent sont à la fois pratiques pour le renouvellement des abonnements par exemple et donnent également la possibilité d'avoir une vue d'ensemble sur les dépenses hebdomadaires, mensuelles, annuelles.
  • l'outil de gestion en ligne permet un suivi centralisé des paiements ce qui offre également la possibilité d'avoir là aussi une vue d'ensemble sur tous les achats en cours et les achats déjà effectués
Avec autant d'avantages, la carte virtuelle s'impose naturellement comme un moyen de paiement sécurisé, simple et agile. Elle doit impérativement être couplée à un outil de gestion des demandes d'achats qui apporte une vraie valeur ajoutée au directeur administratif et financier dans sa recherche d'optimisation de gestion des dépenses de l'entreprise.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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