Carte bancaire prépayée pour ses employés : comment ça marche ?

Carte bancaire prépayée pour ses employés : comment ça marche ?

Faustine Rohr-Lacoste

En entreprise, les notes de frais représentent un inconvénient managérial, comptable et financier. De la gestion manuelle chronophage aux erreurs répétées en passant par le risque de fraude, ces procédures sont aussi obsolètes qu’inadaptées. À l’heure où l’ensemble des salariés perdent au moins 20 minutes et les entreprises 53 euros par note de frais, les nouvelles technologies offrent une simplification radicale des procédures.

Certaines, à l’image de Spendesk, vous délivrent une gamme d’outils complets pour la gestion de vos dépenses, de les achats et aussi les remboursements de TVA. Cette palette inclut notamment un outil essentiel : la carte bancaire prépayée.
 

Découvrez comment elle fonctionne et les avantages qu’elle délivre.

Adoptez un moyen de paiement simple et sécurisé pour votre équipe

1. Comment fonctionne la carte bancaire prépayée ?

En entreprise, la carte bancaire prépayée est voisine de la carte affaires puisque celle-ci permet aux employés de faire des dépenses professionnellesÀ la différence de sa concurrente, la carte bancaire prépayée ne possède pas d’autorisation de découvert et son plafond est strict et modifiable en temps réel.
Il est donc plus simple et plus sûr de la mettre entre les mains de ses salariés puisque cela ne nécessite pas un niveau élevé de confiance. Le DAF, le dirigeant ou le comptable peuvent être désignés pour approvisionner chaque carte en fonction des besoins des salariés (déplacement, achats en préparation d’un évènement, etc.)La carte bancaire prépayée peut être matérielle ou virtuelle, à usage unique ou multiple.

2. Quels sont avantages managériaux et financiers ?

Les avantages comptables sont multiples avec les cartes bancaires prépayées : intégrées à une solution de gestion des dépenses, elles permettent de suivre les paiements en temps réels, de centraliser les justificatifs et d’envoyer toutes les informations nécessaires à son ERP ou logiciel comptable.
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L’utilisation de cartes bancaires prépayées permet un gain de temps de plusieurs jours par mois pour le RAF. Il n’y a plus de notes de frais à traiter, plus d’avances de frais à délivrer, et l’entreprise maitrise complètement ses dépenses courantes comme les abonnements.
 

Du point de vue du salarié, la carte bancaire prépayée évite d’avancer les coûts et s’adapte à son quotidien puisqu’elle fonctionne également à l’étranger.

3. Et les inconvénients?

Oubliez les idées reçues ! 
 
  1. La carte bancaire prépayée n’est ni plus coûteuse, ni moins pratique qu’une carte de crédit traditionnelle, au contraire. En effet, si la carte affaires est plus courante, elle est également plus coûteuse. Au-delà des coûts de mise en service imputés à l’entreprise, la carte affaires représente une dépense allant de 35 à 150 euros HT annuels.
  2. La carte prépayée est universelle et s’utilise en France comme à l’étranger, dans des enseignes physiques comme sur internet, pour réserver comme pour payer.
  3. Une carte prépayée a une durée de validité de 4 ans, comme n’importe quelle carte bancaire, sauf si l’acheteur a souhaité utiliser une carte à usage unique.
  4. Toutes les cartes prépayées peuvent se recharger. Avec des outils comme Spendesk, le gestionnaire peut modifier le plafond à tout moment depuis son interface digitale, sans passer par sa banque. Le salarié en déplacement peut également demander une augmentation de son plafond directement depuis son smartphone !

La carte bancaire prépayée apporte la flexibilité nécessaire aux employés pour réaliser leurs achats mais permet de rassurer les RAF car ce sont des outils 100% sécurisés. Sa facilité d’utilisation et ses avantages pour les comptables comme pour les salariés offrent un déploiement plus rapide dans l’entreprise. Adaptée à tous les types de dépenses, aussi bien aux achats sur le terrain qu'aux abonnements en ligne, la carte bancaire prépayée se révèle très utile en entreprise.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.