Guide complet pour choisir la carte bancaire prépayée idéale pour son entreprise

Guide complet pour choisir la carte bancaire prépayée idéale pour son entreprise

Juliette Hervé

Vous n’êtes pas sans le savoir : en tant que responsable administratif et financier, la gestion des dépenses en entreprise peut s’avérer être un véritable casse-tête.

Heureusement, avec l’arrivée des néobanques et banques nouvelles générations, une alternative à la comptabilité laborieuse d’antan s’est dessinée : la carte bancaire prépayée professionnelle

Seulement, le choix sur le marché ne manque pas aujourd’hui. Comment donc choisir la meilleure carte bancaire prépayée, celle qui conviendra aux besoins de votre entreprise, et vous facilitera vos tâches comptables au quotidien ? 

Découvrez dans ce petit guide tout ce qu’il faut savoir sur ce moyen de paiement innovant, des astuces pour choisir le vôtre, ainsi qu’un comparatif des meilleures cartes bancaires prépayées du moment.

 

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Qu’est-ce qu’une carte bancaire prépayée ?

Tout est dans son nom ! Une carte bancaire prépayée est un moyen de paiement qui permet à l’utilisateur d’y verser les sommes qu’il souhaite utiliser, en espèces, en chèque, ou directement par virements bancaires via Internet.

Il s’agit d’une carte de débit, et non d’une carte de crédit : ainsi, l’utilisateur ne peut y dépenser que les sommes qui y sont disponibles.

Comment fonctionne ce moyen de paiement ?

C’est très simple. Vous commencez par acheter votre carte bancaire prépayée. Certaines sont disponibles dans votre banque, en bureau de tabac, ou dans des commerces de proximité (supermarchés et hypermarchés, bureaux de presse…) ; d’autres s’achètent directement en ligne. 

Puis vous chargez la carte avec la somme désirée. Votre CB prépayée est ensuite utilisable directement pour vos achats physiques, sur Internet, mais aussi pour retirer de l’argent via des distributeurs automatiques de billets. 

Une fois tous les fonds utilisés sur votre carte, il vous est possible de la recharger à l’envi. Elle demeure utilisable pendant 4 ans, soit la même durée de validité qu’une CB professionnelle traditionnelle.

Quels sont les avantages d’une carte bancaire prépayée dans une entreprise ?

Dans le cadre d’une utilisation personnelle, on a entendu vanter les mérites de la carte rechargeable prépayée. Elle est très pratique pour donner de l’autonomie à un mineur, pour gérer des dépenses de manière stricte, pour les personnes interdites bancaires, ou encore pour faciliter les transferts d’argent (notamment à l’international). 

Mais quels sont les avantages de ce moyen de paiement pour une entreprise ?

Dans un premier temps, pas de doute : la carte bancaire prépayée facilite grandement la vie de vos employés.

  • Finie la carte d’affaire (ou carte bancaire d’entreprise) unique, qui doit passer de main en main dès qu’un employé a besoin d’effectuer une dépense professionnelle !
  • Vos collaborateurs n’ont pour autant pas besoin d’avancer les coûts de ces dépenses, et donc de créer des notes de frais. 
  • La CB prépayée s’adapte aux besoins de vos salariés : certaines fonctionnent également à l’étranger, mais aussi pour les achats en ligne.

 

Du côté des managers, ce moyen de paiement est également très intéressant. Il leur permet de gérer finement les budgets prévus, puisque les employés ne peuvent dépenser que les sommes qui y sont disponibles. Ainsi, le manager garde la main sur son budget, en rechargeant la carte selon les besoins réels de ses collaborateurs.

Et pour les équipes Finance, les cartes prépayées sont un véritable atout. Elles leur permettent de gagner un temps significatif : plus besoin de traiter des notes de frais, ou encore de délivrer des avances de frais ! 

Sans compter que, lorsque la carte est intégrée à une solution de gestion des dépenses, toutes les tâches comptables liées aux dépenses d’entreprise sont automatisées (notamment la centralisation des justificatifs). 

Que du bon, ces cartes bancaires prépayées, pour votre entreprise !

6 astuces pour choisir sa carte bancaire prépayée

Vous recherchez la carte bancaire prépayée adaptée aux besoins de votre entreprise ? Avant de vous présenter un comparatif des solutions à votre disposition, voici 6 conseils-clés pour faire le bon choix.

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Cette carte correspond-elle précisément aux besoins de votre entreprise ?

Bien entendu, tous les moyens de paiement que vous choisissez pour votre entreprise doivent être absolument adaptés à vos besoins réels… et votre carte bancaire prépayée n’échappe pas à la règle. 

Vérifiez donc tout d’abord si cette carte vous permet de procéder à… 

  • Des achats en ligne: prenez notamment le temps de voir si elle est dotée d’un système de sécurité 3D Secure, qui assure la sécurité des paiements sur Internet.
  • Des achats récurrents : vos employés auront peut-être besoin de payer des abonnements avec.

 

Prenez également soin de vérifier les conditions dans lesquelles vous pouvez effectuer des achats à l’étranger avec. Dans le cadre de déplacements professionnels à l’international, vos collaborateurs doivent avoir aisément accès à un moyen de paiement efficace. 

Vérifiez donc quelles devises sont prises en compte par la solution, quels frais sont appliqués à vos paiements ou retraits, mais aussi si la carte présente bien une piste magnétique. En effet, certains pays s’en servent pour les paiements physiques (et non via la puce de la carte, comme en France).

Pensez également à vérifier s’il vous est possible d’obtenir plusieurs cartes, pour les différents pôles de votre entreprise, et si oui, à quel prix. Après tout, une carte bancaire prépayée est là pour vous éviter l’effet “carte affaire unique” ! 

D’ailleurs, en vous questionnant sur ces différents éléments, n’hésitez pas à anticiper vos besoins futurs. Par exemple, si vos collaborateurs ne voyagent pas pour l’heure à l’étranger, mais peut-être un projet d’internationalisation est-il en cours ? Même si vous ne souscrivez pas à ces options dès le départ, assurez-vous de choisir la solution qui vous suivra tout au long de la vie de votre entreprise.

Avez-vous besoin d’un compte bancaire associé à la carte ?

Sachez-le : il existe des cartes bancaires prépayées qui ne nécessitent pas de créer de compte bancaire qui y soit associé. Ces types de cartes seront intéressantes si vous ne souhaitez / pouvez pas passer par la banque qui gère habituellement vos comptes d’entreprise… mais il vous faut également veiller à un autre élément-clé. 

  • Si votre carte n’est pas associée à un compte bancaire, vous aurez accès à un RIB, qui ne pourra que vous servir pour déposer des coupons de recharge, achetés en liquide auprès d’un commerce.
  • Si votre carte est associée à un compte bancaire, vous pourrez obtenir un RIB traditionnel (comportant IBAN et BIC), qui vous permettra notamment de mettre en place des prélèvements (comme pour vos abonnements). 

 

A vous de cibler vos besoins !

Avez-vous vérifié les frais liés à votre carte bancaire prépayée ?

Tout comme à l’ouverture d’un compte bancaire traditionnel, votre CB prépayée vient avec des conditions et des frais bien spécifiques. 

Généralement, vous trouverez 3 types de frais associés à une carte bancaire prépayée : 

  • Les coûts liés à la carte elle-même, prélevés sous forme d’une cotisation annuelle
  • Les coûts liés à l’utilisation de la carte : vous pouvez notamment plonger dans le détail des frais liés aux retraits, aux transactions, aux transferts d’argent, à la gestion du compte… mais également aux rechargements de la carte, qui sont parfois facturés eux aussi !
  • Les coûts optionnels : du paramétrage de la carte à sa personnalisation, en passant par des services complémentaires éventuels, n’hésitez pas à tout passer en revue

 

En observant ces 3 types de coûts, vous pourrez estimer lesquels conviennent à votre projet, à l’aune de vos besoins réels. 

Avez-vous vérifié les conditions liées à la carte ?

Après les frais, à vous de passer en revue toutes les conditions d’utilisation de votre future carte prépayée.

Focalisez-vous notamment sur les plafonds qui existent à votre carte, pour vous assurer qu’ils correspondent à ce que vous en attendez. A ce sujet, il est préférable de choisir une carte prépayée nominative, et non anonyme. En effet, la loi française prévoit, depuis le 1er janvier 2017, que ces CB prépayées anonymes soient limitées à 250€ de recharges par mois. 

Veillez également à bien vérifier par quels moyens vous pouvez recharger votre carte. Si le virement bancaire, par le web, est important, peut-être souhaiterez-vous aussi pouvoir la recharger en liquide (via des coupons) ou en chèque ?

Quel est le niveau de sécurité proposé par la solution ?

Les risques de fraude liés à une carte bancaire prépayée sont les mêmes que pour une carte bleue traditionnelle… et ne sont donc pas anodins, notamment lors d’achats en ligne. 

C’est pourquoi il est crucial que vous preniez le temps de vous renseigner sur le niveau de sécurité de votre moyen de paiement potentiel :

  • La sécurisation par 3D Secure (qui demande une authentification renforcée lors des achats sur Internet) est bien souvent proposée dans ces solutions, notamment lorsqu’il s’agit d’une carte Mastercard ou d’une carte Visa.
  • D’autres solutions proposent également la mise en place de codes PIN uniques, qui se renouvellent à chaque nouvelle transaction, évitant ainsi la fraude de manière encore plus efficace. 

La carte peut-elle être liée à vos logiciels comptables ?

Dernière clé pour bien choisir votre carte bancaire prépayée professionnelle, et pas des moindres : la facilité à laquelle cette carte peut être reliée à vos logiciels de comptabilité. Si certaines solutions (surtout destinées aux particuliers) délivrent une carte “seule”, d’autres (comme Spendesk) proposent avec la carte un logiciel de gestion des dépenses en entreprise très malin. 

L’avantage ? Vous regroupez à un même endroit les justificatifs liés aux transactions effectuées par vos collaborateurs, suivez vos dépenses en temps réel, et facilitez grandement la tâche de votre service Finance ! 

N’hésitez pas non plus à regarder si la solution que vous avez en tête propose une intégration à votre logiciel comptable. Vous assurerez ainsi un véritable grain de temps à votre responsable administratif et financier !

Quelle est la meilleure carte bancaire prépayée professionnelle ? (comparatif)

Si vous avez suivi ce guide jusqu’alors, vous avez désormais en tête les critères sur lesquels choisir votre CB prépayée. Pour vous aider un peu plus dans vos recherches, nous avons sélectionné pour vous les 6 meilleures cartes bancaires prépayées de 2021. Et si la vôtre se trouvait dedans ? 

N26

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Vous avez sans doute entendu parler de la néobanque N26 : celle-ci a promis de révolutionner le rapport à la banque des individus… mais aussi des entreprises. Elle peut vous délivrer une carte bancaire prépayée Mastercard, assortie d’un compte courant N26 Business. 

Disponibles à partir de 16,90€ par mois, ces cartes sans contact, viennent également avec une application qui vous permet de gérer en temps réel vos dépenses. Vous en modifiez les plafonds et le code PIN aisément. Une solution pratique pour les micro-entrepreneurs qui recherchent la simplicité. 

Revolut 

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Revolut est également une entreprise venue “disrupter” le monde bancaire, en se positionnant comme une solution idéale pour les individus qui se déplacent régulièrement à l’étranger. Plus de 150 devises prises en compte, et un taux de change en temps réel : voilà les atouts mis en avant par cette solution innovante.

Bonne nouvelle : Revolut propose également la mise à disposition de cartes Visa prépayées d’entreprise, associées à des comptes professionnels. Avec l’abonnement Enterprise, vous bénéficiez de 5 cartes gratuites pour vos collaborateurs. On notera également l’intégration avec des outils de comptabilité, tels que Xero ou QuickBooks, ainsi que l’API Revolut, paramétrable pour lier votre compte à vos outils de travail habituels.

Sogexia

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Avec Sogexia, vous obtenez une carte Mastercard prépayée gratuite, ainsi qu’un compte professionnel associé, hébergé au Luxembourg. Très bientôt, cette banque proposera d’obtenir également des RIB français si nécessaire. Les CB, dotées de la technologie sans contact, sont illimitées à partir d’un même compte. 

Les recharges peuvent se faire par carte bancaire, et très bientôt par chèques également. Grâce à la plateforme en ligne dédiée de Sogexia, vous verrouillez ou déverrouillez en quelques clics les cartes, et gérez leurs recharges et leurs plafonds. 

Anyti.me

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En voilà une banque pensée pour les entreprises, des auto-entrepreneurs aux PME, en passant par les associations et les professions libérales ! La Mastercard prépayée d’Any.time est associée à un compte courant (à partir de 99€ / mois pour un compte Professionnel), et ne demande aucun frais à l’international : pratique si vos collaborateurs se rendent souvent à l’étranger. 

On notera également le logiciel comptable intégré à la solution, qui permet de digitaliser les notes de frais (grâce à des justificatifs dématérialisés), qui calcule automatiquement la TVA liée à vos dépenses, ou qui vous aide à payer vos salaires. Vous y activez et désactivez en temps réel les fonctionnalités des cartes comme le sans contact, les retraits au DAB ou les paiements par le web.

PCS Pro

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La promesse de PCS Pro : vous délivrer une carte prépayée Mastercard sans compte associé, pour limiter les risques en cas de vol ou de fraude. Ces cartes peuvent être personnalisées au logo de votre entreprise, au nom de votre employé et de votre société. 

La carte est reliée à une application proposant un système de gestion des dépenses en entreprise. Les reçus sont saisis et approuvés par vos gestionnaires de manière simple, et vous récupérez automatiquement la TVA de vos dépenses. 

Spendesk

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Chez Spendesk, nous vous proposons des cartes de débit Mastercard, sans compte associé, et nominatives. Plus flexibles que des cartes bancaires prépayées classiques, vous les paramétrez de manière simple, et sur-mesure. Vous pouvez notamment déterminer les jours et horaires où la carte peut être utilisée, ou encore les catégories de dépenses autorisées. 

Avec l’application mobile Spendesk, vos employés accèdent aisément au solde de leur compte, suivent leurs achats en temps réel, et peuvent demander un rechargement en cas de besoin.

Besoin d’effectuer des achats sur Internet ? Nous vous mettons également à disposition des cartes de paiement virtuelles (à usage unique ou récurrentes). 

Le petit plus ? L’intégration immédiate à notre logiciel de gestion des dépenses Spendesk, ainsi qu’avec les logiciels de comptabilité Xero et DATEV. 

 

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la carte de paiement physique Spendesk, plafonnée et paramétrable de manière simple. A vous la comptabilité simplifiée !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.