La carte affaires, bonne ou mauvaise idée ?

Yasmine Guyot par Yasmine Guyot | 12 juin, 2017
La carte affaires, bonne ou mauvaise idée ? Billets de train ou d'avion, notes de restaurants, nuits d'hôtels, fournitures diverses, carburant... la carte affaires - ou carte business - permet de régler un large panel de dépenses en entreprises. Si elle présente de vrais avantages, ses limites sont également bien réelles.

S'agit-il vraiment du meilleur moyen de paiement pour les salariés ?

La carte affaires, le moyen de paiement le plus courant

Dans une optique de gestion des frais de déplacements, la carte affaires apporte à première vue une réponse satisfaisante au DAF : les salariés à qui il la remet savent parfaitement l'utiliser, son fonctionnement étant similaire à celui d'une carte de crédit classique. Avec en prime une souplesse dans la trésorerie de l'entreprise puisque les débit sont différés à 28, 30 voire même 70 jours.
 

Aussi, les banques commercialisant la carte business offrent la possibilité de débiter les sommes dépensées soit sur le compte de l'employeur, soit directement sur celui du collaborateur. Dans le premier cas de figure, l'intérêt est de pouvoir plafonner les dépenses. Dans le second, l'entreprise peut alors responsabiliser quelque peu ses collaborateurs qui s’auto-disciplinent dans leurs frais.

carte-affaires-4.pngEn utilisant ce moyen de paiement, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte ainsi qu'au DAF de l'entreprise et au gérant. Il est alors possible de savoir qui dépense quoi et combien. Les paiements par carte affaires peuvent par ailleurs être cantonnés à certains fournisseurs uniquement, selon un accord entre la banque et la direction de l'entreprise. Une autre bonne manière de maîtriser les frais.
 
Dernier point fort, les banques proposent une gamme de services associés bien commodes comme des garanties d'assurance voyage, des garanties pour véhicules de location, une assistance juridique, une assistance médicale ou encore des remboursements express des achats frauduleux.
 

Bien qu'attrayante à première vue, la carte affaires n'est pourtant pas le moyen de paiement actuel le plus agile et intelligent. Car si les banques les associent souvent à des services intéressants, elles ne gèrent pas la totalité du processus d'achat : approbation des dépenses, contrôle, suivi comptable...

La carte affaires a ses limites !

La paperasse générée par une carte affaires est si conséquente que la gestion des reçus peut littéralement devenir un cauchemar. Un cauchemar pour l'employé qui se transforme en comptable à la fin de chaque mois mais un cauchemar aussi pour l'équipe finance qui court pour récupérer les factures et justificatifs des équipes opérationnelles... quand elles les ont gardés !
 
D'autant que pour se dépêtrer de tout ça, le recours à un outil ad hoc est obligatoire. A la clé, beaucoup de temps perdu pour la direction administrative et financière ainsi que pour l'employeur tandis qu'il existe des solutions qui automatisent l'enregistrement d'un paiement directement dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
 
L'utilisation d'une carte affaires implique en parallèle une gestion des notes de frais. Un système loin d'être optimal pour limiter les abus, contrôler les dépenses et qui coûte cher à l'entreprise tout en étant propice à la fraude.
 
Il faut également savoir que l'interface web de gestion des cartes affaires est rarement simple d'utilisation et intuitive. Et dans biens des cas, certaines fonctionnalités comme modifier le plafond des cartes ne peut s'effectuer directement en ligne. L'entreprise doit donc appeler sa banque à chaque fois qu'elle a besoin d'augmenter ou d'abaisser le seuil des dépenses. Un procédé ni pratique ni rapide puisque les banques ne sont pas ultra réactives à ces demandes, et mettent du temps à répondre aux demandes de leurs clients.
 

Enfin, le fait de recevoir chaque mois un document PDF qui fait office de relevé de compte ne donne pas la possibilité au RAF d'exporter les paiements vers son outil comptable ni d'analyser finement les données. L'entreprise ne dispose pas dans ce cas d'un outil intelligent de pilotage et d'analyse des dépenses.

La carte affaires reste donc une solution de paiement traditionnelle plutôt avantageuse. Elle ne répond pas en revanche aux besoins des jeunes entreprises dynamiques ni à ceux des PME en pleine croissance et qui sont en recherche d'outils qui allient flexibilité, sécurité et automatisation.

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TOPICS : Gestion des dépenses

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