Billets de train ou d'avion, notes de restaurants, nuits d'hôtels, fournitures diverses, carburant : la carte affaire - ou carte business - permet de régler un large panel de dépenses en entreprises.
Si elle présente de vrais avantages, ses limites sont également bien réelles. S'agit-il vraiment du meilleur moyen de paiement pour les salariés ?
La carte affaire : moyen de paiement le plus courant en entreprise
Dans une optique de gestion des
frais de déplacements,
la carte affaires apporte à première vue une réponse satisfaisante au DAF.
Il va pouvoir la remettre à certains de ses collaborateurs, qui n'auront aucune difficulté à l'utiliser, comme elle fonctionne comme une carte bancaire classique.
En prime, elle permet une souplesse dans la trésorerie de l'entreprise puisque les débit sont différés à 28, 30 voire même 70 jours.
Les banques commercialisant la carte affaire (ou business) offrent la possibilité de débiter les sommes dépensées soit sur le compte de l'employeur, soit directement sur celui du collaborateur.
Dans le premier cas de figure, l'intérêt est de pouvoir plafonner les dépenses. Dans le second, l'entreprise peut alors responsabiliser quelque peu ses collaborateurs qui s’auto-disciplinent dans leurs frais.
En utilisant ce moyen de paiement, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte ainsi qu'au DAF de l'entreprise et au gérant.
Il est alors possible de savoir qui dépense quoi et combien. Les paiements par carte affaires peuvent par ailleurs être cantonnés à certains fournisseurs uniquement, selon un accord entre la banque et la direction de l'entreprise.
Dernier avantage, les banques proposent une gamme de services associés bien commodes comme :
- Des garanties d'assurance voyage.
- Des garanties pour véhicules de location.
- Une assistance juridique.
- Une assistance médicale.
- Des remboursements express des achats frauduleux.
Bien qu'attrayante à première vue, la carte affaires n'est pourtant pas le moyen de paiement actuel le plus agile et intelligent.
Car si les banques les associent souvent à des services intéressants, elles ne gèrent pas la totalité du processus d'achat : approbation des dépenses, contrôle, suivi comptable, etc.
La carte affaires : limites et inconvénients
La paperasse générée par une carte affaires est conséquente et la gestion des reçus peut littéralement devenir un cauchemar.
Un cauchemar pour l'employé qui doit
soumettre toutes ses notes de frais et justificatifs de paiements (
s'il n'en a pas perdu entre temps), puis attendre plusieurs jours, voire semaines, avant de se faire rembourser.
D'autant que pour s'en sortir, le recours à un outil ad hoc est obligatoire. A la clé, beaucoup de temps perdu pour la direction administrative et financière ainsi que pour l'employeur.
Pourtant il existe des solutions qui automatisent l'enregistrement d'un paiement directement dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
A noter que l'interface web de gestion des cartes affaires est rarement simple d'utilisation et intuitive.
Certaines fonctionnalités comme modifier le plafond des cartes ne peut s'effectuer directement en ligne. L'entreprise doit donc appeler sa banque à chaque fois qu'elle a besoin d'augmenter ou d'abaisser le seuil des dépenses.
Enfin, le fait de recevoir chaque mois un document PDF qui fait office de relevé de compte
ne donne pas la possibilité au RAF d'exporter les paiements vers son outil comptable ni d'analyser finement les données. L'entreprise ne dispose pas dans ce cas d'un outil intelligent de pilotage et d'analyse des dépenses.
La carte affaire reste donc une solution de paiement traditionnelle plutôt avantageuse, dans l'idée. En revanche, elle ne répond pas aux besoins actuels des entreprises, qui ne peuvent pas se permettre de perdre du temps sur des processus archaïques et chronophages.
Ces entreprises ont besoin de solutions qui allient flexibilité, sécurité et automatisation. C'est ce que Spendesk propose, avec ses cartes de paiement virtuelles pour les achats en ligne, et ses cartes de paiement physiques pour les dépenses sur le terrain !
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