Billets de train ou d'avion, notes de restaurants, nuits d'hôtels, fournitures diverses, carburant... la carte affaires - ou carte business - permet de régler un large panel de dépenses en entreprises. Si elle présente de vrais avantages, ses limites sont également bien réelles. S'agit-il vraiment du meilleur moyen de paiement pour les salariés ?
La carte affaires, moyen de paiement le plus courant
Aussi, les banques commercialisant la carte business offrent la possibilité de débiter les sommes dépensées soit sur le compte de l'employeur, soit directement sur celui du collaborateur. Dans le premier cas de figure, l'intérêt est de pouvoir plafonner les dépenses. Dans le second, l'entreprise peut alors responsabiliser quelque peu ses collaborateurs qui s’auto-disciplinent dans leurs frais.
En utilisant ce moyen de paiement, un relevé mensuel des dépenses est envoyé au détenteur de la carte ainsi qu'au DAF de l'entreprise et au gérant. Il est alors possible de savoir qui dépense quoi et combien. Les paiements par carte affaires peuvent par ailleurs être cantonnés à certains fournisseurs uniquement, selon un accord entre la banque et la direction de l'entreprise.
Bien qu'attrayante à première vue, la carte affaires n'est pourtant pas le moyen de paiement actuel le plus agile et intelligent. Car si les banques les associent souvent à des services intéressants, elles ne gèrent pas la totalité du processus d'achat : approbation des dépenses, contrôle, suivi comptable, etc.
La carte affaires et ses limites !
Enfin, le fait de recevoir chaque mois un document PDF qui fait office de relevé de compte ne donne pas la possibilité au RAF d'exporter les paiements vers son outil comptable ni d'analyser finement les données. L'entreprise ne dispose pas dans ce cas d'un outil intelligent de pilotage et d'analyse des dépenses.
La carte affaires reste donc une solution de paiement traditionnelle plutôt avantageuse. En revanche, elle ne répond pas aux besoins des jeunes entreprises dynamiques ni à ceux des PME en pleine croissance. Ces entreprises ont besoin d'outils qui allient flexibilité, sécurité et automatisation.
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