Outils BI : par où commencer ?

Outils BI : les points incontournables avant de se lancer

Extraire, traiter, stocker et visualiser la data de l’entreprise sous toutes ses formes, voilà un beau défi que relèvent les outils BI. L’informatique décisionnelle se déploie partout. Toutefois, pour disposer d’une dataviz (visualisation de données) pertinente avec un tableau de bord qui fait le bonheur des utilisateurs, réalisez votre analyse préalable avec soin.

Prenez le temps de bien dimensionner ce projet souvent stratégique pour votre organisation. Voici les questions essentielles pour choisir votre solution de Business Intelligence et mener le projet sereinement.

Sommaire :

1 - Pourquoi faire de la Business Intelligence (BI) ?

2 - Outils BI : comprendre ses besoins et son environnement

3 - Placer l’humain au cœur du projet de Business Intelligence

4 - Choix des outils BI : les étapes avant de trancher

5 - Classer les outils BI et choisir sa solution décisionnelle

1 - Pourquoi faire de la Business Intelligence (BI) ?

Tout DAF de PME souhaite un jour optimiser le pilotage des données dans l’entreprise. Avec l’automatisation grandissante, la digitalisation et l’augmentation permanente des quantités de flux, rationaliser l’information constitue un enjeu majeur. Il n’existe cependant pas d’outil ad hoc pouvant satisfaire toutes les structures, c’est pourquoi il est si important de choisir son outil avec soin.

1.1 - Qu’est-ce qu’un outil BI ?

Business Intelligence, informatique décisionnelle ou BI, tous ces termes recouvrent les mêmes fonctionnalités. Ces applications se chargent de collecter, stocker, analyser et mettre en forme les données sous forme de tableaux de bord. L’outil BI recouvre à la fois des fonctionnalités applicatives et de la technique (OS, langage, connecteurs, analyse de données etc.).

1.2 - Quels sont les objectifs de l’informatique décisionnelle ?

Vous vous perdez dans les rapports de données, tableaux de bord Excel, divers ERP et applications informatiques périphériques variées ? Plus la data devient importante, plus le contrôle de gestion peine à répondre à l’utilisateur et aux différents responsables rapidement et précisément. La _Business Intelligenc_e (BI) aide à rationaliser le pilotage et l’utilisation de l’information dans l’entreprise. L’enjeu majeur consiste bien à faciliter la prise de décision tant pour la direction générale que dans chaque business unit.

1.3 - Quand décider de choisir un outil BI pour vos données ?

Les sollicitations des différents services de l’entreprise deviennent de plus en plus nombreuses. Les activités s’empilent ainsi que les applications informatiques. Les collaborateurs de l’équipe finance ne parviennent plus à répondre dans des délais corrects. Ils dépensent trop d’énergie à créer des tableaux de bord et à les mettre à jour.

Il est temps de penser à une solution décisionnelle ! Elle donnera la possibilité aux managers d’accéder eux-mêmes à la data et de rafraîchir seuls leurs indicateurs favoris.

1.4 - Quels sont les différents types d’outils BI ?

Il existe deux grandes catégories de solutions de Business Intelligence. La première correspond aux applications légères destinées principalement à réaliser de la dataviz c’est-à-dire de la visualisation des données. Ces outils BI, édités par des sociétés leaders ou en open source, doivent être associés à des logiciels de stockage et d’ETL (extract, transform and load). L’autre type de Business Intelligence consiste en un outil complet avec intégration d’un datawarehouse et de fonctionnalités ETL.

1.5 - Quelles sont les meilleures solutions décisionnelles ?

Les outils BI les plus performants correspondent à ceux qui répondent réellement à vos besoins. Rien ne sert d’opter pour une solution de Business Intelligence leader sur le marché si elle s’avère trop complexe à manipuler et surdimensionnée pour vos utilisateurs.

Si vous souhaitez examiner les fonctionnalités des outils BI que les entreprises plébiscitent, des études sur le Web fleurissent régulièrement. Vous y retrouverez le tiercé que constituent Tableau, Qlik Sense et Microsoft Power BI. N’oublions pas les solutions comme SAP BI4, Oracle BI, Sisense, IBM Cognos Analytics, Domo, Clear Analytics ou encore MicroStrategy.

2 - Outils BI : comprendre ses besoins et son environnement

Toutes les entreprises doivent prendre soin d’étudier au préalable le besoin réel en Business Intelligence. Que voulez-vous faire avec votre logiciel ? Quel type de reporting souhaitez-vous produire ? Voici les principaux points à analyser.

2.1 - Taille de l’entreprise

Le volume de données dépend souvent de la dimension et de la complexité de la société. Le budget envisageable pour un projet de BI fluctue aussi selon la taille. Combien d’entités du groupe et d’utilisateurs vont se connecter et avec quelle fréquence ? Ces éléments influent par exemple sur l’infrastructure à mettre en place afin d’exploiter l’outil correctement et avec un délai de réponse acceptable.

2.2 - Profil des utilisateurs de l’informatique décisionnelle

Analysez bien qui sont les clients de vos outils BI. Au-delà des services financiers, listez les personnes susceptibles de les utiliser régulièrement ou ponctuellement. Assurez-vous de leur type de connexion idéale et de leur niveau technique :

• simple consultation d’indicateurs périodiques ;

• rafraîchissement de tableaux de bord déjà créés ;

• manipulation de filtres ;

• conception de rapports complets, etc.

2.3 - Le volume de données à traiter dans la société ou le groupe

L’ampleur des données à traiter par les outils BI compte. Elle influe sur la technologie et l’architecture à retenir. Les performances obtenues dépendent en effet de la capacité de la solution décisionnelle à supporter la volumétrie.

Si l’outil présente un temps de traitement trop long, les utilisateurs n’apprécient pas et parfois se détournent carrément de l’application. Il n’y a rien de pire pour échouer dans le déploiement d’une BI !

2.4 - Associer les activités à la détermination des besoins

Nous recommandons aux directions financières et informatiques de ne pas réaliser l’analyse des besoins en vase clos. Les clients des outils BI doivent s’impliquer dans l’identification des objectifs. Ainsi, les métiers doivent décrire précisément ce qu’ils attendent de la Business Intelligence, les informations à inclure dans le reporting et les analyses périodiques à effectuer.

3 - Placer l’humain au cœur du projet de Business Intelligence

Mener un projet de déploiement d’outils BI ne s’improvise pas. La Business Intelligence constitue un enjeu souvent stratégique qui requiert de l’expertise. L’organisation du processus en amont du choix de l’application contribue au succès de l’implémentation de l’informatique décisionnelle.

3.1 - Analyser les compétences et trouver son expert en BI

L’expertise s’impose tant pour mettre en place les outils BI que pour maintenir chaque application ensuite. Commencez par analyser ce point avant d’aller plus loin.

a - Faire soi-même son outil décisionnel ou faire faire ?

Disposez-vous des compétences en interne ? Si ce n’est pas le cas, le recours à un consultant expert en déploiement d’outils BI maximise vos chances de succès.

Faire appel à un tel prestataire suppose toutefois que les salariés s’impliquent aussi dans le projet. Le temps passé à comprendre l’outil aux côtés de l’expert externe constitue une formation essentielle pour votre future autonomie. La co-construction est donc à privilégier pour une meilleure rentabilisation sur le long terme. Ainsi, s’il faut demain ajouter un champ dans un modèle, votre équipe interne et autonome sait le réaliser.

b - Implémenter des outils BI : un projet idéalement collaboratif

Vous seriez tenté de tout déployer en interne de la direction financière ? Oubliez cette mauvaise idée, vous risquez de passer à côté de propositions, remarques et besoins des utilisateurs terrain. La direction informatique voudrait se charger seule du projet ? Soyez prudent devant une telle velléité. Elle pourrait aboutir aux mêmes insuffisances avec un reporting ou des tableaux de bord incomplets, voire inadaptés.

3.2 - Associer au-delà de la finance pour réussir sa BI

La Business Intelligence permet d’attaquer tous types de données dans l’entreprise. La logistique, la gestion commerciale, la production industrielle, la qualité, les ressources humaines, etc., tous sont susceptibles de faire traiter la data par un outil BI.

Les solutions actuelles autorisent en outre à mixer plusieurs sources de données pour alimenter un même tableau de bord. Certaines applications informatiques intègrent des outils de reporting de façon native. C’est le cas de Spendesk, solution de gestion des dépenses professionnelles.

La Business Intelligence traite tous types de données dans l’entreprise et bien au-delà de l’information financière. Aussi, la préparation du déploiement doit impliquer tous les managers susceptibles d’utiliser ces outils dans leur processus de prise de décisions. Travailler en vase clos au niveau de la direction financière et informatique constitue clairement une mauvaise idée.

4 - Choix des outils BI : les étapes avant de trancher

Parmi les points incontournables, avant de déployer des outils de Business Intelligence, pensez à préparer une liste de critères pour analyser chaque solution de votre short list. Voici les étapes à suivre.

4.1 - Découvrir les solutions décisionnelles leaders sur le marché

Avant d’établir votre cahier des charges et de déterminer la liste des solutions à approfondir, nous recommandons de vous documenter sur le marché de la BI. De nombreuses études sont régulièrement publiées avec l’analyse des fonctionnalités et des technologies utilisées. Elles décrivent les caractéristiques, la partie technique ainsi que les packages et prix proposés par les différents éditeurs.

Toute cette information contribue à vous imprégner de l’environnement en matière de Business Intelligence. À noter que les outils les plus avancés proposent même l’usage d’intelligence artificielle et le machine learning pour pousser encore plus loin l’automatisation analytique des données.

4.2 - Établir votre cahier des charges, appel d’offres et short list

L’analyse des besoins internes aboutit à poser les éléments incontournables pour votre entreprise. En ayant conscience du marché des outils BI, vous rédigez alors votre cahier des charges. Notez toutefois qu’il ne s’agit pas de coller avec l’existant, mais aussi d’intégrer des avancées technologiques apportées par ces outils.

C’est le principe d’un processus « as is to be ». Au retour de l’appel d’offres, l’analyse des réponses conduit à écarter certaines solutions et à conserver les meilleures en short list.

4.3 - Obtenir des retours d’expérience de quelques entreprises

Pour choisir le bon outil de Business Intelligence pour votre entreprise, pensez à interroger d’autres sociétés de taille similaire autour de vous. L’information récupérée auprès d’utilisateurs dans une activité proche de la vôtre s’avère précieuse. Ils vous expliquent les difficultés et les aspects positifs dans la collecte, le stockage, la représentation visuelle de la data. Recueillez aussi les erreurs commises et les recommandations pour déployer correctement un tel logiciel décisionnel.

4.4 - Réaliser des démonstrations de chaque logiciel en short list

En effectuant des démonstrations des outils BI de votre short list, vous visualisez l’ergonomie du logiciel. Vous disposez d’une meilleure vision des rapports ou reportings envisageables pour la data visualisation. Vous imaginez plus facilement le tableau de bord idéal à construire pour chaque utilisateur dans l’entreprise.

C’est ainsi une opportunité de poser vos questions à des spécialistes de chaque solution décisionnelle. Vous mesurez aussi mieux la relation commerciale voire le fonctionnement du service après-vente.

5 - Classer les outils BI et choisir sa solution décisionnelle

Pour choisir une solution de Business Intelligence, une liste de critères à évaluer et à commenter s’avère précieuse. Elle permet à toutes les personnes de l’équipe projet de structurer leur avis sous une forme identique. Voici les éléments à intégrer à votre benchmark.

5.1 - Services et packages proposés

Analysez chaque solution BI envisagée :

• L’outil est-il open source ?

• Est-il facile à comprendre et à prendre en main ?

• Comment fonctionne le package proposé pour la préparation, la visualisation et le pilotage de la data, le catalogue de données, les modes de diffusion et l’accès cloud ?

• Existe-t-il une version d’essai ?

• Le fonctionnement est-il collaboratif ?

• Quel est le langage de requête natif ?

• Quels sont les OS acceptés ?

• Une visualisation en temps réel est-elle possible ?

5.2 - Technologies de l’outil BI

Voici les questions à se poser devant chaque logiciel étudié :

• Quels sont les types de connecteurs spécifiques (exemple : SQL ou non) ?

• Quelles sont les catégories d’utilisateurs ?

• L’application est-elle multi-device responsive ?

• Quid du data storytelling ?

• Comment fonctionne le partage d’information (alertes, programmation de diffusion des rapports, commentaires, etc.) ?

• Quelles sont les interfaces (tableaux et requêtes personnalisables) ?

• Quels outils sont proposés (types de graphiques, cartographie, KPI, hiérarchies, filtres, etc.) ?

• Quelles sont les analyses avancées et augmentées ?

• Comment fonctionne l’export des données (tableau de bord, format PDF, image, fichier Excel ou PowerPoint) ?

5.3 - Autres points à intégrer dans la grille d’analyse

Pensez aussi à commenter les aspects suivants :

• ergonomie (interface, dashboard) ;

• création d’objets, créativité et personnalisation ;

• langage de programmation ;

• tarification par utilisateur, mode SaaS, On-premise ;

• supports de formation et aide en ligne ;

• ancienneté de la solution et de la dernière version.

Les outils BI exigent une réflexion préalable approfondie

La Business Intelligence offre un réel confort aux utilisateurs à condition de déployer votre solution décisionnelle avec soin. L’analyse du besoin reste essentielle pour choisir les meilleurs logiciels pour le pilotage de vos données. Pour le suivi de vos dépenses professionnelles, Spendesk vous propose une démo en ligne afin de comprendre comment notre plateforme intègre nativement un reporting simple et efficace.