Budget marketing des startups : comment planifier et gérer vos dépenses ?

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 26 novembre, 2018

Dans l’écosystème des startups, une équipe marketing dernière génération va avoir beaucoup de dépenses. Même si votre startup est partie de rien et que vous êtes économe, vous avez forcément besoin d’outils et de services pour gérer toutes les tâches que vous ne pouvez pas accomplir seul.

Mais avez-vous vraiment réfléchi à comment vous alliez payer pour tout ça ? Pas tant “où trouver l’argent ?”, mais plutôt “comment gérer ces dépenses ?”. Les dépenses liées à la gestion de l’entreprise sont toujours un poids. Et vous n’avez pas mis en place une politique marketing ambitieuse pour passer tout votre temps à remplir des notes de frais !

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Dans cet article, nous allons jeter un oeil à la manière dont les startups ont l’habitude de gérer leur budget marketing, et comment elles réalisent leurs paiements. Puis, nous observerons quelle est la solution la plus adaptée à vos besoins !

Comment déterminer votre budget marketing ?

Vous ne devez pas vous inquiéter de combien d’euros, dollars et autres livres seront dépensés. Les marketeux ne sont pas vraiment des experts comptables, et la décision finale reviendra de toute façon au CEO (ou à tout autre décisionnaire).

Mais vous serez d’une manière ou d’une autre responsable de la manière dont votre budget est dépensé. C’est pour cette raison que vous avez besoin d’un budget adapté.

Selon Wordstream, il existe deux facteurs principaux pour déterminer le montant de votre budget marketing :

    • Connaître son revenu annuel (estimé ou brut) : Wordstream suggère de déterminer votre budget marketing en pourcentage de vos marges.
    • L’âge de votre entreprise : une entreprise jeune aura plus de dépenses en marketing, pour aider à accélérer sa croissance.

Les auteurs de l’enquête conseillent aux jeunes entreprises (1 à 5 ans d’existence) d’allouer entre 12% et 20% de leurs marges annuelles à ce poste de dépenses. Les entreprises plus anciennes, avec une part de marché significative, devraient y consacrer entre 6% et 12% de leurs marges annuelles.

Puis, après avoir déterminé le montant, il s’agit de connaître les postes de dépenses. Cela va dépendre évidemment de la stratégie appliquée, de votre marché, et de l’opinion de vos supérieurs hiérarchiques.

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Estimer vos dépenses marketing

Si vous planifiez une croissance rapide pour votre entreprise, alors vous ne pouvez pas négliger les dépenses. Vous aurez besoins de collaborateurs, d’outils et d’une stratégie. Forcément, vous allez devoir dépenser de l’argent sur au moins un de ces trois postes (si ce n’est les trois).

Votre budget marketing est susceptible de fluctuer en fonction de la période de l’année. Soyez attentifs à la saisonnalité de votre activité, et tenez-vous prêts à mettre l’accent sur la période la plus propice, comme les vacances ou les fêtes de fin d’année. Une opération marketing lors d’un événement exceptionnel peut vous permettre d’accroitre votre notoriété.

En dehors de ces événements ponctuels, vos dépenses marketing devraient rester relativement stables.

La rémunération de vos collaborateurs

On en convient, il est difficile de faire du marketing sans marketeurs ! Lors de la création de votre startup, votre équipe marketing est sûrement composée d’une ou deux âmes dévouées. Parfois, c’est même le directeur général qui s’en charge. Pourtant il est indispensable de faire grandir votre équipe au fur et à mesure de votre croissance.

Pour autant nous n’allons pas vous dire combien de personne doivent composer votre équipe. Car tout va dépendre de votre budget, votre croissance et votre stratégie marketing globale.

Mais ne prenons pas en compte les salaires des collaborateurs, réfléchissez plutôt aux autres postes de dépenses auxquels vous allez devoir consacrer votre attention. Certaines entreprises ont recours à des agences ou des travailleurs indépendants pour créer du contenu (des articles de blog, en particulier), la gestion des réseaux sociaux et tout une multitude d’autres tâches qui ne nécessitent pas d’avoir quelqu’un à temps plein !

Les externaliser est alors une bonne idée, et nombreuses sont les entreprises qui optent pour cette solution. Mais comment procèdent-elles au paiement de tous leurs partenaires ?

Les abonnements marketing annuels et mensuels

L’automatisation des tâches marketing est le Graal pour les marketeurs. Face à l’augmentation de la quantité de données à traiter, pouvoir analyser chaque page lue et chaque interaction avec un prospect est un service précieux pour mieux orienter votre stratégie.

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Des outils tels que HubSpot ou Marketo sont si efficaces qu’il est difficile d’imaginer que nous ayons pu vivre sans depuis tout ce temps. Et comme ces logiciels savent à quel points ils sont indispensables, ils en profitent donc pour vous faire mettre la main au portefeuille !

Et il n’y a pas que ces outils qui vont vous coûter de l’argent. Votre équipe marketing aura besoin :

    • D’outils de gestion des réseaux sociaux
    • D’une plateforme pour les webinars
    • D’un outil de partage de vidéos (comme Vidyard ou Vimeo)
    • D’un abonnement à Dropbox
    • D’un logiciel d’automatisation des tâches (Zapier)
    • D’outils SEO et d’optimisation de votre site internet
    • D’une plateforme pour créer, animer et héberger votre site internet
    • D’un outil de gestion des campagnes emails (comme Mailchimp)

Et il ne s’agit là que des paiements d'abonnement en cours. Nous n’avons même pas examiné les coûts potentiellement générés par les campagnes créées sur ces outils.

Le coût des campagnes marketing

A côté des paiements réguliers pour vos abonnements SaaS, n’oubliez pas de prendre en compte ceux générés par vos campagnes marketing physiques et en ligne !

Par exemple, le lancement d’une campagne sur les réseaux sociaux ou via Google Adwords nécessite un véritable financement. Vous avez sûrement établit un budget mensuel pour ça, ou alors une opportunité peut se présenter et vous devrez alors agir vite.

Il faut penser également aux dépenses liées à votre présence sur un salon par exemple. Il est alors nécessaire de vous munir de cartes de visite, ainsi que des brochures à remettre aux prospects. Ne négligez donc pas vos coûts d’impression dans votre budget marketing !

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Ces paiements sont plus ponctuels, pas comme ceux de vos logiciels préférés. Et donc, avoir recours à un paiement par carte bancaire systématiquement peut vite devenir un inconvénient (plus de détails en fin d’article)

Le logiciel HubSpot vous propose des modèles très utiles pour estimer vos postes de dépense et le budget nécessaire. Il permet alors de bâtir des budgets prévisionnels.

Comment les meilleurs marketeurs dépensent-ils leur budget en startup ?

D’expérience, les process des startups sont souvent très souples et plutôt…acrobatiques ! C’est particulièrement le cas pour les jeunes entreprises qui n’ont pas encore établies de process.

C’est donc une priorité de créer de véritables procédures au fur et à mesure de votre croissance. En effet, les enjeux se multiplient, les deadlines s’accumulent et chaque employé doit avoir en sa possession tous les outils nécessaires pour être autonome et efficace.

Dans une startup, la stratégie de dépense classique fonctionne ainsi :

  1. Alice a besoin d’un logiciel pour établir sa stratégie SEO, elle choisit SEOhYeah!.
  2. Pierre (son manager) accepte, mais lui demande de confirmer la décision auprès de Claire, la directrice générale.
  3. Alice informe Claire que Pierre a donné son feu vert. Claire confie alors à Alice la carte bancaire de l’entreprise.
  4. Alice souscrit un abonnement mensuel avec paiement récurrent en utilisant la carte de l’entreprise.
  5. Oups, tout le monde a oublié d’en informer Edouard, le DAF, qui va découvrir par hasard ce paiement à la fin du mois !
  6. Edouard part alors à la recherche de la personne à l’origine de cette dépense.
  7. Pierre est informé de la démarche d’Edouard et lui dit de s’adresser directement à Alice.
  8. Alice doit donc justifier sa dépense avec la facture originale, surement dans sa boîte mail surchargée, en vain. Elle se retrouve donc à solliciter un duplicata auprès de SEOhYeah!

Ce scénario vous paraît extravagant ? Pourtant, c’est une situation bien trop habituelle pour les startup. En effet, Edouard voit apparaître au moins une dizaine de nouveaux paiements similaires chaque mois sur le compte de l’entreprise ! Autant dire que c’est pour lui une perte de temps et d’énergie, en plus d’avoir des conséquences sur toute l’entreprise.

Une perte de temps collective

Ce sont le manager ou le DAF qui sont responsables d’un tel scénario et c’est à eux de le corriger. Ils doivent mettre en place les process et outils nécessaires pour mieux organiser la gestion des paiements, et faire gagner du temps et de l’autonomie aux collaborateurs.

Même si cette situation est plus plausibles dans une petite startup et que les montants restent peu élevé, que ce serait-il passé si Claire avait été en congés ? Trop nombreuses sont les entreprises qui ne prennent pas ce détail en compte et ne savent donc pas comment faire face une fois le moment venu.

Un process inefficace

Il est possible que vous ayez déjà un process en place, mais s’il est inefficace il sera très certainement contourné par vos collaborateurs. Concrètement, dans l’exemple précédent, Edouard n’était pas au courant du nouveau paiement et n’avait aucun justificatif. Dans le doute, il aurait aussi pu rejeter le paiement par réflexe.

Pour simplifier la vie du DAF, il est nécessaire que vous centralisiez l’ensemble des nouvelles dépenses engagées par votre équipe. Cela permettra au DAF d’avoir en sa possession tous les justificatifs rapidement.

Un process trop peu sécurisé

Aujourd’hui, votre carte bancaire d’entreprise n’est pas suffisamment sécurisée et les paiements en ligne présentent toujours plus de risques.

Vous pouvez avoir toute la confiance du monde dans vos prestataires et fournisseurs, mais rien ne permet de prévoir une défaillance informatique ou le piratage de vos données bancaires. Chaque nouvelle opération présente un risque supplémentaire de fraude.

Comment gérer plus efficacement vos dépenses marketing ?

N’y allons pas par quatre chemins : la carte bancaire d’entreprise n’est pas la meilleure solution pour gérer vos paiements. Cette option ne permet pas de gérer au mieux vos propres dépenses et les remboursements.

Il existe d’autres alternatives de paiements, bien plus efficaces pour votre entreprise :

Les cartes de crédit virtuelles

Les cartes de crédit virtuelles sont idéales pour les dépenses marketing, dépenses qui aujourd’hui se font majoritairement via internet.

Ces cartes fonctionnent comme des cartes bancaires classiques, mais sont exclusivement destinées aux paiements en ligne. Il vous suffit de générer une carte virtuelle, puis de renseigner ses coordonnées lors du paiement. C’est une option plus sécurisées, grâce à son numéro à usage unique pour chaque paiement. Et donc en cas de piratage, un seul paiement sera rejeté. Bye bye les ennuis !

Les cartes bancaires prépayées

Ces dernières fonctionnent comme les cartes bancaires traditionnelles, avec un titulaire unique et est délivrée par la direction de l’entreprise. Ces cartes permettent au DAF de plus simplement suivre les paiements et identifier la provenance.

Chaque carte possède son propre plafond, fixé par le manager. Chaque dépense est répertoriée sur une seule et même plateforme en ligne, qui permet le suivi des dépenses et d’établir des budget par équipe.

Tous vos collaborateurs ont directement accès à la plateforme, pour soumettre, approuver, refuser des dépenses, depuis leurs ordinateurs ou smartphones. Ce qui permet d’avoir une vision globale et en temps réel, peu importe où vous vous trouvez !

Il est aussi possible de déterminer un montant de dépense ne nécessitant pas d’approbation par un supérieur. Cela permet de donner à vos collaborateurs une certaine autonomie dans leurs activités quotidiennes. Par contre, au dessus de ce montant fixé il faudra obligatoirement une autorisation du N+1, voir du N+2.

Ce système d’approbation est particulièrement apprécié du marketeur qui n’a plus besoin de gérer tous les justificatifs de paiement. Il simplifie aussi la vie du DAF, qui dispose désormais de toutes les informations utiles à chaque dépense. Certaines solutions proposent même d’inclure automatiquement les factures dans votre logiciel comptable d’entreprise.

La meilleure solution de gestion des dépenses, c’est celle qui vous simplifie la vie

Vous n’avez sûrement pas beaucoup de temps à consacrer pour réfléchir à vos processus de gestion des dépenses d’entreprise. Même si vous êtes manager, que vous disposez d’un budget alloué, vous n’avez très certainement pas cette question en tête tous les jours.

En conclusion, des procédures peu efficaces n’ont aucun avantage. Des pertes de temps, d’énergie et d’argent sont potentiellement à prévoir.

Mais, libre à vous de vous débarrasser une bonne fois pour toute de ce point bloquant. Donnez à votre entreprise et à vos équipes l’agilité et l’efficacité qu’elles méritent. Faites le choix d’une solution simple et intuitive pour la gestion de vos dépenses professionnelles. Spendesk est LA solution spécialement conçue pour répondre à tous vos problèmes !

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