20+ bonnes pratiques pour améliorer le télétravail en cabinet comptable
Comptabilité 7 min

20+ bonnes pratiques pour améliorer le télétravail en cabinet comptable

Juliette Hervé

Télétravail et cabinet comptable : voilà deux expressions qui sont devenues indissociables en 2020.

Et si, à l’orée de 2021, on peut espérer que les règles sanitaires liées à la crise du Covid-19 s’assouplissent petit à petit, un fait est sûr : le télétravail va continuer à faire partie de la vie des experts-comptables. D’ailleurs, 60% des entreprises ont déjà prévu de généraliser le télétravail une fois la crise sanitaire passée !

Comment donc réinventer le travail des experts-comptables face au télétravail ? Comment piloter son portefeuille clients, anticiper le futur et s’assurer de prendre les meilleures décisions pour maintenir la pérennité de ses missions ?

Vous découvrirez dans cet article les leçons échangées par Stéphane Mariette (Expert-Comptable et Associé Fondateur d’Emargence), Alexis Salma (Fondateur & CEO de Booster Digital) et Mathieu Galvani (Responsable Partenariats chez Spendesk) lors du webinar “Experts-comptables & télétravail : 5 astuces et outils qui vont vous faire aimer 2021”.

A la clé : des outils, techniques managériales et bonnes pratiques pour aborder la question sereinement !

Les outils pour faciliter la collaboration en télétravail dans votre cabinet comptable 

Les outils propices à la mise en place du télétravail dans votre cabinet comptable ne manquent pas. Mais lesquels sont réellement cruciaux pour favoriser la collaboration entre vous et vos équipes ? 

La première problématique est bien sûr de savoir comment vos experts-comptables et associés peuvent avoir accès aux serveurs de l’entreprise depuis leur domicile. 

La clé : trouver la solution pour être chez soi comme on est au bureau, en termes d’informatique. 

Que vous choisissiez d’héberger vos données dans votre entreprise elle-même, ou que vous optiez pour une solution Cloud (en SaaS), veillez à faire un choix qui facilite l’accès à l’information comptable

Dans un second temps, il est déterminant pour vous de trouver l’outil de communication idéal, pour vos échanges en interne comme avec vos clients. Certes, l’email et le téléphone restent les moyens de communication privilégiés avec vos clients. 

Mais pour les échanges internes au sein du cabinet comptable en télétravail, il s’agit de trouver un outil qui vous permette de limiter le nombre d’emails internes, ainsi que de recréer les moments de communication informelle que vous pourriez avoir en présentiel. 

Vous pouvez par exemple choisir d’installer Slack, Microsoft Teams, Discord, ou WhatsApp, en créant des groupes spécifiques, pour segmenter la communication par équipes.

Pour communiquer de manière instantanée, prenez également le parti de choisir un outil de visioconférence : celui-ci viendra réhumaniser vos échanges en interne, mais aussi avec vos clients. On peut notamment citer des outils comme Zoom, Whereby ou encore Google Meet

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Pensez également à doter votre cabinet d’expertise comptable :

  • D’un outil de gestion documentaire dématérialisée, comme Google Drive ou DropBox, pour accéder à tous vos documents-clés en télétravail.
  • D’un outil de gestion de projet, comme Trello, Monday ou Asana, pour suivre les projets au long court.
  • D’un outil de gestion de la connaissance en interne, pour favoriser la transmission de connaissance de pair à pair (et notamment vos process).
  • D’un outil de gestion du temps (aussi appelé time tracking), comme Harvest, non pas pour micro-manager vos équipes comptables, mais pour analyser la capacité de vos collaborateurs à assurer leurs tâches en télétravail.

 

A noter : l’aspect collaboratif de ces outils, ainsi que leur intégration à votre panel d’applications existantes, sont deux des clés pour qu’ils soient véritablement efficaces. Sans compter qu’ils peuvent être un véritable élément différenciant, tant pour vos clients friands de digital que pour votre marque employeur !

Cependant, sachez qu’il n’existe pas d’outil idéal : la solution parfaite pour vous, c’est bien celle qui convient à votre organisation. D’où l’importance de tester les solutions en question, en ayant bien en tête ce que vous en attendez.

Envie d’aller plus loin ? Découvrez les 60+ ressources, astuces et outils indispensables en télétravail.

Pratiques managériales clés pour des collaborateurs engagés

C’est un fait : le télétravail en cabinet comptable vient également modifier vos pratiques managériales

Le grand défi des managers devient alors de développer un espace de confiance, tout en gardant le lien avec leurs collaborateurs pour s’assurer que tout se déroule au mieux. 

Le fait d’accepter que les temps de travail diffèrent, à distance, du traditionnel “8h-18h”, est notamment l’une des problématiques-clés que doivent affronter les managers. C’est d’ailleurs là que les outils mis en place, qui permettent un travail collaboratif asynchrone, prennent tout leur sens.

En ce sens, la communication interne dans le cabinet doit muter. Certes, les outils de communication instantanée que vous avez découverts plus haut peuvent vous aider à résoudre des soucis ponctuels, de manière rapide.

Cependant, n’hésitez pas non plus à utiliser les appels téléphoniques, ou la visio, pour continuer à développer les liens entre managers et experts en comptabilité. Le fait de rester agile, et de réagir vite si vous préssentez qu’un collaborateur connaît des difficultés, est crucial.

D’ailleurs, pour repérer les difficultés de vos experts-comptables, pourquoi ne pas leur proposer, à intervalles réguliers, de répondre à un court questionnaire pour décrire les soucis qu’ils ont pu rencontrer dans la semaine ?

Prenez également le temps d’expliquer le sens derrière les outils choisis. Par exemple, le time tracking n’a pas pour ambition de “fliquer” vos collaborateurs, mais bien de les aider à s’installer de bonnes méthodes de travail à distance. 

Enfin, l’un des grands sujets de managers ces derniers temps est bien sûr le recrutement à distance, et notamment le fait d’accueillir les nouveaux employés en télétravail. Pour aborder avec efficacité cette problématique, pensez notamment à :

  • Instaurer un process d’intégration des nouveaux collaborateurs solide, en visioconférence pour humaniser le tout et créer une véritable cohésion d’équipe.
  • Attribuer un référent (ou parrain/marraine) aux nouveaux talents, qui puisse devenir la personne vers qui les nouveaux arrivants se tournent en cas de question.
  • Faciliter la formation aux outils du cabinet, par exemple en créant de courtes vidéos pour présenter des démonstrations desdits outils.

 

En somme, la digitalisation de votre cabinet comptable en télétravail doit aller de pair avec des techniques managériales humaines, qui motivent vos équipes au quotidien. 

Plus que d’écouter vos collaborateurs, vous devez réellement les entendre, et recréer à distance l’incentive nécessaire au bon fonctionnement de l’organisation.

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Les routines à mettre en place pour assurer la cohésion de vos équipes

Comme dans toute entreprise, la vie d’un cabinet comptable est rythmée par des routines, qui permettent de créer une véritable motivation chez les collaborateurs. Comment faire pour recréer ces routines à distance, lorsque le cabinet est en télétravail ? 

Vous pouvez notamment envisager de : 

  • Dématérialiser totalement les documents de travail, pour recréer les routines liées aux revues de dossiers comptables.
  • Attribuer des salles de visioconférences à chaque équipe, ouvertes en permanence, afin de recréer l’ambiance d’un “vrai bureau” qui peut manquer à certains collaborateurs.
  • Instaurer de courtes réunions hebdomadaires, rassemblant tous les collaborateurs en début ou en fin de semaine, pour partager l’avancement de chacun sur les différents dossiers.
  • Proposer des réunions régulières entre managers et managés, pour débriefer des éventuels problèmes chaque semaine.
  • Mettre en place des séminaires virtuels, voire des apéros ou soirées ludiques, pour entretenir la cohésion d’équipe.

 

L’objectif de ces routines est bien de “prendre la température” de vos collaborateurs en télétravail, mais aussi de manager à distance pour assurer le bon fonctionnement du cabinet comptable en télétravail.

Pensez cependant à organiser ces moments routiniers sur le temps de travail habituel de vos collaborateurs. Peut-être aurez-vous le sentiment de perdre en productivité sur ces moments d’échange, mais ils seront en fait cruciaux pour garder vos équipes motivées.

Les clés pour un espace de télétravail optimal pour vos experts-comptables

Aménager son espace de travail chez soi peut sembler compliqué. En effet, tous vos collaborateurs n’ont pas forcément une pièce dédiée au télétravail, ou encore l’espace nécessaire pour obtenir le même confort qu’au bureau.

Cependant, voici les quelques essentiels qui aideront vos experts-comptables à gérer leur télétravail avec brio : 

  • Recommander des bureaux et sièges confortables, afin d’éviter de mauvaises postures.
  • Installer deux écrans par poste de télétravail, afin d’assurer un confort à vos employés.
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  • Travailler avec une source de lumière convenable, un véritable essentiel pour garder le moral.

 

Motivez également vos collaborateurs à structurer leur journée et à se vêtir comme ils le feraient pour aller au bureau. En effet, la déconnexion entre les temps de vie pro et perso sont cruciaux pour éviter la surcharge de travail à vos experts. 

Vous pouvez par exemple leur parler du principe du fake commuting, qui consiste à commencer la journée en sortant de son domicile pour aller acheter un café dans un commerce local. De quoi donner l’impression à son cerveau de commencer sa journée, en mettant de côté l’aspect personnel de leur vie, même en télétravail !

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Quoiqu’il en soit, il devient essentiel en 2021 de tout faire pour faire accepter le changement que constitue le télétravail dans un cabinet d’experts comptables, tant à ses clients qu’à ses collaborateurs. 

Le télétravail ne va en effet pas devenir la norme, mais restera une composante essentielle de vos professions à l’avenir. Il est également un superbe argument d’attractivité du cabinet pour votre marque employeur, ainsi que pour vos clients, de plus en plus friands de technologies. 

Retenez donc cela : la société évolue, et si vous n’évoluez pas avec elle, vous resterez à la marge !

Et si le digital est au cœur de ces nouvelles pratiques de travail, n’oubliez pas non plus de le saupoudrer d’humain, clé pour une transition en télétravail réussie.

Envie de découvrir les retours d’expérience de gérants de cabinets comptables à l’heure du télétravail, ainsi que d’autres bonnes pratiques sur le sujet ?

Visionnez le replay du webinar "Experts-comptables & télétravail : 5 astuces et outils qui vont vous faire aimer 2021", et commencez dès maintenant à préparer l’avenir du télétravail dans votre cabinet !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.