Les bénéfices de la dématérialisation comptable

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 28 décembre, 2017
Grâce à la dématérialisation de la comptabilité, fini la gestion encombrante de nombreuses pièces, le traitement des factures au format papier: optez pour une solution innovante et dématérialisée !
La transformation digitale conduit à un bouleversement total des outils mais aussi des modes de travail. Les entreprises sont contraintes de jongler avec une multitude de pièces et justificatifs au format papier, malgré la dématérialisation de nombreux actes du quotidien permettant de faciliter le travail des responsables administratifs et financiers. Voici tous les éléments pour comprendre la manière dont vous pouvez tirer profit de la dématérialisation comptable pour votre entreprise.

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I. Les bénéfices opérationnels de la dématérialisation comptable

La dématérialisation comptable a profondément transformé la manière dont les entreprises traitent leurs informations : la diminution drastique des coûts liés au temps passé par les collaborateurs sur leur traitement, et le raccourcissement des délais de transmission en sont les meilleurs exemples.

D’une durée moyenne de 14 jours et d'un coût de 15 euros par facture, les anciens modes de traitement fidèles au papier sont petit à petit remplacés. Solution écologique, elle est aussi économique en permettant aux entreprises de réduire par 5 le temps passé sur chaque facture. Fini les erreurs de saisie avec la gestion automatisée et numérique de vos pièces. Les salariés peuvent alors se focaliser sur des tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée.

La dématérialisation comptable apporte une multitude d’autres avantages pour le traitement de l’information :

  • La fin des montagnes de factures, reçus et justificatifs papiers en tous genres
  • L’optimisation de l’envoi et des échanges de pièces comptables via email
  • La traçabilité parfaite des informations et une amélioration de la qualité des reporting : la reconnaissance automatique des informations permet d’économiser leur saisie et facilite leur imputation dans les systèmes d’information de l’entreprise. La pièce comptable se joint automatiquement à la ligne d’écriture correspondante grâce aux fonctions OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et LAD (Lecture Automatique de Documents) qui proposent une pré-imputation

Enfin, soulignons que la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, poursuit aussi un but écologique en faisant la promotion de la solution « zéro papier ».

Gains de productivité, d’efficacité, et économies pour votre entreprise; exonération de tâches chronophages et pas toujours plaisantes pour le salarié : telles sont les perspectives concrètes désormais offertes par la dématérialisation comptable pour votre entreprise.

II. Les bénéfices de la dématérialisation comptable en terme de ressources humaines 

Les transformations évoquées précédemment auront pour conséquence une redéfinition complète du quotidien du métier de comptable.

En effet, ce métier est axé autour de tâches méticuleuses et opérationnelles, comme le fait d'inclure manuellement toutes les pièces comptables dans un logiciel de gestion par exemple. Concrètement, cela se traduit souvent par la tâche nécessaire mais fastidieuse d’imprimer les relevés, de numéroter chaque ligne, puis de numéroter les factures correspondantes. Les comptables sont aussi responsables des factures et donc parfois obligé de partir à la chasse aux factures manquantes, véritable périple chaque fin de mois. En somme, des tâches chronophages et souvent prises de tête. Cette conception du travail de comptable appartient au passé grâce à la dématérialisation comptable.

Une fois déchargé de ces impératifs pas toujours valorisants, le comptable pourra se consacrer aisément à d’autres missions de conseil et de définition de politiques stratégiques et financières. Plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée, ces missions pourront mettre différemment à profit leur fine connaissance de toutes les dépenses, des budgets, du comportement des fournisseurs et des clients dans le fonctionnement concret de l’entreprise.

La dématérialisation comptable permet un grand nombre d’avancées pour le fonctionnement de votre entreprise. Elle lui permet surtout de tirer parti des défis de la digitalisation pour rester compétitive, de se démarquer sur le marché et de fidéliser ses clients en véhiculant l'image d'une entreprise dynamique et innovante.

Bien qu’elle nécessite plusieurs investissements pour être mise en oeuvre, la dématérialisation comptable engendre de nombreuses économies à moyen terme et s’inclut dans votre démarche RSE en faveur de la préservation de l’environnement. Mettre en oeuvre la dématérialisation comptable est désormais facile grâce à des solutions SaaS telles que Spendesk pour réaliser de véritables gains de productivité, et favoriser l’épanouissement professionnel de vos responsables administratifs et financiers.

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