10 raisons de gérer toutes les dépenses de vos collaborateurs avec Spendesk

Chez Spendesk nous connaissons parfaitement les problèmes de gestion des dépenses professionnelles auxquels votre entreprise est confrontée : frais d'hébergement et de déplacements, notes de restaurant, carburant, abonnements en ligne, achat de fournitures...

Notre mission est simple mais ambitieuse : révolutionner votre gestion des dépenses, en vous dotant d'une plateforme simple, performante et qui optimise la gestion des frais de vos équipes. Voici 10 raisons pour lesquelles Spendesk va répondre à tous vos besoins !

1. Vous en avez marre de prêter la carte de l'entreprise

Votre entreprise dispose très certainement d'une carte affaire (ou carte business) ou plusieurs. Ces cartes permettent à vos collaborateur de payer leurs dépenses terrain et effectuer leurs achats en ligne.

Mais qui dit une seule carte de paiement pour tous, signifie de la laisser circuler en fonction des besoins de chacun. Résultat ? Vous êtes sollicité en permanence par vos collaborateurs, toute la journée et tous les jours !

Notre solution : Pendant que vos concurrents vont continuer à s'arracher les cheveux et à perdre beaucoup de temps, vous allez pouvoir utiliser les cartes de paiement Spendesk. Quelles soient virtuelles ou physiques, chaque salarié est désormais autonome sur la gestion de ses dépenses, mais vous gardez toujours 100% le contrôle en fixant vos règles et limites !

2. Vos collaborateurs ne transmettent pas leurs justificatifs de paiement à temps

A la fin du mois vous vous retrouvez régulièrement avec un nombre de factures manquantes inimaginable ?

Il est plus difficile de rembourser les notes de frais lorsque les justificatifs de notes de frais sont manquants et encore plus difficile de courir après vos collaborateurs. Vous perdez du temps et l'entreprise perd de l'argent car il y a un manque de TVA à récupérer.

Notre solution : Avec Spendesk, vous pouvez automatiser toute cette opération, pour un gain de temps, d'argent et de productivité immédiat.

3. La CB de l’entreprise passe de main en main

En prêtant la carte bancaire de l'entreprise à chaque salarié, le risque que quelqu'un finisse par la perdre est très important. Voire pire, si vos collaborateurs ne font pas assez attention, elle peut être piratée.

S'en suive alors des démarches longues et fastidieuses d'opposition et de commande d'une nouvelle carte (ce qui peut aussi prendre un certain temps).

Notre solution : Avec Spendesk, chaque collaborateur se voit attribué une carte de paiement physique nominative, mais est également en mesure de générer (depuis l'application web ou mobile) une carte virtuelle à usage unique. Les comptes de vos collaborateurs sont plafonnés, ce qui limite les risques de piratage, puis chacun à sa carte, donc plus besoin de les faire circuler.

4. Les salariés sont constamment bloqués pour le moindre paiement

La levée des plafonds de paiement des cartes affaires n'est pas une opération qui peut s'effectuer en ligne dans la plupart des cas.

Dans ces cas là il est nécessaire de contacter sa banque et la démarche peut prendre de plusieurs heures à plusieurs jours. Par conséquent, les salariés peuvent se retrouver bloqués au moment de régler leurs dépenses.

Notre solution : Un problème qui ne peut pas arriver avec Spendesk, puisque lever ou baisser les seuils de dépenses se fait en un clic et en ligne via l'interface web. Et pour les cartes de paiement, le montant est déterminé à l'avance, donc pas de mauvaises surprises au moment de payer.

5. Vous gérez de (trop) nombreux abonnements

Plusieurs dizaines d'abonnements à des services en lignes comme des logiciels en SaaS notamment permettent à vos équipes d'être productives. Mais avec le temps, certains sont peut-être devenus obsolètes, pourtant vous continuez de payer parce que personne n'a prit le temps de les annuler.

Une tâche qui vous revient donc, mais il s'agit de trouver qui les gère, une tâche beaucoup moins évidente...

Notre solution : Sur ce point également, Spendesk représente un réel avantage. L'interface de gestion permet de visualiser facilement l'intégralité des abonnements souscrits, d'en gérer les dépenses et de résilier les services dont les équipes n'ont plus l'utilité.

6. Vos filiales se multiplient en France et à l'étranger

Vous avez peut-être la responsabilité d'administrer les différentes filiales et les nombreux bureaux de votre entreprise, et tous les collaborateurs ont, à un moment ou à un autre, besoin d'engager des frais.

La gestion des notes de frais devient alors un enfer avec la multiplication des réglementations en vigueur.

Notre solution : Spendesk vous permet de donner accès à vos collaborateurs à des moyens de paiements modernes et sécurisés, peu importe où ils se trouvent. Et vous gardez un oeil sur l'ensemble des transactions à travers une interface unique !

7. Votre processus de gestion des notes de frais est un cauchemar

Gérer les notes de frais et traiter les opérations comptables liées au paiement par carte affaires est une tâche complexe, longue et chronophage. Certains parlent même de "cauchemar"...

Notre solution : Spendesk met un terme à la gestion classique (voire archaïque) des notes de frais. Fini les montagnes de notes de frais sur le bureau et la course aux justificatifs. Désormais, les employés prennent en photo leur justificatif via l'application mobile pour soumettre leur note de frais en quelques clics. Et vous pouvez les rembourser tout aussi vite !

8. Vous voulez plus de maîtrise sur les dépenses

Avec une seule carte entreprise qui passe de main en main et des notes de frais sans justificatifs, pas simple de s'y retrouver.

Pourtant vous avez besoin de connaître rapidement la situation financière de votre entreprise pour prendre des décisions importantes !

Notre solution : Nos différentes offres vous donnent la possibilité d'avoir le contrôle sur toutes les demandes d'achat de vos collaborateurs, et ainsi de suivre en temps réel la trésorerie de votre entreprise. L'interface de gestion de Spendesk a été conçue en prenant en compte cette nécessité.

9. Vous voulez plus de flexibilité sur la gestion des budgets

Les besoins financiers de chaque équipe sont établit en début d'année. Pour autant, certaine fois les budgets ont besoin d'être adaptés rapidement pour ne pas bloquer vos collaborateurs. Vous avez besoin d'agir vite et vos équipes de plus de flexibilité.

Notre solution : Spendesk vous permet de contrôler les plafonds des cartes de paiement en quelques clics. Les abaisser ou les relever se fait directement depuis l'outil de gestion en ligne. Simplicité et flexibilité !

10. Vous voulez automatiser le traitement comptable des paiements

Si vous considérez - à juste titre d'ailleurs - que la saisie comptable des paiements n'est plus du tout une façon efficace et moderne de procéder, c'est qu'il est temps d'opter pour Spendesk !

Notre solution : L'offre de Spendesk permet d'automatiser le traitement des dépenses et intègre directement les paiements et les factures dans votre logiciel de comptabilité.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce que Spendesk peut vous apporter ? Notre équipe sera ravie de vous présenter l'outil en fonction de vos besoins.

Choisir Spendesk c'est faire le choix d'une gestion des dépenses moderne, simple et sur mesure !