Avance sur frais professionnels : comment s’y prendre ?

Yasmine Guyotpar Yasmine Guyot|5 juillet, 2017

L'avance sur frais professionnels est une vraie problématique en entreprise, une problématique parfois même épineuse car il s'agit de bien l'appréhender pour que salarié comme employeur y trouvent leur compte. La pratique est nécessaire pour que les collaborateurs puissent couvrir les frais sur le terrain sans impacter leur budget personnel.

Quels sont les usages, les différentes options ?
Comment procéder ? 
Nous vous aidons à y voir plus clair sur le sujet. 

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Dans quelles situations faire une avance sur frais ?

En tant qu'employeur, vous êtes légalement tenu de rembourser les frais engagés par vos collaborateurs dans le cadre de leurs missions terrain : déplacement, hébergement, repas...

Il arrive souvent que les salariés avancent les frais sur leurs propres ressources mais lorsque les montants sont importants et récurrents, l'avance sur frais devient nécessaire. Car pour des missions de longue durée à l'étranger par exemple, les coûts peuvent être élevés, et vos collaborateurs ne peuvent pas nécessairement les assumer.

Aussi, vous pouvez être amené à mettre en place une avance sur frais en cas de dépense disproportionnée en comparaison avec le salaire de vos collaborateurs.
Ex : un technicien qui engage 300€ de frais chaque mois et perçoit 1 200 € net aura besoin d'une avance de frais, ses dépenses représentant un quart de ses revenus.

avance-frais-professionnels-salariesAvance permanente et avance ponctuelle

L'avance permanente sur frais et l'avance ponctuelle sont les deux solutions existantes.

L'avance permanente sur frais consiste à définir en amont une enveloppe budgétaire fixe remise chaque mois à vos collaborateurs pour couvrir leurs dépenses. Elle court tout au long du contrat. Une estimation précise des montants qu'ils doivent engager doit être réalisée en concertation avec le salarié afin de viser juste, tant pour la trésorerie de l'entreprise que pour le budget du salarié. Cette avance est souvent négociée lors de l'embauche, surtout pour des postes qui impliquent des déplacements fréquents et/ou longs. Le collaborateur remplit alors chaque mois une note de frais afin d'être remboursé intégralement. Aussi, le salarié se devra de la rembourser dans le cas de figure où il quitte l’entreprise.

avance-frais-professionnels-montantL'autre possibilité est l'avance ponctuelle. Dans ce cas, l'avance se fait par un virement sur le compte personnel de l'employé en fonction des montants estimés qu'il sera amené à engager. Pour se faire rembourser, le collaborateur présente ses notes de frais accompagnées des justificatifs de paiement. Suite à quoi, si les dépenses sont en réalité supérieures à l'avance, un complément lui est remis.

Mais est-ce que l'avance sur frais relève d'une obligation légale ? Non, pas à proprement parler mais elle peut l'être néanmoins si c'est l'usage dans l'entreprise ou bien si :

  • la convention collective de l'entreprise l'a définie comme règle de fonctionnement
  • l'accord d'entreprise le prévoit

Comment minimiser les recours aux avances de frais ?

Les sommes engagées par les salariés peuvent atteindre des montants importants, il est donc crucial de mieux cadrer les frais afin de maîtriser la trésorerie de l'entreprise.

Des cartes affaires à débit différé sont d'excellentes options pour apporter de la facilité dans les dépenses.

La carte de la société peut également être prêtée ponctuellement pour l'achat de billets de train ou d'avion ou encore pour réserver une chambre d'hôtel. Et pour les commerciaux sur la route par exemple, des cartes carburant existent pour payer directement les frais d'essence ou encore les tickets de péage d'autoroute.

L'avantage de ces différentes solutions est multiple. L'employeur limite les coûts terrain grâce à des prix négociés et diminue également les coûts de traitement des notes de frais. Et les salariés n'ont plus à avancer les frais personnellement puisqu’ils disposent d’un moyen de paiement adapté.

avance-frais-professionnels-avantages
Pour finir, que vous décidiez ou non de pratiquer l'avance sur frais, vous aurez tout intérêt à mettre en place un processus de gestion des notes de frais afin de pouvoir récupérer l'ensemble des justificatifs de paiement et contrôler ainsi les dépenses engagées. D'ailleurs, il est même possible d'abolir la note de frais et d'opter à la place pour des alternatives réellement efficaces comme les cartes prépayées.

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TOPICS : Comptabilité

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