Comment Spendesk a changé ma vie (de comptable)
Comptabilité 5 min

Comment Spendesk a changé ma vie (de comptable)

Maylis Amram

Étant la première employée chez Spendesk, j’ai eu la chance de rencontrer beaucoup de comptables, prospects et clients. Cela m'a permis d'en savoir davantage sur leurs problématiques quotidiennes de gestion des dépenses d'entreprise. Savoir qui a fait un paiement, quelle est la nature de ce paiement, où est le justificatif… Je peux maintenant l'affirmer: c'est un vrai casse-tête ! Et c'est pour cette raison que nous avons justement créé un outil de simplification de la gestion des paiements en entreprise. Grâce à Spendesk nous accompagnons l'ensemble du processus de dépense, de la validation des demandes d’achat à la réconciliation comptable.

Alors comment Spendesk facilite l'automatisation de la comptabilité ? Faisons le point.

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Récupérer toutes les factures : "Le cauchemar sans fin"

Dans un monde parfait, la réconciliation ne serait pas un enfer en fin de mois. Seulement, vos collaborateurs oublient bien souvent de vous transmettre leurs factures et vous devez leur courir après. Et ça c'est dans le cas où vous savez après qui courir…
 
Grâce à Spendesk :
  • Notifiez automatiquement chaque employé après chaque paiement pour l’inviter à ajouter son justificatif. Une notification mobile pour les paiements via carte physique et une notification par email pour les paiements en ligne.
  • Chaque semaine les collaborateurs reçoivent un résumé de leur activité et des justificatifs manquants.

 

Le plus : Vous pouvez envoyer des rappels groupés depuis la plateforme pour inciter les mauvais élèves à ajouter leurs factures manquantes et mieux contrôler leurs dépenses

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Retrouver la nature de chaque dépenses : "Pas toujours simple"

Comment connaître la nature d’une dépense à partir d’un relevé bancaire et sans justificatif ? La question ne se pose plus avec Spendesk :
  • Les factures sont ajoutées par les collaborateurs et sont téléchargeables en un clic.
  • Chaque paiement est automatiquement associé à une nature (Food, Travel, Software…) que vous pouvez éditer si besoin.

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Le plus : Vous pouvez associer un code comptable à une nature dans les paramètres de votre compte Spendesk pour obtenir un journal d’achats complet !

Prendre en compte le taux et type de TVA : "Un travail de fourmi"

Les informations relatives à la TVA peuvent être renseignées directement dans Spendesk par la personne ayant effectué le paiement ou par les équipes comptables, au choix. Grâce à notre solution les informations sont automatiquement identifiées :
  • Renseignement du taux de TVA qui s’applique au paiement (en %)
  • Type de TVA (récupérable ou non)
  • Allocation de la TVA au bon compte de TVA
 
Pour chaque paiement, le taux de TVA, le montant de TVA et le type de TVA sont appliqués et ces informations sont exportées en un clic au format Excel ou .csv.

Il est ensuite très simple de retravailler ce fichier brièvement pour l’importer dans votre logiciel comptable.
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Le plus : Pour ne pas éditer les paiements un par un, vous pouvez modifier tous les paiements en un clic grâce à une action de “bulk edit” + calcul automatique de la TVA grâce à une technologie de reconnaissance visuelle appliquée à vos factures.

“Spendesk nous fournit des fichiers comptables :) ”

La saisie des écritures comptables afin de constituer un journal d’achats peut être très fastidieuse. Bien souvent, les comptables saisissent chaque écriture manuellement à partir d’une facture. Spendesk constitue ce journal afin qu’il soit importé directement dans les logiciels préférés des comptables.

Quelles informations peut-on donc extraire de Spendesk ?
  • Un journal de banque au format .csv comprenant pour chaque paiement : la date, le nom du collaborateur, son équipe, la nature, le fournisseur, le montant TTC, le montant de la TVA, le nom de la facture et éventuellement d’autres informations selon les besoins.
  • Un journal d’achats au format .csv permettant d’imputer une dépense sur différents comptes comptables (compte de charge, compte de TVA, compte de frais bancaires…).
  • Un relevé des transactions au format .pdf pour un aperçu rapide des mouvements en débit et crédit dans le mois, et des soldes d’ouverture et de clôture du mois.

Le plus : Lorsque vous téléchargez ces fichiers, ils sont accompagnés d’un dossier contenant toutes les factures de vos collaborateurs. La nomenclature des factures peut être paramétrée selon vos besoins.

Suivre l’évolution des postes de dépenses à partir d’un relevé bancaire : "Mission impossible..."

Saisir les paiements en comptabilité n'est qu'une partie du travail, l’intérêt final est de suivre l’évolution des dépenses par poste de coût.
 
Pour assigner des centres de coût ou de profit à des paiements, il est possible d’ajouter un libellé à chaque paiement de type code analytique ou code projet. Ce sont les les équipes opérationnelles ou les équipes financières qui doivent le renseigner avant ou après le paiement. Par exemple :
  • Code projet : nom du client, nom du projet, etc.
  • Code analytique : dépenses administratives, marketing, logiciels, etc.
  • Dépense refacturable à un client.

 

Cela permet de mieux suivre les budgets dans l’année, d’analyser l’évolution des postes de dépenses, de gérer un compte de résultats opérationnel, notamment après une levée de fonds.

 

La clôture comptable est très consommatrice de temps. Selon une récente étude publiée par DAF Magazine, 43% des cadres financiers passent plus de la moitié de leur temps de clôture à collecter, saisir et valider les données.  Spendesk s’attaque à ce problème en fournissant l’ensemble des informations nécessaires en un clic et en s'intégrant aux meilleurs des logiciels comptables comme Xero.

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Maylis Amram

Maylis Amram is Product Marketing Manager at Spendesk.