14 astuces pour une clôture comptable sans stress
Comptabilité 6 min

14 astuces pour une clôture comptable sans stress

Juliette Hervé

La fin de l’année en entreprise ce n’est pas (forcément) le moment le plus agréable. Beaucoup de choses sont à prendre en compte, tout s’accélère, et il ne faut surtout pas se louper si on ne veut pas commencer l’année suivante déjà en retard.

La Direction et le service Financier (particulièrement) sont donc souvent sous pression à ce moment là de l’année...

Mais finalement le secret de la réussite, comme pour tout, c’est la préparation. Et c'est pareil pour la clôture comptable de fin d'année !

Vous cherchez des bonnes pratiques pour bien finir l’année, faire une clôture comptable tout en douceur (a minima sans grosses mauvaises surprises…) et commencer l’année suivante au top ?

Vous êtes au bon endroit !

Nous avons regroupé dans cet article les meilleures astuces de deux experts : Eva Tourki (Comptable de Spendesk) et Alexandre Leger (CEO d’Equify). Tous deux ont partagé leur expertise au cours d’un webinar que vous pouvez voir en replay ici.

Quelles questions se poser pour bien clôturer l’année et lancer l’année suivante ?

Bien clôturer l’année comptable en cours

Il y a plusieurs étapes à suivre et plusieurs questions à se poser pour bien clôturer l’année au sein de son entreprise.

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Il faut faire un point sur l’existant

Il reste un trimestre. Faites donc le point sur la gestion des dépenses, récupérez les reçus manquants, l’AFFIDAVIT, nettoyez le compte d’attente et n’oubliez pas les immobilisations.

Il faut établir un planning et une feuille de route

Avez-vous un planning de clôture ? Si ce n’est pas le cas, construisez un agenda et un schéma (qui/quoi/quand). Puis envoyez un email préventif aux différents services en leurs rappelant de transmettre leurs factures, leurs “provisions”, etc.

En amont, il faut s’assurer d’avoir une répartition claire entre les propriétaires de la data et la transmission au comptable.

Il faut s’assurer d’avoir toute la donnée

Y a-t-il une centralisation rapide et régulière des informations vers la comptabilité ? Y a-t-il un bon niveau d'intégration et d'automatisation ? Les informations sont-elles facilement accessibles ? Les données sont-elles justes ?

Il faut appliquer un principe d’importance relative

Intègre t-on bien à la comptabilité le principe de l'importance relative ? C’est-à-dire qu’il faut éviter la précision excessive, qui empêche d'avoir suffisamment de temps pour l'essentiel. Faut-il fixer un seuil à 5% du Chiffre d’Affaires ?

Bien lancer la nouvelle année

Une fois les éléments établis pour la clôture comptable de l’année, vous allez pouvoir préparer l’année suivante en suivant trois étapes.

Il faut faire un état des lieux post-clôture

Regardez, par rapport à votre agenda et schéma, les éléments qui ont coincés, les deadlines qui n’ont pas été respectées, etc.

La centralisation de la donnée a-t-elle été trop lente ? Il faut s’assurer de ne pas se retrouver de nouveau dans cette situation à la fin de la nouvelle année.

Il faut ajuster son budget pour l’année à venir

Grâce à des reporting vous allez pouvoir comparer ce que vous aviez prévu de dépenser cette année et ce que vous avez réellement dépensé. Vous pourrez ainsi mieux adapter votre budget pour l’année suivante.

Il faut faire un état des lieux des outils, process & partenaires

Faut-il changer certains outils, process, partenaires l'année prochaine ? Si oui, alors lancez le projet et faites le point sur l’attendu le plus rapidement possible. C’est-à-dire avant de se lancer dans le projet chronophage de clôture comptable.

Il faut aussi s’adapter à la situation actuelle de Covid avec la dématérialisation comptable ou encore la gestion des filiales via des dossiers Google Drive. Dans ce sens, il est aussi important d’avoir des partenaires avec le même état d’esprit qui ne risque pas de vous ralentir.

Enfin, à l’ère de la dématérialisation, certains processus juridiques peuvent également être digitalisés, notamment pour l’approbation des comptes annuels.

Comment adapter son management du juridique corporate à l’ère Covid ?

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Management corporate juridique et digital

Face au Covid, les entreprises sont obligées de s’adapter et d’adopter de nouvelles méthodes de travail. Dans tous les domaines, et donc également sur le plan légal.

La loi prévoyait depuis plusieurs années la possibilité de digitaliser les processus de gouvernance :

  • Assemblée en visioconférence
  • Consultations écrite électronique
  • Etc.

Mais peu de sociétés avaient réellement adapté leurs processus et leurs statuts. Le Covid a forcé le mouvement vers la digitalisation !

La digitalisation recouvre aujourd’hui (presque) tout le corporate juridique :

  • Gouvernance
  • Registres numériques
  • Signature électronique (même si les solutions sont encore imparfaites et quelques frictions persistes avec la greffe, les impôts, etc).

La digitalisation de l’approbation des comptes

Préparation des statuts

Pour les SA (Sociétés Anonymes), il est possible de prévoir des Assemblées Générale exclusivement en visioconférence, sous réserves de l’adaptation des statuts.

Mais le dispositif est néanmoins assez lourd avec un site dédié, la remise de codes personnels aux actionnaires, etc.

Pour les SAS (Sociétés à Actions Simplifiées), en plus de l’Assemblée Générale en visioconférence, il est possible de prévoir l’approbation via une simple consultation électronique.

Préparation des convocations et documents d’information

Pour ce qui est des convocations et documents d’information il faut que vous vous demandiez comment procéder aux convocations électronique et comment répondre au droit d’information des actionnaires.

Approbation digitalisée des comptes

Du côté de l’approbation digitalisée des comptes, il faut voir comment ensuite vous allez matérialiser les décisions et consultations, puis choisir la solution de signature électronique que vous allez utiliser.

La digitalisation des registres sociaux

Registres des mouvements de titres et d’actionnaires

Traditionnellement tenus dans des registres paraphés, il est juridiquement possible de tenir ces registres sur tout support papier ou numérique “durable”, notamment blockchain.

Registres des assemblées générales et décisions

La flexibilité offerte aux SAS a été consacrée et étendue par un décret de 2019 à toutes les sociétés, sous réserve de respecter les exigences de la signature électronique avancée et d’horodatage des documents.

A noter : Avant le décret, la lettre des textes réglementaires du Code de Commerce imposait d’établir sur un support papier les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils étaient conservés. Seuls les procès-verbaux des décisions des associés de SAS, ainsi que le registre répertoriant les décisions de l’associé unique de SASU, pouvaient revêtir une forme électronique.

Bonnes pratiques et retours d’expérience d’une comptable et d’un dirigeant d’entreprise

Eva Tourki, Comptable de Spendesk gère 4 bureaux dans 4 pays

En termes de clôture comptable Eva a pour habitude de :

  • Préparer un agenda et schéma de clôture.
  • Envoyer un email préventif à toute l’entreprise (qui sera majoritairement en congé en décembre) pour leur demander de transmettre tous les éléments le plus tôt possible.
  • Partager un Drive avec les filiales pour qu’elles puissent transmettre la data en temps et en heure.
  • Partager un Drive avec le Commissaire aux Comptes.
  • Faire une clôture trimestrielle pour suivre les différents postes et éviter les grosses surprises en fin d’année.

A noter : Chez Spendesk, chacun est responsable de ses dépenses et des dépenses de son équipe. Nous transférons la responsabilité de la finance vers les employés et les équipes. Nous avons également la chance de centraliser notre cycle achat sur notre outil Spendesk, facilitant ainsi la revue de notre Commissaires aux compte.

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Pour préparer l’année suivante elle a pour habitude de refaire un point en septembre/octobre sur l’attendu de le part des partenaires externes et internes pour l’année suivante.

Les besoins évoluant, ainsi que les ressources, les modes de travail, le transfert des information, la dématérialisation, etc.

Alexandre Leger, CEO et fondateur d’Equify gère la clôture de sa PME

En termes de clôture comptable, Alexandre a pour habitude de :

  • Avoir toujours un coup d’avance avec des “softcloses” trimestrielles.
  • Collecte et archivages des pièces comptables sur un Drive partagé avec les différents partenaires.
  • Kickoff meeting pour le hard close début janvier avec présentation d’un retroplanning et framework RACI.

Pour préparer l’année suivante, il a pour habitude de :

  • Petit homework de fin d’année : feuillets rapides, Revue Fiduciaire et formation du Syntec.
  • Réunion interne sur le résultat de l’année passée avec une sensibilisation sur nos process (en mode rétrospective).
  • Mise à jour des formations d’onboarding pour les nouveaux membres de l’équipe sur les processus de collecte.

 

Vous l’aurez compris, pour bien clôturer l’année, il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions et s’y mettre le plus tôt possible !

Il faut faire un état des lieux de ce que vous vous étiez fixé pour l’année en cours. Identifiez ce qui a bien fonctionné, ce qui a bloqué et voyez comment vous pouvez simplifier tout ça pour l’année à venir.

Tout en gardant à l’esprit qu’évidemment, la crise sanitaire que nous avons traversé à drastiquement changé notre manière de travailler.

La digitalisation est devenue indispensable et un véritable levier pour toutes les entreprises.

D’ailleurs si vous cherchez à changer vos processus et outils, nous avons la ressource qu’il vous faut !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.