Le top 8 des applications de note de frais

Faustine Rohr-Lacostepar Faustine Rohr-Lacoste|22 novembre, 2017

Fini les tickets de caisse, feuilles excel et autres pochettes pour vos notes de frais. Désormais, les salariés sont mobiles et ont besoin de solutions plus adaptées pour gérer leurs dépenses. Voici les meilleures applications mobiles qui feront de la gestion des notes de frais un jeu d'enfants. Ces applications permettent de prendre en photo les reçus, de suivre les dépenses déjà engagées et de pré-remplir sa note de frais.

La liste des applications de note de frais 

(De la plus basique à la plus complète) 


1 - Ticket Tak

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Nationalité : France

Caractéristiques principales : Ticket Tak est une application mobile simple et gratuite pour gérer ses dépenses, qu'elles soient personnelles ou professionnelles.

Ticket TAK dispose d'un OCR (Optical Character Recognition) mobile, développé par SituvE, une start-up spécialisée dans la reconnaissance de caractère. L'OCR de Ticket TAK permet d'extraire et de traiter automatiquement le contenu des tickets de caisse pris en photo. Plus besoin de collectionner ses reçus lorsque l'on part en déplacement, d'autant que l'application propose le stockage de tous les justificatifs et fonctionne même hors connexion.

Ticket TAK offre également des fonctionnalités très pratiques pour gérer son budget personnel et pour comptabiliser et ventiler ses dépenses. ll s'agit d'une application de note de frais disponible sur Mobile uniquement.

Tarif: Gratuit

2 - Onexpense

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Nationalité :
France

Caractéristiques principales: Là encore, Onexpense est une application de note de frais qui permet, par une simple photo d'un ticket de caisse ou d'une facture avec votre smartphone, de ventiler par TVA et type de dépense et ce, quel que soit le pays où la dépense a été effectuée.

Les frais sont ensuite réunis sous les formats de fichier les plus populaires, du plus brut (CSV) à la mise en forme en PDF en passant par la feuille de tableur (Excel), pour être directement envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

Tarif : Version de base gratuite - ensuite tarif sur devis

3 - N2F

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Nationalité : France

Caractéristiques principales : N2F est une application très bien conçue et pensée pour les déplacements à l'international, avec un mode hors connexion et la conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence. L'application propose 11 langues d'utilisation. Pour plus de sécurité, N2F synchronise automatiquement les photos des reçus sur l'espace web du client.

N2F dispose également d'un mode "ultra-pressé". Il suffit de consigner une dépense, sans remplir le formulaire. N2F se charge ensuite de vous relancer pour finaliser le processus. N2F intègre également un module Google Maps pour calculer la distance parcourue en cas de remboursement de frais kilométriques.

Tarifs :
• Business Freelance: à partir de 3€
• PME: 5€
• Advanced: sur devis

 4 - Jenji

applications-note-de-frais-jenji.pngNationalité: France

Caractéristiques principales : Jenji est une application très pratique, qui permet en outre au manager de valider en temps réel les dépenses engagées par le collaborateur.

Cette application est en lien direct avec le service comptable ce qui permet de générer les écritures et de les intégrer directement sans aucune ressaisie, de générer automatiquement les remboursements en lien avec les logiciels de paie et enfin de notifier automatiquement le salarié lorsqu'il reçoit son remboursement. A noter que le design moderne de cette application offre une expérience utilisateur remarquable.

Tarifs:
• Solo : gratuit
• Team : 5€ par collaborateur
• Entreprise : sur devis

5 - Cleemy

application-note-frais-cleemy.pngNationalité : France


Caractéristique principale :
Cleemy propose toutes les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais, avec dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique.

De plus, Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca, qui proposent des solutions de gestion du temps de travail (Timmi), de congés et d'absences (Figgo) ou de gestion des bulletins de paie (Pagga). Cleemy est intéressant à utiliser quand l'entreprise a recours à d'autres solutions proposées par Lucca.

Tarifs :
• Jusqu'à 9 collaborateurs : forfait de 50€
• De 10 à 19 collaborateurs : 5€ par collaborateur
• Entreprise : sur devis

6 - Expensify

application-note-frais-expensify.jpgNationalité : Etats-Unis

Caractéristique principale : Outre la gestion des justificatifs de dépense, Expensify associe des fonctionnalités intéressantes, comme les notifications de vol, les retards à l'embarquement, ou le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques (une fonction qui doit toutefois être activée pour respecter la vie privée des collaborateurs).

Tarifs :
Individuel : gratuit
Team : 5€ par collaborateur
Entreprise : 9€ par collaborateur

7 - Xpenditure

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Nationalité : Belgique

Caractéristique principale : Xpenditure est une application très complète et simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif.Tout comme Jenji, Xpenditure offre la possibilité aux managers de valider en temps réel une dépense d'un collaborateur.

Tarifs (au centime près) :
• Individuel : 4,47€
• Team : 5,83€ par collaborateur
• Entreprise : sur devis

8 - Spendesk 

application-note-de-frais-spendesk.png

Nationalité : France

Caractéristique principale : plus qu'un outil d'Expense management, Spendesk vous offre la possibilité de générer des moyens de paiement.

Avec le Card management, Spendesk vous fait entrer dans l'ère post notes de frais. Le collaborateur est doté d'une carte bleue physique ou virtuelle, à usage unique ou non, selon le type de dépense.

Il n'a dès lors plus d'avances de frais, puisque le manager peut modifier à tout moment le montant et le plafond de la carte. Le collaborateur doit simplement prendre en photo le justificatif, faire approuver la dépense et Spendesk s'occupe du reste : récupération des justificatifs et des données, puis traitement pour qu'ils puissent être ventilés dans les ERP utilisés en comptabilité.

Tarifs : à partir de 19€ par mois avec la carte de paiement connectée à l’application.

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Le choix d'un logiciel de gestion des notes de frais est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond réellement aux besoins de l'entreprise. Il est donc nécessaire de faire un audit détaillé de ces besoins. Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de notes de frais, une solution de traitement automatique des tickets de caisse peut suffire. Par contre, si votre activité génère beaucoup de déplacements professionnels et de nombreuses notes de frais, il est préférable d'opter pour des solutions plus intégrées, de type Spendesk, qui éliminent totalement les problématiques d'avances de frais et qui permettent à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.

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TOPICS : Note de frais

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