Le top 10 des applications de notes de frais
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Gestion des dépenses 14 min read

Le top 10 des applications de notes de frais

 

Fini les tickets de caisse, feuilles excel et autres pochettes pour vos notes de frais. Désormais, les salariés sont mobiles et ont besoin de solutions plus adaptées pour gérer leurs dépenses. Voici les 10 meilleures applications mobiles qui feront de la gestion des notes de frais un véritable jeu d'enfants. Les applications que vous allez découvrir permettent de prendre en photo les reçus, suivre les dépenses déjà engagées et pré-remplir sa note de frais.

Bien choisir sa solution de gestion des notes de frais

Traiter ses notes de frais manuellement, sous Excel, est loin d'être idéal. C'est une procédure fastidieuse et coûteuse, mais qui peut facilement être optimisée. Pour cela, il s'agit de choisir les bons outils !

Mais face à la multiplication des solutions, choisir n'est pas toujours évident. Pour vous aider, notre équipe vous propose de découvrir :

  • Le top 10 des applications mobiles de gestion des notes de frais à connaître

Les (meilleures) applications de note de frais

De la solution de notes de frais la plus basique à la plus complète, il y en a pour tous les goûts !

1 - SpendeskSpendesk App

Origine : France 
 
Caractéristique principale : Spendesk ne traite pas seulement les notes de frais. Nous proposons une plateforme de gestion des dépenses sur mesure qui accompagne les équipes financières pour trouver le juste milieu entre autonomie des collaborateurs et gestion de la trésorerie. Avec Spendesk, les collaborateurs achètent simplement ce dont ils ont besoin, et l’équipe financière garde toujours un œil sur les dépenses.

Avec sa solution de cartes de paiement intelligentes, Spendesk vous fait entrer dans l'ère post notes de frais :

  • Pour les dépenses en ligne (réservation de billets d'avion, d'hôtel etc.) votre collaborateur génère une carte virtuelle Mastercard à usage unique pour régler en toute sécurité, sans avancer de frais.
  • Pour les dépenses terrain (restaurant, taxi, carburant, etc.) le collaborateur paye avec sa carte Spendesk, plafonnée selon la politique de dépense de l'entreprise.
Après chaque paiement, il suffit simplement de prendre le justificatif d'achat en photo (pour les reçus papier) ou l'uploader directement sur la plateforme Spendesk (pour les reçus électronique). L'équipe financière peut alors suivre en temps réel les dépenses et identifier les factures à valider.
 
Tarif : La solution étant sur mesure pour couvrir l'intégralité de la gestion des dépenses, il est nécessaire de demander un devis.
 
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2 - Onexpense

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Origine : France
 
Caractéristiques principales : Onexpense est une application mobile de gestion de note de frais qui permet, par une simple photo d'un ticket de caisse ou d'une facture, de ventiler par TVA et type de dépense, quel que soit le pays où la dépense a été effectuée. Elle prend en charge les notes de frais kilométriques, et met à votre disposition des modèles de dépenses de parking, restaurant, hôtel, carburant, etc. destinés à vos salariés.
 
Les frais sont ensuite réunis sous les formats de fichier les plus populaires. Du plus brut (CSV) à la mise en forme en PDF, en passant par la feuille de tableur (Excel), ils sont directement envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

3 - iZyFrais

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Origine : France
 
Principales caractéristiques : iZyFrais est une plateforme 100% en ligne et très simple d’utilisation. Vous ne payez qu’à hauteur de votre utilisation des services grâce à l’achat de crédits. L’outil iZyScan développé par l’entreprise permet d’envoyer la photo de toutes vos notes de frais, qui sont ensuite décodées par l’application et intégrées dans votre espace personnel. Il est possible de garder la main en les modifiant à tout moment.
 
Le manager peut ensuite approuver les dépenses et les exporter directement vers le logiciel comptable. L’application iZyFrais facilite aussi l’édition de tableaux récapitulatifs facilitant vos reportings.

4 - N2F

n2fOrigine : France
 
Caractéristiques principales : N2F est une application conçue et pensée pour les déplacements à l'international, avec un mode hors connexion et la conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence. L'application propose 11 langues d'utilisation. Pour plus de sécurité, N2F synchronise automatiquement les photos des reçus sur l'espace web du client.
 
 
N2F dispose également d'un mode "ultra-pressé" pour consigner une dépense, sans remplir le formulaire. L'application se charge ensuite de vous relancer pour finaliser le processus. N2F intègre également un module Google Maps pour calculer la distance parcourue en cas de remboursement de frais kilométriques.

5 - Evoliz 

evolizOrigine : France
 
Caractéristiques principales : Evoliz est une application permettant de photographier directement vos notes de frais, mais aussi tout autre type de dépense telles que les factures fournisseurs par exemple. 
L'application vous permet aussi de relier votre bannette électronique à votre logiciel comptable en effectuant un traitement automatique des données.
 
L’application fonctionne également en mode “hors connexion”. Cette option simplifie le traitement des dépenses au quotidien, surtout lors de voyages professionnels. L’outil OCR (reconnaissance optique de caractères) facilite la lecture des données et leur intégration automatique dans vos systèmes d’informations. Une version destinée aux experts comptables existe également.

6 - Jenji

Jenji

Origine : France
 
Caractéristiques principales : Jenji est la solution adaptée aux entrepreneurs souhaitant gérer leurs notes de frais de manière totalement synchronisée et en temps réel. Dépenses, frais kilométriques, suivi des invitations, re-facturation des frais, gestion des cartes d’affaires, etc. sont autant de services offerts par Jenji.
 
Toutes vos factures sont numérisées, lues et traitées automatiquement grâce à l’orientation de données. Ne perdez plus de temps à les saisir manuellement et restez productif. Jenji se décline en plusieurs produits, pour les entreprises et les experts comptables. Ces derniers bénéficient d’une plateforme collaborative intégrant un logiciel OCR pour traiter les factures papiers et numériques.

7 - Cleemy

cleemy
Origine : France
 
Caractéristique principale : Cleemy propose les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais avec : dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique. 
 
Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca, qui proposent des solutions de gestion du temps de travail (Timmi), de congés et d'absences (Figgo) ou de gestion des bulletins de paie (Pagga). Cleemy est intéressant à utiliser quand l'entreprise a déjà recours à d'autres solutions proposées par Lucca.

8 - Expensify

expensifyOrigine : Etats-Unis
 
Caractéristiques principales : Outre la gestion des justificatifs de dépense, cette solution associe de multiples fonctionnalités comme les notifications de vol, les retards à l'embarquement, ou le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques (fonction qui doit toutefois être activée pour respecter la vie privée des collaborateurs).
Il propose aussi un agencement des services en fonction de votre secteur d’activité pour mettre en lumière ce qu’il y a de plus important à vos yeux.

9 - Rydoo

xpenditure-1Origine : Belgique 
 
Caractéristiques principales : Rydoo est une application simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif. L'application offre la possibilité aux managers de valider en temps réel une dépense d'un collaborateur, ou de planifier une véritable politique de gestion des dépenses en ajoutant les différentes filiales et succursales.
 
Les données et rapports peuvent être directement exportés sous plusieurs formats ainsi que vers les principaux logiciels comptables.

10 - Concur

Origine : Etats-Unisconcur
 
Caractéristiques principales : Concur est intégré à SAP, solution utilisée principalement par les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés. Cet outil propose une suite complète de gestion des  frais. Les employés peuvent photographier leurs différents justificatifs depuis l'application mobile. De leur côté, les responsables bénéficient d’une visibilité accrue pour examiner les notes de frais et les approuver. Ils peuvent ensuite enclencher le remboursement des notes de frais.

En conclusion

Le choix d'un logiciel de gestion des notes de frais est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est nécessaire de faire un audit détaillé de ces besoins.

Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de notes de frais, une solution de traitement automatique des reçus peut suffire. En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d'opter pour une solution adaptée. Comme Spendesk, il faut qu'elle intègre gestion des dépenses et des moyens de paiement, élimine les problématiques d'avance de frais et permette à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.

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Faustine Rohr-Lacoste

Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.