Le top 8 des applications de notes de frais

Faustine Rohr-Lacoste par Faustine Rohr-Lacoste | 22 novembre, 2017
Fini les tickets de caisse, feuilles excel et autres pochettes pour vos notes de frais. Désormais, les salariés sont mobiles et ont besoin de solutions plus adaptées pour gérer leurs dépenses. Voici les meilleures applications mobiles qui feront de la gestion des notes de frais un jeu d'enfants. Ces applications permettent de prendre en photo les reçus, de suivre les dépenses déjà engagées et de pré-remplir sa note de frais.

Bien choisir sa solution de gestion des notes de frais 

Traiter ses notes de frais manuellement sous Excel est loin d'être idéal. C'est une procédure fastidieuse et coûteuse qui peut être largement optimisée grâce aux bons outils. Mais face à la multiplication des solutions, choisir n'est pas toujours évident. Pour vous aider, Spendesk vous propose :

La checklist pour bien choisir votre solution de gestion des notes de frais

La liste des applications de note de frais

De la solution de notes de frais la plus basique à la plus complète !

1 - Ticket Tak

application-notes-de-frais.png

Nationalité : France

Caractéristiques principales : Ticket Tak est une application mobile simple et gratuite pour gérer ses dépenses, qu'elles soient personnelles ou professionnelles.

Ticket TAK dispose d'un OCR (Optical Character Recognition) mobile, développé par SituvE, une start-up spécialisée dans la reconnaissance de caractère. L'OCR de Ticket TAK permet d'extraire et de traiter automatiquement le contenu des tickets de caisse pris en photo. Plus besoin de collectionner ses reçus lorsque l'on part en déplacement, d'autant que l'application propose le stockage de tous les justificatifs et fonctionne même hors connexion.

Ticket TAK offre également des fonctionnalités très pratiques pour gérer son budget personnel et pour comptabiliser et ventiler ses dépenses. ll s'agit d'une application de note de frais disponible sur Mobile uniquement.

Tarif : Gratuit

2 - Onexpense

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Nationalité :
France

Caractéristiques principales: Là encore, Onexpense est une application de note de frais qui permet, par une simple photo d'un ticket de caisse ou d'une facture avec votre smartphone, de ventiler par TVA et type de dépense et ce, quel que soit le pays où la dépense a été effectuée.

Les frais sont ensuite réunis sous les formats de fichier les plus populaires, du plus brut (CSV) à la mise en forme en PDF en passant par la feuille de tableur (Excel), pour être directement envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

Tarif : Version de base gratuite - ensuite tarif sur devis

3 - N2F

Nationalité : France

Caractéristiques principales : N2F est une application conçue et pensée pour les déplacements à l'international, avec un mode hors connexion et la conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence. L'application propose 11 langues d'utilisation. Pour plus de sécurité, N2F synchronise automatiquement les photos des reçus sur l'espace web du client.

N2F dispose également d'un mode "ultra-pressé". Il suffit de consigner une dépense, sans remplir le formulaire. N2F se charge ensuite de vous relancer pour finaliser le processus. N2F intègre également un module Google Maps pour calculer la distance parcourue en cas de remboursement de frais kilométriques.

Tarifs :
• Business Freelance : à partir de 3€
• TPE : 5€
• Entreprise : sur devis

4 - Cleemy

application-note-frais-cleemy.pngNationalité : France


Caractéristique principale :
Cleemy propose toutes les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais, avec dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique.

De plus, Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca, qui proposent des solutions de gestion du temps de travail (Timmi), de congés et d'absences (Figgo) ou de gestion des bulletins de paie (Pagga). Cleemy est intéressant à utiliser quand l'entreprise a déjà recours à d'autres solutions proposées par Lucca.

Tarifs :
• Jusqu'à 9 collaborateurs : forfait de 50€
• De 10 à 19 collaborateurs : 5€ par collaborateur
• Entreprise : sur devis

5 - Expensify

application-note-frais-expensify.jpgNationalité : Etats-Unis

Caractéristique principale : Outre la gestion des justificatifs de dépense, Expensify associe des fonctionnalités intéressantes, comme les notifications de vol, les retards à l'embarquement, ou le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques (une fonction qui doit toutefois être activée pour respecter la vie privée des collaborateurs).

Tarifs :
Individuel : gratuit
Team : 5€ par collaborateur
Entreprise : 9€ par collaborateur

6 - Xpenditure

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Nationalité : Belgique

Caractéristique principale : Xpenditure est une application complète et simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif. Xpenditure offre la possibilité aux managers de valider en temps réel une dépense d'un collaborateur.

Tarifs :
• Individuel : 54€ par an
• Team : 70€ par an et par collaborateur
• Entreprise : sur devis

7 - Concur 

Nationalité : Etats-Unis

Caractéristique principale : Intégré à SAP, solution utilisée principalement par les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés.

Concur propose la suite complète de gestion des  frais : les employés peuvent photographier leurs justificatifs depuis l'application mobile pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie, les responsables bénéficient d’une visibilité accrue pour examiner et approuver aisément les notes de frais depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette et procéder au remboursement des frais.

Tarifs : sur devis uniquement (€€€€ !)

8 - Spendesk 

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Nationalité : France

Caractéristique principale : En plus de traiter les notes de frais, Spendesk offre la possibilité de générer des moyens de paiement pour ses collaborateurs ! 

Avec sa solution de cartes de paiement intelligentes, Spendesk vous fait entrer dans l'ère post notes de frais :

  • Pour ses dépenses en ligne (réservation de billets d'avion, d'hôtel etc.), le salarié accède sur validation à une carte virtuelle plafonnée pour régler en toute sécurité sans avancer les frais.
  • Pour ses dépenses terrain (restaurant, taxi, carburant, etc.), il paye avec sa carte Spendesk plafonnée selon la politique de dépense de l'entreprise.

Après chaque paiement, le collaborateur prend simplement le justificatif en photo (pour les reçus papier) ou le transfert à Spendesk par email et Spendesk s'occupe du reste : contrôle, traitement des justificatifs et des données, et pré-saisie comptable.

Tarifs : à partir de 19€ par mois pour un compte avec la carte de paiement connectée à l’application mobile gratuite.

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Le choix d'un logiciel de gestion des notes de frais est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est nécessaire de faire un audit détaillé de ces besoins. 

Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de notes de frais, une solution de traitement automatique des reçus peut suffire. En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d'opter pour des solutions telles que Spendesk, qui intègrent gestion des dépenses et des moyens de paiement, éliminent les problématiques d'avance de frais et permettent à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées. 

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TOPICS : Note de frais

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