5 (mauvaises) habitudes de l'équipe finance !
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5 (mauvaises) habitudes de l'équipe finance !

Juliette Hervé

Savez-vous combien de temps passe vos équipes à soumettre puis traiter une note de frais ? D’après des études, on estime le temps moyen à 27 minutes par note de frais. En effet, le salarié doit remplir le document, soumettre sa demande, le manager doit la valider puis l'équipe finance doit traiter la note de frais. 

Pourtant il suffit d’en finir avec quelques mauvaises habitudes pour simplifier la vie de tous vos collaborateurs. On vous promet qu’après cela vous allez gagner en efficacité, rapidité et vous allez même économiser de l’argent !

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1. Arrêter d’avoir UNE carte entreprise pour TOUTES les équipes

Si vous n’avez pas fait le choix d’un outil qui permet à tous vos collaborateurs d’avoir une carte entreprise dédiée, dans ce cas vous avez surement une (ou éventuellement deux) cartes qui circulent dans l’entreprise. Certes vous gardez le contrôle, mais avez-vous considéré les risques ?

  • Pertes, fraudes ou vols.
  • Difficultés à identifier qui a fait quel paiement.

L’équipe finance doit alors trouver des solutions pour faire face à ces situations (et voilà comment perdre peu plus de temps, déjà limité...) :

  • La carte a été perdue ? Il faut appeler la banque pour bloquer la carte entreprise, puis en commander une nouvelle.
  • La carte a été volée pendant un déplacement ? Alors même actions, mais en ajoutant à cela l’identification des potentielles fraudes avec l’assurance et la banque.

Puis, dans le cadre d’une dépense lambda qui apparaît sur le relevé de compte, il faut alors récupérer la note de frais liée ou retrouver l’émetteur de la dépense pour qu’il soumette sa note de frais avec son justificatif.

2. Arrêter d'avancer sans politique de dépenses

Vous avez entièrement confiance en vos collaborateurs en ce qui concerne la gestion de leurs dépenses ? Soit, mais même si dans les toutes petites structure cette option fonctionne (et encore...), impossible d’imaginer cela dans une entreprise de plus de 15 employés. Ne pas avoir une politique de dépenses claire et respectée par les collaborateurs vous met dans une position complexe.

Entre les employés qui vont dépenser à tour de bras sans se poser de questions, et ceux qui vont venir demander l’accord de l’équipe finance à chaque petit achat, ce n’est pas envisageable !

Alors pour établir la meilleure politique de dépenses n’hésitez pas à vous inspirer des barèmes de l’URSSAF et posez-vous les bonnes questions.

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3. Arrêter d’archiver des documents papiers

Cette fois, c'est même écrit noir sur blanc par l’URSSAF. Aujourd’hui vous n’avez plus besoin de garder tous les justificatifs papiers.

Alors que vous souhaitiez être plus écolo ou faire des économies, vous pouvez arrêter dès maintenant de stocker tous ces documents papiers. Vous allez gagner non seulement beaucoup d’espace, mais aussi beaucoup de temps. Le traitement des documents numériques étant bien plus simple (merci le cloud !).

La digitalisation des habitudes touche non seulement les particuliers, mais aussi les professionnels, et c’est pour le mieux. Des solutions de stockage en ligne (Drive, Icloud, Dropbox, etc) vous permettent de garder la main sur tous vos e-documents et de les retrouver en quelques clics.

4. Arrêter d'utiliser des processus manuels

On le voyait en introduction de cet article, les notes de frais gérées à la main prennent un temps considérable, tant pour les salariés que pour l’équipe finance. Entre l’acte d’achat et le remboursement du collaborateur, le processus “classique” (enfin surtout "archaïque" aujourd’hui) compte 10 étapes :

  1. Acte d’achat.
  2. Récupération du reçu ou de la facture.
  3. Création de la note de frais.
  4. Soumission de la note de frais.
  5. Récupération par l’équipe finance de la note de frais et du justificatif.
  6. Intégration au document Excel de suivi des notes de frais.
  7. Téléchargement de l’Excel dans le logiciel comptable.
  8. Génération d’un tableau de bord de suivi.
  9. Réconciliation comptable.
  10.   Remboursement du collaborateur (entre quelques jours à quelques semaines).

 

Pourtant aujourd’hui des solutions existent pour limiter les étapes et vous faire gagner un temps précieux !

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5. Arrêter de laisser vos employés avancer de l’argent

Dans les points précédents, j’ai beaucoup évoqué la note de frais. Mais pourquoi ne pas permettre à vos collaborateurs de ne plus avancer d’argent du tout pour l’entreprise ?

Des solutions existent et vous permettent d’attribuer un budget par équipe, puis par collaborateur. Pensez à vos commerciaux par exemple, qui sont régulièrement en déplacement et doivent avancer des centaines (voir milliers) d’euros par mois pour:

  • Les frais de transport.
  • Les frais d’hébergement.
  • Les frais de bouche.
  • Les frais annexes.
Même s’il existe le système des avances de frais, celles-ci ne permettent pas autant de flexibilité pour vos collaborateurs et de contrôle pour votre équipe finance. De plus, elles ne permettent pas de gagner du temps, car il faut également fournir la preuve de chaque dépense. 

 

Vous l’aurez compris, ces (mauvaises) habitudes devraient appartenir au passé. Grâce à la digitalisation, des solutions d’automatisation existent et ont pour objectif de simplifier votre quotidien. Par exemple pour la gestion des notes de frais et dépenses opérationnelles.

Je vous propose donc de découvrir Spendesk, la plateforme sur mesure qui simplifie la gestion de vos dépenses d’entreprise. Plus d’autonomie pour vos collaborateurs et plus de visibilité pour vous : le duo gagnant !

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Juliette Hervé

Juliette is Content Marketing Manager at Spendesk since Octobre 2018. By joining the tribe, she wants to make the finance world easier to understand for people who, just like her, aren't coming from that sector.