5 choses que l'équipe finance doit arrêter de faire !

Juliette Hervé par Juliette Hervé | 15 février, 2019

Est-ce que vous savez combien de temps passe un collaborateur à créer et soumettre une note de frais ? D’après des études, on estime le temps moyen à 27 minutes par note de frais. Imaginez alors combien de temps passe ensuite votre équipe financière à traiter ces notes de frais, en plus de toutes les autres tâches qui lui incombe.

Pourtant il suffit d’en finir avec quelques mauvaises habitudes pour simplifier la vie de toutes vos équipes. On vous promet qu’après cela votre équipe finance va gagner en efficacité, rapidité et vous allez même économiser de l’argent !

1. Arrêtez d’avoir UNE carte entreprise pour TOUS les employés

Si vous n’avez pas fait le choix d’un outil qui permet à tous vos collaborateurs d’avoir une carte entreprise dédiée, dans ce cas vous avez surement une (ou éventuellement deux) cartes qui circulent dans l’entreprise. Les risques d’une telle pratique peuvent être :

  • Pertes, fraudes ou vols
  • Difficultés à identifier qui a fait quel paiement

L’équipe finance doit alors gérer la situation en prenant sur son temps, déjà restreint, pour trouver des solutions :

  • La carte a été perdue ? Il faut appeler la banque pour bloquer la carte entreprise, puis en commander une nouvelle.
  • Si elle a été volée pendant qu’un commercial était en déplacement ? Alors même actions, mais en ajoutant à cela l’identification des potentielles fraudes avec l’assurance et/ou la banque.

Puis, dans le cadre d’une dépense lambda qui apparaît sur le relevé de compte, il faut alors récupérer la note de frais liée ou retrouver l’émetteur de la dépense pour qu’il soumette sa note de frais avec son justificatif.

2. Arrêtez de ne pas avoir de politique de dépenses claire

Vous avez entièrement confiance en vos collaborateurs en ce qui concerne la gestion de leurs dépenses ? Soit, mais même si dans les toutes petites structure cette option fonctionne, impossible d’imaginer cela dans une entreprise de plus de 15 employés. Ne pas avoir une politique de dépenses claire et respectée par les collaborateurs vous met dans une position compliquée. Entre les employés qui vont dépenser à tour de bras sans se poser de question, et ceux qui vont venir demander l’accord de l’équipe finance à chaque petit achat, ce n’est pas envisageable.

Alors pour établir la meilleure politique de dépenses n’hésitez pas à vous inspirer des barèmes de l’URSSAF et posez-vous les bonnes questions.

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3. Arrêtez d’archiver des documents papiers

C’est même écrit noir sur blanc par l’URSSAF, aujourd’hui vous n’avez plus besoin d’archiver tous les documents papiers. Que vous soyez dans l’optique écologique ou économique, il faut arrêter dès maintenant de stocker tous ces documents papiers. Vous allez gagner non seulement beaucoup d’espace, mais aussi beaucoup de temps, le traitement des documents numériques étant en temps réel. La digitalisation touche notre quotidien de particulier, et bien évidemment aussi notre quotidien professionnel, et c’est pour le mieux. Des solutions de stockage en ligne (Drive, Icloud, Dropbox, etc) vous permettent de garder la main sur tous vos e-documents et de les retrouver en quelques clics. 

 

4. Arrêtez de suivre des processus manuels

On le voyait en introduction de cet article, les notes de frais traitées à la main prennent un temps considérable tant pour les salariés que pour l’équipe finance. Entre l’acte d’achat et le remboursement du collaborateur, le processus “classique” (enfin surtout archaïque aujourd’hui) est le suivant :

  1. Acte d’achat
  2. Récupération du reçu ou de la facture
  3. Création de la note de frais
  4. Soumission de la note de frais
  5. Récupération par l’équipe finance de la note de frais et du justificatif
  6. Intégration au document Excel de suivi des notes de frais
  7. Téléchargement de l’Excel dans le logiciel comptable
  8. Génération d’un tableau de bord de suivi
  9. Réconciliation comptable
  10. Remboursement du collaborateur

Pourtant aujourd’hui des solutions existent pour limiter les étapes et vous faire gagner un temps précieux.

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5. Arrêtez de laisser vos employés avancer de l’argent

Dans les points précédents j’ai beaucoup évoqué la note de frais, mais pourquoi ne pas permettre à vos collaborateurs de ne plus avancer d’argent pour l’entreprise ? Des solutions existent et vous permettent d’attribuer un budget par équipe, puis par collaborateur. Pensez à vos commerciaux par exemple qui sont régulièrement en déplacement et doivent avancer des milliers d’euros par mois pour:

  • Les frais de transport
  • Les frais d’hébergement
  • Les frais de bouche
  • Les frais annexes

Même s’il existe les avances de frais, celles-ci ne permettent pas autant de flexibilité pour vos équipes et de contrôle pour votre équipe finance. De plus, elles ne font pas plus gagner de temps car il faut également fournir la preuve de chaque dépense. 

Vous l’avez compris, ces habitudes ne peuvent plus persister aujourd’hui. Grâce à la digitalisation des services, des solutions d’automatisation existent pour simplifier votre quotidien. Je vous propose de découvrir l’une d’entres-elles : Spendesk, la plateforme sur mesure qui simplifie la gestion de vos dépenses d’entreprise. Plus d’autonomie pour vos collaborateurs et plus de visibilité pour vous, le duo gagnant !

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TOPICS : Gestion des dépenses Notes de frais Carte de paiement

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