Comment nos 6 équipes utilisent le même outil pour faciliter leurs achats au quotidien

Saraï Rozen par Saraï Rozen | 2 janvier, 2018

La gestion des dépenses et des moyens de paiement est un casse-tête quelles que soient vos missions ou votre rôle dans l’entreprise. Erreurs, pertes de temps, tâches répétitives : mettre de l’ordre dans la gestion des achats et notes de frais devrait surement faire partie de vos résolutions 2018... Notamment en startup, où l’efficacité opérationnelle est essentielle !

Chez Spendesk, l’un des process qui nous permet d’avancer vite (et bien) c’est justement notre solution de gestion des dépenses. Nos équipes l’utilisent au quotidien (quoi de mieux pour un feedback express et toujours objectif 😉). Découvrez comment nous sommes devenus addicts à notre propre solution !

🗂 #Admin - Gagner du temps 

Pour Rodolphe, notre CEO, gérer son temps est le challenge numéro 1. Cela suppose d’automatiser le maximum de tâches (la récupération des factures en fin de mois par exemple). “Spendesk me permet de fournir plus de valeur à l’ensemble des équipes financières en leur apportant l’intelligence et l’automatisation qui sont nécessaires pour leur faire gagner du temps.” nous dit-il.

Chaque employé fait ses achats après validation grâce à des cartes Spendesk, les factures sont récupérées automatiquement sur la plateforme, puis le robot Marvin 🤖 extrait les taux de TVA. Notre comptable qui dispose (gratuitement) d’un accès en consultation à notre compte Spendesk télécharge toutes les données au format de son choix sans passer par l’étape “saisie des factures”... Le résultat ? Une économie globale sur l’équipe de 2h par personne et par mois !

🤖 #Tech - Gérer ses abonnements facilement

Tester et “shipper” constamment de nouvelles features nécessite l’utilisation de nombreux logiciels SaaS : AWS, Heroku, Segment, GitHub, Mailjet… ! Leur gestion devient rapidement une tâche longue et fastidieuse. “Spendesk nous permet de garder une vision d’ensemble sur les différents outils utilisés et sur l’évolution du pricing en fonction de notre utilisation. De même, plus de risque d’interruption de service car la carte de paiement liée à nos serveurs aurait expiré !” explique Guilhem, co-fondateur et CTO.

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✈️ #Sales - Se déplacer facilement sans (mauvaise) surprise 

Qu’ils soient en mission en France ou à l’étranger, l’organisation des déplacements professionnels ne relève plus d’un parcours du combattant 💪 . En quelques clics, chaque membre de l’équipe sales peut facilement réserver son billet d’avion ou son hôtel en utilisant Spendesk. Sur place, c’est l’usage de la carte physique prépayée qui est privilégié, elle peut également être utilisée pour retirer de l’argent au distributeur. Une fois l’achat effectué, chaque employé prend son reçu en photo et le télécharge directement via l’application mobile Spendesk (fini les reçus papier à conserver !). Aussi simple que ça 😎

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💳 #Marketing - Gérer ses budgets et s’y tenir

Sans Spendesk, Yasmine, notre CMO, passerait ses journées à courir après la carte bleue de l’entreprise. “J’utilise une carte virtuelle pour notre compte Adwords UK, une autre pour Adwords FR et encore une pour Linkedin Ads. Chaque carte est plafonnée au budget mensuel que j’ai alloué à chaque canal et à chaque marché, c’est hyper simple !”

“J’utilise également une carte physique pour réaliser des achats de dernière minute et parer à toute éventualité lors de salons ou sur des tournages”. Grâce aux codes analytiques Spendesk, elle peut facilement réconcilier ses dépenses et optimiser le suivi de ses budgets.

🙌 #Customer Success - Choyer ses utilisateurs sans prise de tête

Que ce soit pour répondre aux questions de nos utilisateurs (via Intercom), mesurer leur satisfaction (via Wootric) ou encore leur envoyer des cadeaux, les raisons d’utiliser Spendesk sont nombreuses dans l’équipe success. Comme Maylis,  Customer Success Manager, le fait remarquer “chez Spendesk, nous ne limitons pas la relation client à des échanges mails et téléphoniques, nous les rencontrons, apprenons leur métier et entretenons une bonne relation sur la durée. Cela implique d’avoir les bons outils et de pouvoir faire fréquemment des petites dépenses pour lesquels une note de frais serait une perte de temps”.

Et oui, au cas où vous ne l’auriez pas remarqué, chez Spendesk nous aimons nos clients ! Par exemple nous livrons une bouteille de champagne aux utilisateurs qui nous recommandent à un ami ou un contact afin qu’ils s’inscrivent sur Spendesk et utilisent eux aussi la solution 🍾

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🤗 #Happiness at Work - Profiter ! 

“Team building”, “happiness at work” autant de buzzwords qui dénotent l’importance de prendre soin de son équipe. Cependant ce n’est pas toujours simple lorsqu’on est une petite structure sans office manager ou “Chief happiness officer” pour organiser un escape game ou payer la prochaine tournée pour célébrer un anniversaire par exemple. Chez Spendesk, on a un budget défini de 50€ par mois et par personne pour ce type d’activités. Ainsi chaque membre peut acheter avec sa carte Spendesk des snacks, des viennoiseries pour le petit dej’ quotidien, des bières pour nos apéros du jeudi soir ou encore réserver la prochaine sortie de l’équipe.

Nous ne pouvons plus concevoir la vie sans Spendesk ! Au fur et à mesure de notre croissance, nos besoins grandissent et notre produit évolue. Notre mission: gagner en productivité et rester agile en toutes circonstances. Grâce à Spendesk, c’est chose faite ! Ça donne envie ? Testez Spendesk ! 

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