Virtuelle Kreditkarten: So bezahlen Unternehmen sicher online

Virtuelle Kreditkarten: So bezahlen Unternehmen sicher online

Benjamin Romberg

In vielen Unternehmen zahlen Mitarbeiter schon heute fast ausschließlich online – für Flüge und Hotelzimmer, beim Abschließen von Software-Abos oder der Schaltung von Werbeanzeigen. Ohne die richtigen Zahlungsmittel kostet das nicht nur Zeit und Nerven, sondern kann auch zum Sicherheitsproblem werden.

Die Lösung: virtuelle Kreditkarten. Das Team muss so nicht zigfach auf verschiedenen Websites die gleichen Daten der geteilten Firmenkreditkarte(n) angeben, die jeweils zum gleichen Bankkonto führen. Am sichersten sind hier virtuelle Einmal-Kreditkarten, die jeweils nur für eine Online-Zahlung genutzt werden können. Aber dazu später mehr.

In diesem Artikel wollen wir Ihnen erklären, wie virtuelle Kreditkarten genau funktionieren und worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten. 

Bezahlen Ihre Mitarbeiter nicht nur online, sondern auch unterwegs? Dann lesen Sie unseren Beitrag zu Alternativen zur Firmenkreditkarte.

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Was ist eine virtuelle Kreditkarte?

Eine virtuelle Kreditkarte ist prepaid, Sie können sich diese also im Prinzip wie einen Gutschein vorstellen, der vorab mit einer bestimmten Summe aufgeladen wird. Die Karten existieren nur online, enthalten aber die gleichen Informationen wie eine physische Kreditkarte: Kartennummer, Ablaufdatum und CVV Code.

Mitarbeiter können die virtuellen Karten also genau so nutzen wie traditionelle Karten – nur mit mehr Sicherheit und Kontrolle. Genau aus diesem Grund sind virtuelle Kreditkarten vor wenigen Jahren auf den Markt gekommen: um das Risiko von Kreditkartenbetrug zu minimieren.

Am meisten Sicherheit bieten virtuelle Einmal-Kreditkarten; es gibt aber auch solche zur mehrmaligen Verwendung, etwa um ein monatliches Abo zu bezahlen.

Wie funktioniert eine virtuelle Kreditkarte?

Vereinfacht gesagt: An der Stelle, an der Mitarbeiter normalerweise auf die Suche nach der Firmenkreditkarte gehen, um den Online-Einkauf abzuschließen, muss man lediglich die Informationen der virtuellen Kreditkarte kopieren und einfügen. 

Die virtuellen Karten erleichtern so viele Vorgänge:

  • Den Abschluss und die Verlängerung von Abos, etwa von SaaS Software oder für die Schaltung von Werbung in sozialen Netzwerken
  • Ausgaben im Rahmen von Dienstreisen wie Hotelübernachtungen oder Flugtickets
  • Unregelmäßige Ausgaben für Büromaterial oder Gebühren für Events

Im Grunde lassen sich aber sämtliche Zahlungen online mit virtuellen Karten abwickeln.

Wie wähle ich eine virtuelle Kreditkarte aus?

Es gibt zahlreiche Anbieter für virtuelle Kreditkarten, von traditionellen Banken bis zu modernen FinTech-Unternehmen wie Spendesk. Bei der Auswahl sollten Sie aber mehr auf die verfügbaren Funktionen achten als auf den Anbieter.

So neigen vermutlich viele dazu, einfach die eigene Bank zu fragen – dabei sollten Sie aber sichergehen, dass Sie sich wirklich für das beste Produkt entscheiden und nicht nur aus Gewohnheit handeln.

Die folgenden Punkte sind besonders wichtig:

Einfach- oder Mehrfachnutzung

Der Unterschied ist relativ klar: Einmal-Karten sind vor allem geeignet, um einmalige Einkäufe mit größtmöglicher Sicherheit zu tätigen, etwa um etwas auf Amazon zu bestellen. Für die Verwaltung von Abos sind sie eher weniger geeignet, da Sie so jeden Monat eine neue Karte benötigen.

Virtuelle Kreditkarten zur mehrmaligen Nutzung sind hier besser, da Sie diese solange nutzen können, wie das entsprechende Abo läuft. Dabei sind sie aber immer noch deutlich sicherer als die Nutzung geteilter Firmenkreditkarten, das Betrugsrisiko ist also geringer.

Anzahl benötigter virtueller Karten

Manche Anbieter stellen nur eine virtuelle Kreditkarte zur Verfügung. Das ist nicht ganz der Sinn der Sache, denn so müssen Sie nach wie vor die gleichen Daten zigfach teilen, was auf Kosten der Sicherheit geht.

Sie sollten in der Lage sein, eine virtuelle Karte für jede Zahlung zu erstellen, um den möglichen Schaden durch Kreditkartenbetrug zu minimieren. Wenn einmal Daten verloren gehen, dann ist also auch nur eine Zahlung betroffen und alle anderen Karten sind weiterhin sicher.

Das Gleiche gilt, falls eine Karte mal das Limit überschreiten sollte. So wird nur eine Zahlung ausgesetzt und nicht alle.

Integration in Software zur Ausgabenverwaltung

Die Zuordnung von Ausgaben zu Mitarbeitern, Teams und Projekten ist aufwendig und kostet viel Zeit. Mit vielen virtuellen Kreditkarten, die parallel laufen, wird das nicht einfacher.

Ein geeignetes Tool zur Verwaltung der Unternehmensausgaben kann Sie daher nicht nur mit virtuellen Karten versorgen, sondern hilft auch bei der Nachverfolgung der Zahlungen, die damit getätigt werden. So liegt die Verantwortung nicht mehr alleine beim Team, alle Ausgaben zu erfassen und die Buchhaltung hat einen vollständigen Überblick.

Freigaben für bestimmte Zahlungen

Mitarbeiter sollten autonom und flexibel handeln können bis zu einem gewissen Punkt. Es ist daher gut, wenn das Team Zugang zu virtuellen Kreditkarten hat – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen und mit klaren Limits.

Am einfachsten ist es, die Freigabe vorab zu erfragen: Mitarbeiter richten also die Zahlung ein, erstellen eine Karte und das Finanzteam erhält eine Aufforderung, den Vorgang freizugeben. Gute Tools ermöglichen dies über eine zentrale Übersichtsseite und ermöglichen individuelle Freigabeprozesse, durch die Teamleiter und Vorgesetzte Zahlungen genehmigen können.

Das kann dann zum Beispiel so aussehen: Der Head of Sales Ihres Unternehmens kann bis zu 150 Euro ohne vorherige Freigabe ausgeben, wohingegen die anderen Mitglieder des Sales-Teams nur 80 Euro zur Verfügung haben. In beiden Fällen müsste jemand (zum Beispiel Finanzteam oder Vorstand) die Zahlung freigeben, wenn die genannten Limits überschritten werden.

Wo virtuelle Kreditkarten erhältlich sind

Aktuell gibt es vor allem zwei Möglichkeiten, an virtuelle Kreditkarten zu kommen: Banken und SaaS Start-ups wie Spendesk. Wo liegt der Unterschied?

1. Angebote traditioneller Banken

Bei klassischen Angeboten stehen dem Unternehmenschef und der Finanzabteilung ein Tool zur Verfügung, mit dem sie virtuelle Karten erstellen können. Die Informationen (Kartennummer, Ablaufdatum, CVV Code) können Sie dann an Mitarbeiter weitergeben, die eine Online-Zahlung vornehmen wollen.

2. SaaS Tools zur Verwaltung von Unternehmensausgaben

Tools wie Spendesk decken den gesamten Ausgabenprozess ab: von der Kaufanfrage, über die Zahlung, bis zur Kontenzuordnung.

In diesem Fall können Mitarbeiter die Freigabe für eine Zahlung über die zentrale Plattform beantragen; sobald ein Vorgesetzter oder die Finanzabteilung diese erteilt, wird die virtuelle Kreditkarte erstellt. Der jeweilige Mitarbeiter erhält unmittelbar eine Benachrichtigung und kann die Karte für die vorgesehene Zahlung nutzen.

So kann das Team selbständig handeln, während Management und Buchhaltung die Kontrolle behalten.

Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten in der Übersicht

Virtuelle Kreditkarten sind eine unkomplizierte, sichere und agile Zahlungsmethode für moderne Unternehmen. Gerade für Teams, die viele Online-Zahlungen vornehmen und in modernen Strukturen arbeiten (Home Office, Freelancer, Teams an verschiedenen Standorten), liegen die Vorteile auf der Hand:

  • Das Risiko für Kreditkartenbetrug sinkt deutlich, da die Firmenkreditkarte nicht mehr gehackt werden kann.
  • Die Verwaltung von Ausgaben wird optimiert durch klare Limits und Freigabeprozesse.
  • Einmal-Kreditkarten sorgen für ultimative Sicherheit.
  • Virtuelle Karten zur Mehrfachnutzung sind praktisch zur Verwaltung von Abos.
  • In Verbindung mit dem richtigen Tool können Mitarbeiter autonomer und flexibler arbeiten mit festen Ausgabenlimits und schnellen Freigaben – und die Finanzabteilung erhält gleichzeitig eine bessere Übersicht.

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Benjamin Romberg

Benjamin Romberg hat zunächst Erfahrung als Journalist im Wirtschaftsressort der Süddeutschen Zeitung gesammelt, bevor er in den Bereich Marketing und PR wechselte. Bei Spendesk kümmert er sich um die redaktionellen Inhalte für den deutschen Blog sowie um die Öffentlichkeitsarbeit.